Conditions générales d'utilisation des solutions EMAsphere
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EMAsphere S.A.
Rue du Bosquet, 9 1348 Louvain La Neuve, Belgique BCE 0538.597.349
Article 1- Champ d’application
Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après, « CGU ») sont applicables à toute commande passée par le Client auprès d’EMAsphere et à toute utilisation de la Solution. Le choix des Applications et les prix associés sont mentionnés sur le Bon de Commande. Sauf dérogation expresse, signée et mentionnée sur le Bon de Commande, les CGU excluent toutes autres conditions générales et/ou particulières du Client. Par la signature du Bon de commande, le représentant du Client confirme qu’il dispose des autorisations et pouvoirs nécessaires pour valablement engager la personne morale qu’il représente.
Article 2- Définitions
Les termes débutant par une majuscule sont définis comme ci-après :
- « Bon de commande » : désigne le bon de commande signé par le Client.
- « CGU » : désigne les présentes conditions générales d’utilisation de la Solution.
- « Client » : désigne la personne physique ou morale qui a conclu un Contrat.
- « Contrat » : désigne l’ensemble contractuel formé par le Bon de Commande et les CGU.
- « Données » : désignent toutes les données (notamment à caractère financier, comptable ou autre) gérées dans la Solution. « Droits de propriété intellectuelle » : désignent les brevets, plans, modèles, dessins, droits d’auteur, droits de logiciel, droits sur les données, marques commerciales, marques de service, savoir-faire, noms de domaine, dénominations commerciales (enregistrées ou non, y compris toute demande d’enregistrement liée auxdits droits) et de manière générale tout droit de nature similaire y compris toute extension et renouvellement desdits droits, partout dans le monde.
- « EMAsphere » : désigne la S.A. EMAsphere, ou tout successeur en droit.
- « Plateforme » : désigne la plateforme « cloud » accessible via https://ema.emasphere.com/ ou toute autre url indiquée à cet effet par EMAsphere.
- « Services » : désignent les services de consultance pouvant être fournis par EMAsphere. « Services Applicatifs » : désignent les fonctionnalités offertes en mode SaaS par EMAsphere aux Utilisateurs via la Plateforme.
- « Solution » : désigne l’ensemble formé par l’accès à la Plateforme et l’utilisation des Services Applicatifs.
- « Utilisateur » : désigne toute personne placée sous l’autorité du Client (préposé, salarié, représentant, mandataires, etc…) qui est autorisée à accéder à la Solution.
Article 3- Objet
Les CGU ont pour objet de définir les termes et conditions applicables à la Solution. Moyennant paiement du prix, le Prestataire consent au Client, qui accepte :
- Un droit d’accès à la Plateforme dans les conditions définies ci-après ;
- Un droit d’utilisation finale des Services Applicatifs, de support et d’évolution ;
- Un ensemble de Services ci-après définis, notamment d’hébergement des données ;
Article 4 – Facturation et paiements
4.1. Les tarifs applicables à l’utilisation de la Plateforme et aux Services Applicatifs sont mentionnés sur le Bon de commande. Tout montant s’entend net et hors taxes (HT).
4.2. Sauf disposition contraire, les factures sont payables dans un délai maximum de trente (30) jours à dater de leur date d’envoi.
4.3. Sauf disposition contraire, l’exécution par EMAsphere d’un Bon de Commande est conditionnée à son paiement anticipatif.
4.4. EMAsphere se réserve le droit, chaque année, à la date anniversaire de l'entrée en vigueur du bon de commande et ce indépendamment de la durée du contrat, d'indexer ses tarifs en indiquant l'indice des prix à la consommation utilisé tel que publié par le SPF economie.
4.5. En cas de non-paiement, de paiement partiel ou de paiement tardif, nonobstant tout autre action à sa disposition, EMAsphere a le droit de suspendre l’accès à la Solution et/ou toute prestation de Services jusqu’au paiement parfait et entier du prix, sans que les conséquences de cette suspension ne puissent engager d’une quelconque manière sa responsabilité.
4.6. Tout montant impayé à l’échéance entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable et jusqu’à parfait et entier paiement, l’application d’intérêts de retard au taux conventionnel de dix pour cent (10%) l’an. En outre, EMAsphere sera fondée à réclamer une indemnité forfaitaire équivalente à quinze pour cent (15 %) des montants impayés.
4.7. En cas de modification de son adresse de facturation, le Client veillera à en informer immédiatement EMAsphere ; cette dernière ne pourra être tenue responsable de tout dommage qui résulterait d’une information tardive par le Client.
Article 5 - Accès à la Plateforme
5.1. Le Client utilisera seul ce droit d’accès. Il pourra se connecter à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance, à savoir : 24 heures sur 24 ; 7 jours sur 7 ; y compris les dimanche et jours fériés.
5.2. Après achèvement des formalités d’ouverture de compte et paiement du prix tel qu’indiqué au Bon de commande, le Client se verra attribuer un compte client (ci après, « Compte Client ») lui permettant d’administrer et de de créer des comptes d’utilisateurs (ci-après « Comptes Utilisateurs ») pour permettre aux différents Utilisateurs d’accéder à la Solution. Un Compte utilisateur comprend un identifiant unique (login) et un mot de passe ou une autre forme d’identification unique fixée par EMAsphere.
5.3. Le Client et l’Utilisateur sont responsables de la sauvegarde de la confidentialité des identifiants et mots de passe. De manière générale, le Client assume seul la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès à la Solution. Le Client est seul responsable de l’utilisation abusive qui serait faite des identifiants et/ou mots de passe. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par le Prestataire n’ait accès à la Solution. Tout accès à Solution au travers d’un Compte Utilisateur sera présumé imputable à l’Utilisateur concerné et au Compte Client duquel il émane. Le Client est responsable vis-à-vis d’EMAsphere de tout comportement, action ou omission des Utilisateurs qui font partie de son Compte Client et garantit EMAsphere contre tout dommage qui pourrait en découler. En cas d’abus, perte, vol ou tout autre problème relatif à un identifiant ou à un mot de passe, le Client s’engage à en informer sans délai EMAsphere et le confirmera par courrier recommandé.
EMAsphere se réserve le droit, avec ou sans notification préalable, sans engager sa responsabilité, de limiter, de suspendre ou de mettre fin à un compte Client ou à un Compte Utilisateur en cas d’infraction ou de non-respect, par le Client et/ou un Utilisateur, d’une ou plusieurs dispositions du Contrat, de la loi ou de toutes autres réglementations applicables, ou des droits de tiers. En cas de suspension ou de suppression d’un Compte Client, le Client (et les Utilisateurs de ce Client) n’auront plus d’accès à la Solution. En cas de suspension ou de suppression d’un Compte d’un Compte Utilisateur déterminé, l’Utilisateur concerné n’aura plus accès à la Solution.
5.4. Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, EMAsphere ne pourra être tenue responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements de la Solution. EMAsphere n’est pas en mesure de garantir la continuité des Services applicatifs, exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît. L’accès à la Plateforme peut être occasionnellement suspendu en raison d’interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de la Solution. En cas d’interruption des Services applicatifs pour maintenance, le Prestataire s’engage à informer le Client au mieux, afin que ce dernier prenne ses dispositions pour éviter toute perturbation de son activité. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.
Article 6 - Utilisation des Services Applicatifs
6.1. Le Client s’engage à utiliser les Services Applicatifs pour ses besoins propres et conformément à leur destination, à l’exclusion de toute autre finalité. Le Client s’interdit notamment à ce titre :
- D’essayer de détourner, d’accéder ou de modifier les procédures de sécurité, vérification et confidentialité d’accès à la Solution ou aux Données ;
- De passer outre les limitations d’utilisation d’un compte Client ou Utilisateur ;
- D’essayer de tester les vulnérabilités de la Plateforme ;
- De modifier ou d’essayer de modifier les Services Applicatifs ;
- D’introduire des virus, malware, attaques « denial of service », ou toute autre action qui pourrait avoir pour conséquence de dégrader, de ralentir, d’endommager ou de faire courir un risque quelconque à la Solution ;
- D’utiliser toute technologie (p.e. data mining, spiders, crawlers, screenscraping ou toute autre technologie ou fonctionnalité semblable) pour copier ou utiliser la Solution ou les Données dans un autre but que celui autorisé par EMAsphere ;
- D’essayer d’avoir accès ou de modifier les Données d’autres Clients ou Utilisateurs.
6.2. La Solution est mise à disposition par EMAsphere sur une base « as is ». Le Client et l’Utilisateur reconnaissent que l’utilisation de la Solution se fait aux risques du Client et de l’Utilisateur, et qu’EMAsphere ne peut pas garantir que la Solution soient accessibles ou utilisables à tout moment, ou qu’il n’y aura pas de problèmes d’accès, d’utilisation ou de performance. Les obligations d’EMAsphere ne sont que des obligations de moyen.
Article 7 - Support et évolution de la Solution
7.1. Support
Le premier niveau de support permettant d’identifier une anomalie de la Solution est réalisé par le partenaire d’EMAsphere en charge de l’implémentation et du paramétrage de la Solution chez le Client. EMAsphere ne sera tenue d’effectuer le premier niveau de support que dans l’hypothèse où elle aurait elle-même effectué l’implémentation et le paramétrage pour le Client.
7.2. Evolution
EMAsphere se réserve la possibilité, à son entière discrétion, de modifier la Solution mise à la disposition du Client conformément au Contrat, sous réserve que ces modifications ne dégradent pas substantiellement les performances du système et/ou les conditions techniques par rapport à celles existantes avant la modification.
Article 8- Propriété
8.1. Propriété de la Solution
EMAsphere reste seule propriétaire de la Solution et de tous les Droits de propriété intellectuelle y afférents. Le Client ne bénéficie d’aucune autre prérogative que l’utilisation de la Solution dans le respect des conditions du Contrat. Le Client s’engage à n’apporter aucune modification aux Services Applicatifs mis à sa disposition. Tout manquement à cette obligation mettrait fin immédiatement au contrat. Toute reproduction même partielle de la Plateforme et des Fonctions est soumise à l’autorisation préalable et écrite d’EMAsphere. EMAsphere conserve également la propriété de tous les développements standards ou spécifiques relatifs à la Solution et peut librement réutiliser les idées, concepts, méthodes, know-how ou techniques se rapportant à la programmation ou aux traitements de données découverts ou mis au point à l’occasion de l’exécution de quelque prestation que ce soit, quand bien même la prestation a été commandée et payée par le Client. Dans l’éventualité où le Client contribue avec EMAsphere à la réalisation d’une œuvre susceptible de protection au titre des Droits de propriété intellectuelle, le Client accepte de céder, à titre gratuit, pour la durée de chaque Droit de Propriété Intellectuelle concerné et pour le monde entier, ses Droits de propriété intellectuelle sur l’œuvre au fur et à mesure de sa réalisation. Le Client conserve un droit personnel, non exclusif, non cessible d’utilisation sur sa partie de l’œuvre.
8.2. Propriété des Données
Le Client reste seul propriétaire des Données introduites dans la Solution tant avant que durant l’exécution du Contrat.
Le Client supportera l’entière responsabilité de l’intégrité des Données issues de son système informatique et/ou comptable et liées à l’installation et/ou l’utilisation des Services Applicatifs. En aucun cas la responsabilité d’EMAsphere ne pourra être engagée du fait de l’altération, la destruction ou la perte des Données du système liées à l’utilisation au sens large des Services Applicatifs.
Le Client autorise expressément EMAsphere à faire usage des Données introduites dans la Solution -à l’exclusion des données à caractère personnel pour les agréger à des données comparables d’autres clients et ce en vue de permettre à EMAsphere d’offrir des services de benchmarking à ses clients.
EMAsphere s’engage en tout cas à garantir la confidentialité des Données du Client. Le Client autorise également EMAsphere à utiliser les Données notamment en les copiant, les transformant, en créant des Meta-données et, de façon générale, à entreprendre toute action sur les Données qui, dans l’opinion d’EMAsphere, serait utile ou dans l’intérêt du Client ou de l’Utilisateur dans le cadre de leur utilisation de la Solution.
Article 9 – Durée du Contrat et résiliation
La date d’entrée en vigueur (date anniversaire) ainsi que la durée initiale du Contrat sont mentionnées sur le Bon de commande. A défaut de résiliation du Contrat, notifiée par courrier recommandé trois (3) mois au moins avant l’échéance du Contrat, le Contrat sera à chaque fois automatiquement prolongé pour une même durée.
Le non-respect des conditions de résiliation du Contrat entraîne la nullité de la résiliation.
Article 10 – Réversibilité
En cas d’arrêt d’un Compte Client, le Client aura le droit de demander à EMAsphere la mise à disposition de ses Données, dans un format technique couramment utilisé au moment de la demande (p.ex. : csv.), et contre compensation raisonnable.
Article 11 – Responsabilité d’EMAsphere
La responsabilité d’EMAsphere est limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect. Sont notamment considérés comme dommages indirects, la perte de clientèle, tout préjudice financier ou commercial et la perte, le vol, l’inexactitude ou la corruption de données.
En aucun cas, EMAsphere ne pourra être tenue responsable pour tout dommage consécutif à un problème trouvant son origine dans les systèmes du Client.
Toutes réclamations liées aux CGU, à la Solution se prescrivent dans un délai de trois mois de leur découverte.
Sauf les cas où la responsabilité résultera (i) d'un dol ou d'une faute grave, (ii) de décès ou dommages corporels causés à une personne physique, (iii) la responsabilité totale d’EMAsphere est limitée à 6 mois de redevance mensuelle, tous recours confondus.
Article 12 – Cession et sous-traitance
Le Contrat ne peut faire l’objet d’une cession, totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, du fait du Client. EMAsphere se réserve la possibilité de céder le bénéfice de tout ou partie du Contrat. Le Client reconnaît et accepte qu’EMAsphere puisse faire appel à des sous-traitants, dont elle reste responsable, pour l’exécution du Contrat.
Article 13 - Force majeure
Les parties ne peuvent être tenues pour responsable de l’inexécution de leurs obligations si cette inexécution est due à un cas de force majeure au sens où l’entend la jurisprudence belge. La partie invoquant la force majeure est tenue de la signaler sans délai à l’autre partie par lettre recommandée en indiquant les raisons et les circonstances précises qui empêchent l’exécution du contrat. Au-delà d’un délai de suspension pour cause de force majeure de trois (3) mois, la résiliation du contrat pourra être demandée à l’initiative de la partie la plus diligente.
Article 14 - Données à caractère personnel
14.1 Définitions
Au sein de la présente Clause, les termes suivants auront la signification qui leur est donnée ci-après:
- "Responsable de traitement", "Sous-traitant", "Personne concernée", "Données Personnelles" et "Traitement" (et "traiter") doivent être entendus au sens qui leur est donné par le Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles; et
- "Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles" signifie: le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (le Règlement Général sur la Protection des Données) ainsi que toute législation applicable au sein du pays concerné par le traitement des données personnelles et par la protection de la vie privée.
14.2. Relation entre les parties
(CLIENT) est le Responsable du traitement et désigne EMAsphere comme Sous-traitant pour traiter les données à caractère personnel qui font l'objet du présent accord (les «Données Personnelles»). Chaque partie doit se conformer aux obligations qui lui sont applicables en vertu du Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles.
14.3. Finalité du traitement
EMAsphere s'engage à traiter les Données personnelles auxquelles il aura accès dans le cadre de la prestation de service que sur instruction documentée de (CLIENT), y compris en ce qui concerne le transfert des Données personnelles, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne ou du droit de l'État membre auquel il est soumis. En aucun cas, EMAsphere ne traitera les Données Personnelles pour ses propres finalités ou celles de tiers.
EMAsphere informera (CLIENT) sans délai si, selon lui, une instruction constitue une violation du Droit applicable en matière de Protection des données personnelles ou toute autre disposition du droit de l'Union ou du droit des États membres relative à la protection des données, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
14.4. Transfert des données en dehors de l'UE
EMAsphere ne transfèrera pas les Données Personnelles (ni ne permettra que les Données Personnelles soient transférées) en dehors de l'Espace Économique Européen ("EEE") à moins: (i) d'avoir préalablement informé le (CLIENT); et (ii) d'avoir pris les mesures nécessaires pour s'assurer que le transfert est conforme au Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles.
14.5. Confidentialité du traitement
EMAsphere veillera à ce que toute personne qu'elle autorise à traiter les Données Personnelles (y compris le personnel, les agents et les sous-traitants d' EMAsphere) (une «Personne Autorisée») soit soumise à une obligation de confidentialité. EMASPHERE veillera à ce que toutes les Personnes Autorisées traitent les Données Personnelles uniquement comme nécessaire pour les Finalités Autorisées.
14.6. Sécurité: EMAsphere mettra en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles (i) de toute destruction accidentelle ou illicite et (ii) perte, altération, divulgation non autorisée ou accès aux données (un «Incident de Sécurité»).
14.7. Sous-traitance ultérieure
(CLIENT) autorise EMAsphere à sous-traiter le Traitement des Données Personnelles en partie ou en intégralité. EMAsphere s'engage à informer (CLIENT) de tout changement concernant l'ajout ou le remplacement d'un Sous-traitant ultérieur (sub-processor) moyennant un préavis de 30 jours et donne ainsi la possibilité à (CLIENT) d'émettre des objections à l'encontre de ces changements. Si (CLIENT) refuse de consentir à EMAsphere la désignation d'un Sous-traitant ultérieur (sub-processor) pour des motifs sérieux liés à la protection des Données Personnelles, alors CLIENT) pourra immédiatement mettre fin au Contrat, sans intervention judiciaire.
Les mêmes obligations en matière de protection des données que celles qui s'imposent à EMAsphere sous cet Avenant seront imposables à tout Sous-traitant ultérieur (sub-processor) par contrat et EMAsphere demeure pleinement responsable envers (CLIENT) de l'exécution par un Sous-traitant ultérieur (sub-processor) de ses obligations y compris lorsque le Sous-traitant ultérieur (sub-processor) ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données Personnelles.
14.8. Devoir d'assistance
EMAsphere fournira une assistance raisonnable au (CLIENT) (notamment par des mesures techniques et organisationnelles appropriées) afin de lui permettre de s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les Personnes concernées peuvent le saisir en vue d'exercer leurs droits en application du Droit applicable en matière de protection des données personnelles (en ce compris, le droit d'accès, de rectification, d'opposition ou de restriction, d'effacement et de portabilité des données).
Par ailleurs, EMAsphere fournira une assistance raisonnable, dans la mesure du possible et dans des délais raisonnables, pour permettre à (CLIENT) de répondre à une demande provenant d'une autorité nationale de contrôle chargée de la protection des Données Personnelles.
Enfin, lorsque (CLIENT) estime qu'un type de traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les Personnes concernées, il en informera EMAsphere qui fournira une assistance raisonnable afin de permettre à (CLIENT) d'effectuer une analyse de l'impact des opérations de traitement envisagées sur la protection des données à caractère personnel.
Cette assistance sera facturée aux taux applicables au moment de la fourniture de l'assistance.
14.9 Stockage, et conservation, suppression et retour des Données Personnelles
EMAsphere s'interdit de conserver les Données Personnelles (y compris toute copie de celles-ci) au-delà de la durée nécessaire pour réaliser la finalité du Traitement. Au terme du Contrat de prestation de services ou en cas de résiliation de celui-ci, EMAsphere doit (au choix de (CLIENT)) soit détruire, soit restituer à (CLIENT) toutes les Données Personnelles (y compris toutes les copies des Données Personnelles) en sa possession ou sous son contrôle, à moins que le droit de l'UE ou le droit de l'État membre auquel EMAsphere est soumis n'exige la conservation de certaines ou toutes les Données Personnelles auquel cas EMAsphere devra isoler et appliquer des mesure de sécurité pour empêcher tout traitement ultérieur des Données Personnelles, sauf dans la mesure requise par cette réglementation. Sans préjudice à ce qui précède, (CLIENT) reconnaît que la copie des Données Personnelles figurant sur les back-ups ne pourra pas être supprimée au moment de la suppression ou retour des Données Personnelles, mais que cette copie sera supprimée lorsque le back-up est supprimé dans son entièreté, conformément à la politique de continuité de services d' EMAsphere. Pour des raisons techniques, la copie des Données Personnelles figurant sur les back-ups ne pourra jamais être restituée mais sera toujours supprimée en conformité avec ce qui précède.
14.10 Incidents de sécurité
Lorsqu'elle prend connaissance d'un Incident de Sécurité, EMAsphere informe (CLIENT) sans retard injustifié et fournit toutes les informations et la coopération raisonnable que (CLIENT) peut exiger pour que (CLIENT) remplisse ses obligations de déclaration relativement à une violation des Données Personnelles en vertu (et en conformité avec les délais requis par) du Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles. EMAsphere prendra en outre toutes les mesures et actions raisonnablement nécessaires pour remédier ou atténuer les effets de l'Incident de Sécurité et informera (CLIENT) de tous les développements relatifs à l'Incident de Sécurité.
14.11. Audit
EMAsphere permettra à (CLIENT) (ou à ses auditeurs externes désignés) de vérifier la conformité de EMAsphere à la présente Clause et mettra à la disposition de (CLIENT) tous les renseignements raisonnablement nécessaires pour que (CLIENT) (ou ses auditeurs externes) puisse effectuer un tel audit. EMAsphere reconnaît que (CLIENT) (ou ses auditeurs externes) peuvent pénétrer dans ses locaux aux fins de cet audit, à condition que (CLIENT) lui donne un préavis raisonnable de son intention de procéder à cet audit aux heures normales de travail et prenne toutes les mesures raisonnables pour éviter toute perturbation inutile des opérations de EMAsphere. (CLIENT) n'exercera pas ses droits d'audit plus d'une fois tous les douze (12) mois, sauf (i) si et quand cela est requis par l'instruction d'une autorité compétente en matière de protection des données; ou (ii) si (CLIENT) estime qu'un audit supplémentaire est nécessaire en raison d'un Incident de Sécurité subi par EMAsphere. L'assistance fournie par EMAsphere dans le cadre d'un tel audit ou demande de renseignements sera facturée aux taux applicables au moment de la fourniture de l'assistance.
Article 15- Confidentialité
EMAsphere s’engage à mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques pour assurer la confidentialité des Informations Confidentielles transmises par le Client et les Utilisateurs, de même que les éventuels secrets d’affaires et/ou secrets professionnels du Client.
Le Client s’engage à respecter la confidentialité, les secrets de fabrication et d’affaires des informations confidentielles (ci-après, les « Informations Confidentielles ») reçues d’EMAsphere.
Chaque Partie s’engage à préserver la confidentialité des Informations Confidentielles et à ne les divulguer qu’à ses salariés, sous-traitants ou fournisseurs ayant besoin de les connaître pour la réalisation du Contrat. Sont considérées comme Informations Confidentielles : toutes informations, Données, documents de toute nature transmis par une Partie à l’autre Partie ou portés à sa connaissance par écrit, oral ou par tout autre moyen et incluant, sans limitation, toutes informations techniques, commerciales, comptables, stratégiques ou financières, études, spécifications, logiciels, savoir-faire, produits. Les Parties ne seront pas tenues de respecter cette obligation dès lors que l’Information Confidentielle :
- serait tombée dans le domaine public ou viendrait à l’être postérieurement et sans faute de la Partie réceptrice,
- serait déjà connue de la Partie réceptrice au moment de sa communication par l’une des Parties et ce sans violation d’un engagement de confidentialité préexistant,
- serait transmise à l’une des Parties par l’autre Partie avec dispense expresse d’obligation de confidentialité,
- serait développée indépendamment par la Partie réceptrice,
- serait fournie par un tiers de manière licite à l’une des Parties sans obligation de confidentialité,
- que la loi ou la réglementation applicable ou une décision de justice obligerait à divulguer.
Les clauses du présent article continueront de lier les Parties, pendant une durée de cinq (5) ans à compter de l’expiration ou de la résiliation du présent Contrat, et ce quelle qu’en soit la cause. Chaque Partie se porte fort du respect de cette obligation par ses salariés, contractants, sociétés affiliées ou liées et sous-traitants le cas échéant.
Article 16 – Services
Les Services suivants sont notamment susceptibles d’être fournis par EMAsphere au Client : services d’implémentation, de paramétrage, d’interfaçage, de développement, mission de consultance, etc.
Toute commande de Services par le Client fera l’objet d’un Bon de commande signé par le Client qui décrira notamment les Services à réaliser, les modalités de prix associées, le planning, les conditions de recette, la propriété intellectuelle des livrables.
Article 17 – Autres dispositions
17.1. Intégralité de l’accord Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre EMAsphere et le Client, à l’exclusion de toutes conditions générales du Client.
17.2. Nullité
Dans le cas où une clause des CGU serait déclarée nulle ou non exécutoire par un tribunal compétent, ladite clause sera réinterprétée, dans la mesure du possible, conformément à l’intention originale et les autres clauses demeureront en vigueur.
17.3. Hiérarchie des documents contractuels
En cas de contradiction entre les dispositions du Bon de commande et celles des CGU, les dispositions du Bon de commande prévaudront.
17.4. Accès aux données
Le client s'engage à donner à EMAsphere l'accès nécessaire aux données qui doivent être traitées, même si celles-ci sont externalisées. Si nécessaire, il obtiendra ces accès auprès de ses fournisseurs (expert comptable, fiduciaire, hébergeur...) Dans la mesure où l'accès à ces données serait payant, le client prendra en charge ces frais, y compris tout coût additionnel lié au traitement de ces frais par EMAsphere. Dans le cas où EMAsphere assisterait le client afin de pouvoir accéder à ses informations, le temps passé sera facturé (au prix de 125 euros par heure prestée).
17.5. Logo du client
En signant le Bon de commande, le client permet à EMAsphere d´utiliser le logo du Client sur les supports de communication (site web, réseaux sociaux, slide deck).
Article 18 – Attribution de compétence et droit applicable
Le présent contrat est soumis au droit belge, à l’exclusion de tout autre droit. En cas de litige relatif à l’interprétation, la conclusion, l’exécution, la résiliation du présent contrat ou en relation avec celui-ci, les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon seront seuls compétents.
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CGU EMAsphere, version 1.6.
06 Janvier 2022.
EMAsphere S.A.
Rue du Bosquet, 9 1348 Louvain La Neuve, Belgique BCE 0538.597.349
Article 1- Champ d’application
Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après, « CGU ») sont applicables à toute commande passée par le Client auprès d’EMAsphere et à toute utilisation de la Solution. Le choix des Applications et les prix associés sont mentionnés sur le Bon de Commande. Sauf dérogation expresse, signée et mentionnée sur le Bon de Commande, les CGU excluent toutes autres conditions générales et/ou particulières du Client. Par la signature du Bon de commande, le représentant du Client confirme qu’il dispose des autorisations et pouvoirs nécessaires pour valablement engager la personne morale qu’il représente.
Article 2- Définitions
Les termes débutant par une majuscule sont définis comme ci-après :
- « Bon de commande » : désigne le bon de commande signé par le Client.
- « CGU » : désigne les présentes conditions générales d’utilisation de la Solution.
- « Client » : désigne la personne physique ou morale qui a conclu un Contrat.
- « Contrat » : désigne l’ensemble contractuel formé par le Bon de Commande et les CGU.
- « Données » : désignent toutes les données (notamment à caractère financier, comptable ou autre) gérées dans la Solution.
- « Droits de propriété intellectuelle » : désignent les brevets, plans, modèles, dessins, droits d’auteur, droits de logiciel, droits sur les données, marques commerciales, marques de service, savoir-faire, noms de domaine, dénominations commerciales (enregistrées ou non, y compris toute demande d’enregistrement liée auxdits droits) et de manière générale tout droit de nature similaire y compris toute extension et renouvellement desdits droits, partout dans le monde.
- « EMAsphere » : désigne la S.A. EMAsphere, ou tout successeur en droit.
- « Plateforme » : désigne la plateforme « cloud » accessible via https://ema.emasphere.com/ ou toute autre url indiquée à cet effet par EMAsphere.
- « Services » : désignent les services de consultance pouvant être fournis par EMAsphere. « Services Applicatifs » : désignent les fonctionnalités offertes en mode SaaS par EMAsphere aux Utilisateurs via la Plateforme.
- « Solution » : désigne l’ensemble formé par l’accès à la Plateforme et l’utilisation des Services Applicatifs.
- « Utilisateur » : désigne toute personne placée sous l’autorité du Client (préposé, salarié, représentant, mandataires, etc…) qui est autorisée à accéder à la Solution.
Article 3 - Objet
Les CGU ont pour objet de définir les termes et conditions applicables à la Solution. Moyennant paiement du prix, le Prestataire consent au Client, qui accepte :
- Un droit d’accès à la Plateforme dans les conditions définies ci-après ;
- Un droit d’utilisation finale des Services Applicatifs, de support et d’évolution ;
- Un ensemble de Services ci-après définis, notamment d’hébergement des données.
Article 4 – Facturation et paiements
4.1. Les tarifs applicables à l’utilisation de la Plateforme et aux Services Applicatifs sont mentionnés sur le Bon de commande. Tout montant s’entend net et hors taxes (HT).
4.2. Sauf disposition contraire, les factures sont payables dans un délai maximum de trente (30) jours à dater de leur date d’envoi.
4.3. Sauf disposition contraire, l’exécution par EMAsphere d’un Bon de Commande est conditionnée à son paiement anticipatif.
4.4. EMAsphere se réserve le droit, chaque année, à la date anniversaire de l'entrée en vigueur du bon de commande et ce indépendamment de la durée du contrat, d'indexer ses tarifs en indiquant l'indice des prix à la consommation utilisé tel que publié par le SPF economie.
4.5. En cas de non-paiement, de paiement partiel ou de paiement tardif, nonobstant tout autre action à sa disposition, EMAsphere a le droit de suspendre l’accès à la Solution et/ou toute prestation de Services jusqu’au paiement parfait et entier du prix, sans que les conséquences de cette suspension ne puissent engager d’une quelconque manière sa responsabilité.
4.6. Tout montant impayé à l’échéance entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable et jusqu’à parfait et entier paiement, l’application de pénalités de retard qui seront calculées sur la base de trois (3) fois le taux d´intérêt légal selon la loi LME du 4-08-2008. Aucun escompte ne sera appliqué sur règlement anticipé. En outre, EMAsphere sera fondée à réclamer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros à l'occasion de tout retard de paiement (Art L441-3 et L441-6 du code de commerce).
4.7. Les services prestés en France sont soumis au régime fiscal français. A ce titre, les factures relatives à ces prestations de services seront émises par la succursale française EMAsphere France, et seront donc soumises à TVA française (TVA : FR21 883 034 944).
4.8. En cas de modification de son adresse de facturation, le Client veillera à en informer immédiatement EMAsphere ; cette dernière ne pourra être tenue responsable de tout dommage qui résulterait d’une information tardive par le Client.
Article 5 - Accès à la Plateforme
5.1. Le Client utilisera seul ce droit d’accès. Il pourra se connecter à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance à savoir : 24 heures sur 24 ; 7 jours sur 7 ; y compris les dimanche et jours fériés.
5.2. Après achèvement des formalités d’ouverture de compte et paiement du prix tel qu’indiqué au Bon de commande, le Client se verra attribuer un compte client (ci après, « Compte Client ») lui permettant d’administrer et de de créer des comptes d’utilisateurs (ci-après « Comptes Utilisateurs ») pour permettre aux différents Utilisateurs d’accéder à la Solution. Un Compte utilisateur comprend un identifiant unique (login) et un mot de passe ou une autre forme d’identification unique fixée par EMAsphere.
5.3. Le Client et l’Utilisateur sont responsables de la sauvegarde de la confidentialité des identifiants et mots de passe. De manière générale, le Client assume seul la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès à la Solution. Le Client est seul responsable de l’utilisation abusive qui serait faite des identifiants et/ou mots de passe. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par le Prestataire n’ait accès à la Solution. Tout accès à Solution au travers d’un Compte Utilisateur sera présumé imputable à l’Utilisateur concerné et au Compte Client duquel il émane. Le Client est responsable vis-à-vis d’EMAsphere de tout comportement, action ou omission des Utilisateurs qui font partie de son Compte Client et garantit EMAsphere contre tout dommage qui pourrait en découler. En cas d’abus, perte, vol ou tout autre problème relatif à un identifiant ou à un mot de passe, le Client s’engage à en informer sans délai EMAsphere et le confirmera par courrier recommandé. EMAsphere se réserve le droit, avec ou sans notification préalable, sans engager sa responsabilité, de limiter, de suspendre ou de mettre fin à un
Compte Client ou à un Compte Utilisateur en cas d’infraction ou de non-respect, par le Client et/ou un Utilisateur, d’une ou plusieurs dispositions du Contrat, de la loi ou de toutes autres réglementations applicables, ou des droits de tiers. En cas de suspension ou de suppression d’un Compte Client, le Client (et les Utilisateurs de ce Client) n’auront plus d’accès à la Solution. En cas de suspension ou de suppression d’un Compte d’un Compte Utilisateur déterminé, l’Utilisateur concerné n’aura plus accès à la Solution.
5.4. Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, EMAsphere ne pourra être tenue responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements de la Solution. EMAsphere n’est pas en mesure de garantir la continuité des Services applicatifs, exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît. L’accès à la Plateforme peut être occasionnellement suspendu en raison d’interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de la Solution. En cas d’interruption des Services applicatifs pour maintenance, le Prestataire s’engage à informer le Client au mieux, afin que ce dernier prenne ses dispositions pour éviter toute perturbation de son activité. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.
Article 6 - Utilisation des Services Applicatifs
6.1. Le Client s’engage à utiliser les Services Applicatifs pour ses besoins propres et conformément à leur destination, à l’exclusion de toute autre finalité. Le Client s’interdit notamment à ce titre :
- D’essayer de détourner, d’accéder ou de modifier les procédures de sécurité, vérification et confidentialité d’accès à la Solution ou aux Données ;
- De passer outre les limitations d’utilisation d’un compte Client ou Utilisateur ;
- D’essayer de tester les vulnérabilités de la Plateforme ;
- De modifier ou d’essayer de modifier les Services Applicatifs ;
- D’introduire des virus, malware, attaques « denial of service », ou toute autre action qui pourrait avoir pour conséquence de dégrader, de ralentir, d’endommager ou de faire courir un risque quelconque à la Solution ;
- D’utiliser toute technologie (p.e. data mining, spiders, crawlers, screenscraping ou toute autre technologie ou fonctionnalité semblable) pour copier ou utiliser la Solution ou les Données dans un autre but que celui autorisé par EMAsphere ;
- D’essayer d’avoir accès ou de modifier les Données d’autres Clients ou Utilisateurs.
6.2. La Solution est mise à disposition par EMAsphere sur une base « as is ». Le Client et l’Utilisateur reconnaissent que l’utilisation de la Solution se fait aux risques du Client et de l’Utilisateur, et qu’EMAsphere ne peut pas garantir que la Solution soient accessibles ou utilisables à tout moment, ou qu’il n’y aura pas de problèmes d’accès, d’utilisation ou de performance. Les obligations d’EMAsphere ne sont que des obligations de moyen.
Article 7 - Support et évolution de la Solution
7.1. Support
Le premier niveau de support permettant d’identifier une anomalie de la Solution est réalisé par le partenaire d’EMAsphere en charge de l’implémentation et du paramétrage de la Solution chez le Client. EMAsphere ne sera tenue d’effectuer le premier niveau de support que dans l’hypothèse où elle aurait elle-même effectué l’implémentation et le paramétrage pour le Client.
7.2. Evolution
EMAsphere se réserve la possibilité, à son entière discrétion, de modifier la Solution mise à la disposition du Client conformément au Contrat, sous réserve que ces modifications ne dégradent pas substantiellement les performances du système et/ou les conditions techniques par rapport à celles existantes avant la modification.
Article 8 - Propriété
8.1. Propriété de la Solution
EMAsphere reste seule propriétaire de la Solution et de tous les Droits de propriété intellectuelle y afférents. Le Client ne bénéficie d’aucune autre prérogative que l’utilisation de la Solution dans le respect des conditions du Contrat. Le Client s’engage à n’apporter aucune modification aux Services Applicatifs mis à sa disposition. Tout manquement à cette obligation mettrait fin immédiatement au contrat. Toute reproduction même partielle de la Plateforme et des Fonctions est soumise à l’autorisation préalable et écrite d’EMAsphere. EMAsphere conserve également la propriété de tous les développements standards ou spécifiques relatifs à la Solution et peut librement réutiliser les idées, concepts, méthodes, know-how ou techniques se rapportant à la programmation ou aux traitements de données découverts ou mis au point à l’occasion de l’exécution de quelque prestation que ce soit, quand bien même la prestation a été commandée et payée par le Client. Dans l’éventualité où le Client contribue avec EMAsphere à la réalisation d’une œuvre susceptible de protection au titre des Droits de propriété intellectuelle, le Client accepte de céder, à titre gratuit, pour la durée de chaque Droit de Propriété Intellectuelle concerné et pour le monde entier, ses Droits de propriété intellectuelle sur l’œuvre au fur et à mesure de sa réalisation. Le Client conserve un droit personnel, non exclusif, non cessible d’utilisation sur sa partie de l’œuvre.
8.2. Propriété des Données
Le Client reste seul propriétaire des Données introduites dans la Solution tant avant que durant l’exécution du Contrat.
Le Client supportera l’entière responsabilité de l’intégrité des Données issues de son système informatique et/ou comptable et liées à l’installation et/ou l’utilisation des Services Applicatifs. En aucun cas la responsabilité d’EMAsphere ne pourra être engagée du fait de l’altération, la destruction ou la perte des Données du système liées à l’utilisation au sens large des Services Applicatifs.
Le Client autorise expressément EMAsphere à faire usage des Données introduites dans la Solution -à l’exclusion des données à caractère personnel pour les agréger à des données comparables d’autres clients et ce en vue de permettre à EMAsphere d’offrir des services de benchmarking à ses clients.
EMAsphere s’engage en tout cas à garantir la confidentialité des Données du Client. Le Client autorise également EMAsphere à utiliser les Données notamment en les copiant, les transformant, en créant des Meta-données et, de façon générale, à entreprendre toute action sur les Données qui, dans l’opinion d’EMAsphere, serait utile ou dans l’intérêt du Client ou de l’Utilisateur dans le cadre de leur utilisation de la Solution.
Article 9 – Durée du Contrat et résiliation
La date d’entrée en vigueur (date anniversaire) ainsi que la durée initiale du Contrat sont mentionnées sur le Bon de commande. A défaut de résiliation du Contrat, notifiée par courrier recommandé trois (3) mois au moins avant l’échéance du Contrat, le Contrat sera à chaque fois automatiquement prolongé pour une même durée.
Le non-respect des conditions de résiliation du Contrat entraîne la nullité de la résiliation.
Article 10 – Réversibilité
En cas d’arrêt d’un Compte Client, le Client aura le droit de demander à EMAsphere la mise à disposition de ses Données, dans un format technique couramment utilisé au moment de la demande (p.ex. : csv.), et contre compensation raisonnable.
Article 11 – Responsabilité d’EMAsphere
La responsabilité d’EMAsphere est limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect. Sont notamment considérés comme dommages indirects, la perte de clientèle, tout préjudice financier ou commercial et la perte, le vol, l’inexactitude ou la corruption de données.
En aucun cas, EMAsphere ne pourra être tenue responsable pour tout dommage consécutif à un problème trouvant son origine dans les systèmes du Client.
Toutes réclamations liées aux CGU, à la Solution se prescrivent dans un délai de trois mois de leur découverte.
Sauf les cas où la responsabilité résultera (i) d'un dol ou d'une faute grave, (ii) de décès ou dommages corporels causés à une personne physique, (iii) la responsabilité totale d’EMAsphere est limitée à 6 mois de redevance mensuelle, tous recours confondus.
Article 12 – Cession et sous-traitance
Le Contrat ne peut faire l’objet d’une cession, totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, du fait du Client. EMAsphere se réserve la possibilité de céder le bénéfice de tout ou partie du Contrat. Le Client reconnaît et accepte qu’EMAsphere puisse faire appel à des sous-traitants, dont elle reste responsable, pour l’exécution du Contrat.
Article 13 - Force majeure
Les parties ne peuvent être tenues pour responsable de l’inexécution de leurs obligations si cette inexécution est due à un cas de force majeure au sens où l’entend la jurisprudence belge. La partie invoquant la force majeure est tenue de la signaler sans délai à l’autre partie par lettre recommandée en indiquant les raisons et les circonstances précises qui empêchent l’exécution du contrat. Au-delà d’un délai de suspension pour cause de force majeure de trois (3) mois, la résiliation du contrat pourra être demandée à l’initiative de la partie la plus diligente.
Article 14 - Données à caractère personnel
14.1 Définitions
Au sein de la présente Clause, les termes suivants auront la signification qui leur est donnée ci-après:
- "Responsable de traitement", "Sous-traitant", "Personne concernée", "Données Personnelles" et "Traitement" (et "traiter") doivent être entendus au sens qui leur est donné par le Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles; et
- "Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles" signifie: le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (le Règlement Général sur la Protection des Données) ainsi que toute législation applicable au sein du pays concerné par le traitement des données personnelles et par la protection de la vie privée.
14.2. Relation entre les parties
(CLIENT) est le Responsable du traitement et désigne EMAsphere comme Sous-traitant pour traiter les données à caractère personnel qui font l'objet du présent accord (les «Données Personnelles»). Chaque partie doit se conformer aux obligations qui lui sont applicables en vertu du Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles.
14.3. Finalité du traitement
EMAsphere s'engage à traiter les Données personnelles auxquelles il aura accès dans le cadre de la prestation de service que sur instruction documentée de (CLIENT), y compris en ce qui concerne le transfert des Données personnelles, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne ou du droit de l'État membre auquel il est soumis. En aucun cas, EMAsphere ne traitera les Données Personnelles pour ses propres finalités ou celles de tiers.
EMAsphere informera (CLIENT) sans délai si, selon lui, une instruction constitue une violation du Droit applicable en matière de Protection des données personnelles ou toute autre disposition du droit de l'Union ou du droit des États membres relative à la protection des données, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
14.4. Transfert des données en dehors de l'UE
EMAsphere ne transfèrera pas les Données Personnelles (ni ne permettra que les Données Personnelles soient transférées) en dehors de l'Espace Économique Européen ("EEE") à moins: (i) d'avoir préalablement informé le (CLIENT); et (ii) d'avoir pris les mesures nécessaires pour s'assurer que le transfert est conforme au Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles.
14.5. Confidentialité du traitement
EMAsphere veillera à ce que toute personne qu'elle autorise à traiter les Données Personnelles (y compris le personnel, les agents et les sous-traitants d' EMAsphere) (une «Personne Autorisée») soit soumise à une obligation de confidentialité. EMAsphere veillera à ce que toutes les Personnes Autorisées traitent les Données Personnelles uniquement comme nécessaire pour les Finalités Autorisées.
14.6. Sécurité
EMAsphere mettra en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles (i) de toute destruction accidentelle ou illicite et (ii) perte, altération, divulgation non autorisée ou accès aux données (un «Incident de Sécurité»).
14.7. Sous-traitance ultérieure
(CLIENT) autorise EMAsphere à sous-traiter le Traitement des Données Personnelles en partie ou en intégralité. EMAsphere s'engage à informer (CLIENT) de tout changement concernant l'ajout ou le remplacement d'un Sous-traitant ultérieur (sub-processor) moyennant un préavis de 30 jours et donne ainsi la possibilité à (CLIENT) d'émettre des objections à l'encontre de ces changements. Si (CLIENT) refuse de consentir à EMAsphere la désignation d'un Sous-traitant ultérieur (sub-processor) pour des motifs sérieux liés à la protection des Données Personnelles, alors CLIENT) pourra immédiatement mettre fin au Contrat, sans intervention judiciaire.
Les mêmes obligations en matière de protection des données que celles qui s'imposent à EMAsphere sous cet Avenant seront imposables à tout Sous-traitant ultérieur (sub-processor) par contrat et EMAsphere demeure pleinement responsable envers (CLIENT) de l'exécution par un Sous-traitant ultérieur (sub-processor) de ses obligations y compris lorsque le Sous-traitant ultérieur (sub-processor) ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données Personnelles.
14.8. Devoir d'assistance
EMAsphere fournira une assistance raisonnable au (CLIENT) (notamment par des mesures techniques et organisationnelles appropriées) afin de lui permettre de s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les Personnes concernées peuvent le saisir en vue d'exercer leurs droits en application du Droit applicable en matière de protection des données personnelles (en ce compris, le droit d'accès, de rectification, d'opposition ou de restriction, d'effacement et de portabilité des données).
Par ailleurs, EMAsphere fournira une assistance raisonnable, dans la mesure du possible et dans des délais raisonnables, pour permettre à (CLIENT) de répondre à une demande provenant d'une autorité nationale de contrôle chargée de la protection des Données Personnelles.
Enfin, lorsque (CLIENT) estime qu'un type de traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les Personnes concernées, il en informera EMAsphere qui fournira une assistance raisonnable afin de permettre à (CLIENT) d'effectuer une analyse de l'impact des opérations de traitement envisagées sur la protection des données à caractère personnel.
Cette assistance sera facturée aux taux applicables au moment de la fourniture de l'assistance.
14.9 Stockage, et conservation, suppression et retour des Données Personnelles
EMAsphere s'interdit de conserver les Données Personnelles (y compris toute copie de celles-ci) au-delà de la durée nécessaire pour réaliser la finalité du Traitement. Au terme du Contrat de prestation de services ou en cas de résiliation de celui-ci, EMAsphere doit (au choix de (CLIENT)) soit détruire, soit restituer à (CLIENT) toutes les Données Personnelles (y compris toutes les copies des Données Personnelles) en sa possession ou sous son contrôle, à moins que le droit de l'UE ou le droit de l'État membre auquel EMAsphere est soumis n'exige la conservation de certaines ou toutes les Données Personnelles auquel cas EMAsphere devra isoler et appliquer des mesure de sécurité pour empêcher tout traitement ultérieur des Données Personnelles, sauf dans la mesure requise par cette réglementation. Sans préjudice à ce qui précède, (CLIENT) reconnaît que la copie des Données Personnelles figurant sur les back-ups ne pourra pas être supprimée au moment de la suppression ou retour des Données Personnelles, mais que cette copie sera supprimée lorsque le back-up est supprimé dans son entièreté, conformément à la politique de continuité de services d' EMAsphere. Pour des raisons techniques, la copie des Données Personnelles figurant sur les back-ups ne pourra jamais être restituée mais sera toujours supprimée en conformité avec ce qui précède.
14.10 Incidents de sécurité
Lorsqu'elle prend connaissance d'un Incident de Sécurité, EMAsphere informe (CLIENT) sans retard injustifié et fournit toutes les informations et la coopération raisonnable que (CLIENT) peut exiger pour que (CLIENT) remplisse ses obligations de déclaration relativement à une violation des Données Personnelles en vertu (et en conformité avec les délais requis par) du Droit Applicable en matière de Protection des Données Personnelles. EMAsphere prendra en outre toutes les mesures et actions raisonnablement nécessaires pour remédier ou atténuer les effets de l'Incident de Sécurité et informera (CLIENT) de tous les développements relatifs à l'Incident de Sécurité.
14.11. Audit
EMAsphere permettra à (CLIENT) (ou à ses auditeurs externes désignés) de vérifier la conformité de EMAsphere à la présente Clause et mettra à la disposition de (CLIENT) tous les renseignements raisonnablement nécessaires pour que (CLIENT) (ou ses auditeurs externes) puisse effectuer un tel audit. EMAsphere reconnaît que (CLIENT) (ou ses auditeurs externes) peuvent pénétrer dans ses locaux aux fins de cet audit, à condition que (CLIENT) lui donne un préavis raisonnable de son intention de procéder à cet audit aux heures normales de travail et prenne toutes les mesures raisonnables pour éviter toute perturbation inutile des opérations de EMAsphere. (CLIENT) n'exercera pas ses droits d'audit plus d'une fois tous les douze (12) mois, sauf (i) si et quand cela est requis par l'instruction d'une autorité compétente en matière de protection des données; ou (ii) si (CLIENT) estime qu'un audit supplémentaire est nécessaire en raison d'un Incident de Sécurité subi par EMAsphere. L'assistance fournie par EMAsphere dans le cadre d'un tel audit ou demande de renseignements sera facturée aux taux applicables au moment de la fourniture de l'assistance.
Article 15 - Confidentialité
EMAsphere s’engage à mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques pour assurer la confidentialité des Informations Confidentielles transmises par le Client et les Utilisateurs, de même que les éventuels secrets d’affaires et/ou secrets professionnels du Client.
Le Client s’engage à respecter la confidentialité, les secrets de fabrication et d’affaires des informations confidentielles (ci-après, les « Informations Confidentielles ») reçues d’EMAsphere.
Chaque Partie s’engage à préserver la confidentialité des Informations Confidentielles et à ne les divulguer qu’à ses salariés, sous-traitants ou fournisseurs ayant besoin de les connaître pour la réalisation du Contrat. Sont considérées comme Informations Confidentielles : toutes informations, Données, documents de toute nature transmis par une Partie à l’autre Partie ou portés à sa connaissance par écrit, oral ou par tout autre moyen et incluant, sans limitation, toutes informations techniques, commerciales, comptables, stratégiques ou financières, études, spécifications, logiciels, savoir-faire, produits. Les Parties ne seront pas tenues de respecter cette obligation dès lors que l’Information Confidentielle :
- serait tombée dans le domaine public ou viendrait à l’être postérieurement et sans faute de la Partie réceptrice,
- serait déjà connue de la Partie réceptrice au moment de sa communication par l’une des Parties et ce sans violation d’un engagement de confidentialité préexistant,
- serait transmise à l’une des Parties par l’autre Partie avec dispense expresse d’obligation de confidentialité,
- serait développée indépendamment par la Partie réceptrice,
- serait fournie par un tiers de manière licite à l’une des Parties sans obligation de confidentialité,
- que la loi ou la réglementation applicable ou une décision de justice obligerait à divulguer.
Les clauses du présent article continueront de lier les Parties, pendant une durée de cinq (5) ans à compter de l’expiration ou de la résiliation du présent Contrat, et ce quelle qu’en soit la cause. Chaque Partie se porte fort du respect de cette obligation par ses salariés, contractants, sociétés affiliées ou liées et sous-traitants le cas échéant.
Article 16 – Services
Les Services suivants sont notamment susceptibles d’être fournis par EMAsphere au Client : services d’implémentation, de paramétrage, d’interfaçage, de développement, mission de consultance, etc.
Toute commande de Services par le Client fera l’objet d’un Bon de commande signé par le Client qui décrira notamment les Services à réaliser, les modalités de prix associées, le planning, les conditions de recette, la propriété intellectuelle des livrables.
Article 17 – Autres dispositions
17.1. Intégralité de l’accord Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre EMAsphere et le Client, à l’exclusion de toutes conditions générales du Client.
17.2. Nullité
Dans le cas où une clause des CGU serait déclarée nulle ou non exécutoire par un tribunal compétent, ladite clause sera réinterprétée, dans la mesure du possible, conformément à l’intention originale et les autres clauses demeureront en vigueur.
17.3. Hiérarchie des documents contractuels
En cas de contradiction entre les dispositions du Bon de commande et celles des CGU, les dispositions du Bon de commande prévaudront.
17.4. Accès aux données
Le client s'engage à donner à EMAsphere l'accès nécessaire aux données qui doivent être traitées, même si celles-ci sont externalisées. Si nécessaire, il obtiendra ces accès auprès de ses fournisseurs (expert comptable, fiduciaire, hébergeur...). Dans la mesure où l'accès à ces données serait payant, le client prendra en charge ces frais, y compris tout coût additionnel lié au traitement de ces frais par EMAsphere. Dans le cas où EMAsphere assisterait le client afin de pouvoir accéder à ses informations, le temps passé sera facturé (au prix de 125 euros par heure prestée).
17.5. Prestataire de formation
EMAsphere est considéré comme un prestataire de formation, conformément aux dispositions de l´article R. 6351-6 du code du travail. La déclaration d’activité correspondante est enregistrée sous le numéro 11756194775 auprès du préfet de région d’Ile-de-France.
17.6. Logo du client
En signant le Bon de commande, le client permet à EMAsphere d´utiliser le logo du Client sur les supports de communication (site web, réseaux sociaux, slide deck).
Article 18 – Attribution de compétence et droit applicable
Le présent contrat est soumis au droit belge, à l’exclusion de tout autre droit. En cas de litige relatif à l’interprétation, la conclusion, l’exécution, la résiliation du présent contrat ou en relation avec celui-ci, les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon seront seuls compétents.
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CGU EMAsphere, version 1.6.
06 janvier 2022.
EMAsphere Freemium version
Article 1 – Scope of application
These terms and conditions of use (hereinafter referred to as "Freemium TCU") are applicable to the access and use of the free version of the EMAsphere SaaS Solution by User referred as the "Freemium Solution".
The User acknowledges that they have read and understood the privacy policy ("Privacy Policy") available here and these Freemium TCU. By agreeing to use the Freemium Solution, the User agrees to be bound by the Freemium TCU, with EMAsphere (the "Agreement").
From time to time, EMAsphere may amend the Freemium TCU and will inform the User of such changes in a timely manner via either email or through the Platform. The User's continued use of the Freemium Solution shall signify their agreement with these updated Freemium TCU. If the User does not agree with the updated Freemium TCU, they may stop using the Freemium Solution.
The User understands that the Freemium Solution is a free and limited version of EMAsphere's Solution, which entails that some functionalities are not available in the Freemium Solution.
In the event User wishes to gain access to further functionalities, they must sign a purchase order for the paid version of the Solution, which is subject to the General Terms and Conditions available here.
Article 2 - Definitions
Capitalised terms have the following meanings ascribed to them:
"Confidential Information": designates all information, including technical, commercial or business information and data, even if not specifically designated as confidential, directly or indirectly communicated by either Party ("Disclosing Party") or made available to the other Party ("Recipient Party"), in any form and on any medium whatsoever and which can reasonably be understood to be confidential.
They include, without limitation, (i) the Agreement, (ii) the Limited Application Services, (iii) as well as any copies, analysis, synthesis or abstracts made of Confidential Information and/or any products, apparatus, modules, samples, prototypes or parts that may contain or reveal Confidential Information, (iv) any other proprietary information specifically designated as confidential.
- "Freemium TCU": designates these general terms and conditions governing use of the EMAsphere Freemium Solution.
- "Data": designates all data (in particular financial, accounting or other data) managed by the Freemium Solution.
- "Intellectual Property Rights": designates patents, plans, models, drawings, copyrights, software rights, data rights, trademarks, service marks, know-how, domain names, commercial trading names (registered or otherwise, including all registration applications relating to the said rights) and in general all similar rights including any extension and renewal of the said rights, worldwide.
- "EMAsphere": designates the limited liability company (SA) EMAsphere, or any legal successor.
- "Platform": designates the "cloud" platform accessible via https:\\ema.emasphere.com or any other URL indicated for this purpose by EMAsphere.
- "Limited Application Services": designates the limited functionalities offered in SaaS mode by EMAsphere to Users via the Platform as per described in Article 3 below.
- "Solution": designates the combination of access to the Platform and use of the Limited Application Services.
- "User": designates any person who is authorised to access and use the Freemium Solution.
- "User Account": designates the account created by the User to access the EMAsphere Platform and the Limited Application Services in its free and limited version.
Article 3 – Purpose
EMAsphere undertakes to provide the User with the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services under the conditions described below.
The Freemium version of the Solution will be accessible through the Platform and the following Limited Application Services will enable User to:
- Connect to one available integrated software system (e.g. Exact Online or Xero);
- Inject onto the Platform previous and current year's company figures;
- Access a fixed step up, being provided that no customisation whatsoever will be possible;
- Access a reporting with more than twenty (20) indicators (e.g., profit and loss, balance sheet, clients, and suppliers' information, cashflow report and KPIs, health report);
- Create an automatic overnight update of User's company figures;
- Analyse in depth the company's figures up to the invoicing level;
- Generate up to fifty thousand (50.000) data records;
- Layout in the EMAsphere brand.
In addition, it is specified that the Freemium version of the Solution allows one User per account onto the Platform and to use the Limited Application Services. Hence, the User understands that the use of the Freemium version of the Solution and the User Account are strictly personal and may not be shared with third parties.
Access to and use of the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services are provided to User without any charge and for an unlimited duration.
By using the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services, User understands that they will not have access to all features, including the following:
- Customization, consolidation, forecast, analytical reporting, operational reporting, user management and data sharing;
- Connection to multiple data sources;
- Export options;
- Historization of the data;
- Smartphone application.
If the User wishes to access additional features, they shall switch to the EMAsphere paid Solution by way of signing a purchase order.
Article 4 – Access to the Platform
4.1. The User alone will use the right of access to the Platform.
EMAsphere will use reasonable efforts to grant the User access to the Platform at any time – except during maintenance periods – namely: 24 hours a day, 7 days a week, including Sundays and public holidays. However, the User remains responsible for subscribing to and maintaining an efficient internet network allowing the proper use of the Platform.
4.2. The User is responsible for protecting the confidentiality of identifiers and passwords. The User assumes sole liability for the security of individual workstations giving access to the Freemium version of the Solution.
The User is solely liable for any inappropriate use made of the identifiers and/or passwords. It will ensure that no other person who is not authorised by EMAsphere gains access to the Freemium version of the Solution through User's Account.
The User is liable vis-à-vis EMAsphere for any behaviour, action or omission resulting in any damage to EMAsphere and holds EMAsphere harmless against any damage that might arise therefrom.
In the event of misuse, loss or any other problem connected with an identifier or password, the User undertakes to inform EMAsphere of this without delay, followed up by confirmation via registered letter.
EMAsphere reserves the right, with or without prior notice and without incurring liability, to limit, suspend or terminate the User Account in the event of violation or breach on the part of the User of one or more provisions laid down in the Freemium TCU, in law or in any other applicable regulations, or in the event of infringements of the rights of third parties, without no compensation due to the User.
In the event of the suspension or deletion of a User Account for breach of the Freemium TCU, the User will no longer have access to the Freemium version of the Solution and will not be able to retrieve the Data contained in the User Account.
4.3. The User is advised of the technical contingencies inherent in the Internet, and of the access interruptions which could arise from this. Consequently, EMAsphere cannot be held liable for any downtimes or slowdowns affecting the Freemium version of the Solution. EMAsphere is not able to guarantee the continuity of the Platform and/or Limited Application Services executed remotely via the Internet, which fact is recognised by the User.
Access to the Platform may be suspended on occasion for maintenance operations which are necessary for the effective functioning of the Freemium version of the Solution. In the event of interruption to the Platform and/or Limited Application Services, EMAsphere undertakes to inform the User as fully and promptly as possible. EMAsphere cannot be held liable for any impact such downtime might have on the User's business.
Article 5 – Use of the Limited Application Services
5.1. The User undertakes to use the Limited Application Services for its own needs and in accordance with their purpose, to the exclusion of any others.
In this regard, the User will refrain in particular from:
- Attempting to circumvent, access or modify the security, authentication and confidentiality procedures governing access to the Freemium version of the Solution or to the Data;
- Exceeding the usage limitations of a the User Account;
- Attempting to test the vulnerabilities of the Platform;
- Decompiling, interfering with, modifying or attempting to modify the Limited Application Services, including, but not limited to, any mechanism used to restrict or control the functionalities, defeat, avoid, bypass, remove, deactivate or otherwise circumvent any software protection or monitoring mechanisms of the Solution;
- Introducing viruses, malware, denial-of-service attacks or any other action which might result in degrading, slowing down, damaging or incurring any risk whatsoever for the Solution;
- Using any technology (e.g. data mining, spiders, crawlers, screenscraping or any other similar technology or functionality) to copy or use the Solution or the Data for any other purpose than that authorised by EMAsphere;
- Attempting to access or modify the Data of other Users.
- Sell, lease, lend, assign, sub-license and/or allow access to the Limited Application Services.
5.2 EMAsphere may at its sole discretion, modify, update, upgrade or downgrade the Limited Applications Services and will inform the User about these modifications, being provided that such modifications will not give rise to any compensation whatsoever due to the User.
5.3 EMAsphere reserves the right to monitor the User's use of the Limited Application Services.
Article 6 – Support and upgrade of the Solution
First line support, which allows the identification of an anomaly in the Freemium version of the Solution, is provided by the partner of EMAsphere responsible for the implementation and settings of the Solution at the User's facility. EMAsphere will only be obliged to perform first line support where it has directly carried out implementation and parameter setting for the User.
Article 7 – Ownership
7.1. Ownership of the Solution
EMAsphere remains the sole owner of the Solution (the Platform, the content on EMAsphere website etc.), the Limited Application Services, its software and materials (such as, but not limited to, the source codes, interfaces, algorithms, APIs documentation, names, logos, images etc.) and all Intellectual Property Rights attaching thereto.
The User has no prerogative beyond the use of the Freemium version of the Solution in strict compliance with the Freemium TCU.
As per provided in Article 6.1, The User undertakes to not to make any modification to the Application Service placed at its disposal. Any breach of this obligation would immediately entail termination of the Agreement.
Any reproduction, even partial, of the Platform and of the functionalities is subject to the prior written authorisation of EMAsphere.
EMAsphere also retains ownership of all standard or specific developments relating to the Solution and is at liberty to reuse the ideas, concepts, methods, know-how or techniques relating to the programming or processing of data discovered or perfected on the occasion of the performance of any service whatsoever.
In the eventuality that the User has collaborated with EMAsphere on the development of a work capable of being protected under Intellectual Property Rights, the User agrees to assign, free of charge and for the duration of each Intellectual Property Right concerned, and worldwide, its Intellectual Property Rights over the work over the course of its development.
The User retains a personal, non-exclusive and non-assignable right of use over its part of the work.
7.2. Ownership of the Data
The User remains the sole owner of the Data input into the Solution both before and during the performance of the Agreement.
The User will assume full responsibility for the integrity of the Data originating from its computer and/or accounting system and connected with the installation and/or use of the Application Services.
Under no circumstances can EMAsphere's liability be incurred as the result of alteration, destruction or loss of Data from the system in connection with the use – in the broad sense – of the Limited Application Services.
The User expressly authorises EMAsphere to make use of the Data input into the Solution – to the exclusion of personal data – in order to aggregate it with comparable data from other Users, for the purposes of enabling EMAsphere to offer benchmarking services to its Users.
In any event, EMAsphere undertakes to guarantee the confidentiality of the User's Data. The User also authorises EMAsphere to use the Data, in particular by copying, converting, creating meta-data and, in general, to undertake any action on the Data which, in the opinion of EMAsphere, may be useful or in the User's or the User's interest within the context of their use of the Solution.
Article 8 – Duration and Termination of the Agreement
8.1 Duration of the Agreement
The Agreement between the User and EMAsphere shall enter into force on the date of acceptance of the Freemium TCU by the User and shall remain in effect, without limitation, until the Agreement is terminated (for convenience or for breach in accordance with Art 8.2 and 8.3 below) or otherwise if the User closes its account.
8.2 Termination for convenience
The User acknowledges and accepts that EMAsphere, at its sole discretion, has the right to automatically terminate the Agreement, without any other compensation or consideration other than compliance with a notice period of 30 days to be sent by e-mail to the address provided by User or onto the Platform.
8.3 Termination for breach
In the event of breach by User of any of its obligation hereunder, EMAsphere reserves the right to automatically terminate the Agreement without prejudice to any other right and/or remedy and without compensation whatsoever due to the User.
Article 9 – EMAsphere's liability
The Freemium Solution is provided "as is" and EMAsphere does not offer any warranty, express or implied and expressly disclaims any warranty of merchantability or fitness for a particular purpose.
The User recognises that the Solution is used at the User's risk and that EMAsphere cannot guarantee that the Solution is always accessible or usable, or that no access, use or performance problems will arise. EMAsphere is bound solely by obligations of due diligence.
The User acknowledges and accepts that the Freemium Solution is never wholly free from defects, errors and/or bugs and that EMAsphere gives no warranty concerning the Freemium Solution to this effect.
EMAsphere's liability is limited to direct damage, to the exclusion of all indirect damages such as, but not limited to, loss of revenue, profits, use, damage to reputation resulting from the access to and use of the Freemium Solution. In no event shall EMAsphere's liability exceed an amount of 450 EUR. The User acknowledges and accepts that this limitation of liability is a fair reflection of the fact that it is authorised to use the Freemium Solution free of charge.
In addition, EMAsphere shall not be liable for error or interruption of use, viruses, bugs, trojan horses (regardless of the source of origination), or for any matter beyond EMAsphere's reasonable control.
Under no circumstances can EMAsphere be held liable for any damage arising from a problem originating in the User's systems.
All claims relating to the Freemium TCU or to the Solution are time-limited to three months following discovery of the issue concerned.
Notwithstanding the above limitations, EMAsphere remains liable for (i) fraud or gross negligence, (ii) willful misconduct or (iii) bodily injury caused to a person caused by EMAsphere.
Article 10 – Assignment and subcontracting
The Contract cannot be assigned, in full or in part, for consideration or otherwise, at the instigation of the User. EMAsphere reserves the right to transfer the benefit of all or part of the Contract. The User recognises and accepts that EMAsphere can call upon the services of sub-contractors, for whom it remains responsible, for the purposes of performing the Contract.
Article 11 - Force majeure
The parties cannot be held liable for the non-fulfilment of their obligations if such non-fulfilment is due to a case of force majeure, within the meaning ascribed in Belgian case-law.
A party invoking force majeure is required to report this without delay to the other party, by registered letter, specifying the precise reasons and consequences that prevent its performance of the Agreement. Beyond a suspension period for force majeure of three (3) months, the first party to take action can request the cancellation of the Agreement.
Article 12 - Personal Data
12.1 Definitions
In this Article, the following terms will have the meaning ascribed to them below:
"Data Controller", "Data Processor", "Data Subject", "Personal Data" and "Processing" (and "to process") must be understood to have the meanings ascribed to them by the applicable personal data protection law ("Applicable Personal Data Protection Law"); and
"Applicable Personal Data Protection Law" means: Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and all applicable legislation within the country concerned by the processing of personal data and by privacy protection.
12.2. Relationship between the Parties
User is the Data Controller and designates EMAsphere as the Data Processor for processing the personal data forming the subject of this Agreement (the "Personal Data"). Each party must comply with the obligations placed upon them by the Applicable Personal Data Protection Law.
12.3. Purpose of the Processing
EMAsphere undertakes to process the Personal Data to which it will have access within the context of the provision of the Limited Application Services, only upon the documented instruction of User, including as regards the transfer of the Personal Data, unless required to do so by virtue of European Union or Member State law to which it is subject. Under no circumstances will EMAsphere process the Personal Data for its own purposes or those of a third party.
EMAsphere will inform the User without delay if it deems an instruction to constitute a breach of the Applicable Personal Data Protection Law, or any other provision of European Union or Member State law relating to data protection, unless the law concerned prohibits such reporting on important grounds of public interest.
12.4. Transfer of the Personal Data outside the EU
EMAsphere will not transfer the Personal Data (or allow the Personal Data to be transferred) outside the European Economic Area ("EEA") unless: (i) it has informed the User in advance; and (ii) it has taken the necessary measures to ensure that the transfer complies with the Applicable Personal Data Protection Law.
12.5. Confidentiality of the Processing
EMAsphere will ensure that any person authorised by it to process the Personal Data (including the employees, agents and sub-contractors of EMAsphere) (an "Authorised Person") is subject to an obligation of confidentiality.
EMAsphere will ensure that all Authorised Persons process the Personal Data only as necessary for the authorised purposes.
12.6. Security
EMAsphere will implement appropriate technical and organisational measures to protect the Personal Data (i) from any accidental or unlawful destruction and (ii) loss, alteration, unauthorised disclosure or access to the data (a "Security Incident").
12.7. Sub-processing
The User expressly authorises EMAsphere to sub-contract the Processing of the Personal Data, in part or in full. EMAsphere undertakes to inform the User of any change involving the addition or replacement of a Sub-Processor, giving 30 days' notice and in so doing gives the User the opportunity to object to these changes. In the event of an objection to the elected Sub-Process, the User shall provide sufficient information on the objective reasons and justifications for such refusal. If the User refuses to allow EMAsphere to appoint a Sub-Processor on serious Personal Data Protection grounds, then the User can terminate the Agreement with immediate effect, without judicial intervention.
The same data protection obligations as apply to EMAsphere under this Agreement will apply contractually to any Sub-Processor and EMAsphere remains fully liable vis-à-vis the User for the performance on the part of the Sub-Processor of its obligations, including where the Sub-Processor fails to fulfil its Personal Data Protection obligations.
12.8. Duty to assist
EMAsphere will provide the User with reasonable assistance (in particular through appropriate technical and organisational measures) in order to enable the latter to discharge its obligation to respond to requests submitted to it by Data Subjects in order to exercise their rights in application of the Applicable Personal Data Protection Law (including the right of access, rectification, objection or restriction, deletion or portability of the data).
Furthermore, EMAsphere will provide reasonable assistance, as far as possible and within a reasonable period, to enable the User to respond to a request from a national supervisory authority responsible for the protection of Personal Data.
Finally, where the User considers that a type of processing is liable to engender a heightened risk for Data Subjects, it will inform EMAsphere who will provide reasonable assistance to enable the User to carry out an analysis of the impact that the envisaged processing operations may have on the protection of personal data.
This assistance will be invoiced at the rates applicable at the time the assistance is provided.
12.9 Storage, and retention, deletion and return of Personal Data
EMAsphere will not retain the Personal Data (including any copies thereof) beyond the period necessary to accomplish the purpose of the Processing.
Upon termination of the Agreement, or upon cancellation thereof, EMAsphere must (at the choice of the User) either destroy or return to User all the Personal Data (including all copies of the Personal Data) in its possession or under its control, unless EU or Member State law to which EMAsphere is subject requires the retention of some or all of the Personal Data.
In this event, EMAsphere will be required to isolate it and to apply security measures in order to prevent any further processing of the Personal Data, except insofar as required by this regulation.
Without prejudice to the foregoing, User recognises that copies of the Personal Data held on backups cannot be deleted at the same time as the deletion or return of the Personal Data, but that such copy will be deleted when the backup is deleted in its entirety, in accordance with the EMAsphere services continuity policy.
For technical reasons, copies of the Personal Data held on backups can never be returned but will always be deleted in compliance with the foregoing.
12.10 Security incidents
When it becomes aware of a Security Incident, EMAsphere informs the User without undue delay and provides all information and reasonable cooperation required by (User to enable it to fulfil its reporting obligations relating to breaches of Personal Data by virtue of (and in accordance with the time periods required by) the Applicable Personal Data Protection Law.
EMAsphere will also implement all measures and actions reasonably necessary to remedy or mitigate the effects of the Security Incident and will inform (User of all development relating to the Security Incident.
12.11. Audit
EMAsphere will allow the User (or the latter's designated external auditors) to check EMAsphere's compliance with this Article and will place all information at the disposal of User as is reasonably necessary to enable the User (or the latter's external auditors) to carry out such an audit. EMAsphere recognises that the User (or the latter's external auditors) can enter its premises for the purposes of this audit, provided that the User gives reasonable notice of its intention to carry out this audit, during normal office hours, and takes all reasonable measures to prevent any unnecessary disruption to the operations of EMAsphere. The User will not exercise its right of audit more frequently than once every twelve (12) months, unless (i) if and when so required at the instruction of a competent personal data protection authority; or (ii) if the User considers that an additional audit is necessary due to a Security Incident suffered by EMAsphere. The assistance provided by EMAsphere in the course of any audit or request for information will be invoiced at the rates applicable at the time its assistance was provided.
Article 13 - Confidentiality
EMAsphere undertakes to put in place organisational and technical measures to ensure the confidentiality of the Confidential Information transmitted by the User; the same applies to any of the User’s business secrets and/or professional secrets.
The User undertakes to respect the confidentiality and the manufacturing and business secrecy of the Confidential Information received from EMAsphere.
Each Party undertakes to maintain the confidentiality of the Confidential Information and to disclose it only to those of its employees, subcontractors or suppliers who have a need to know it for the performance of the Agreement.
The Parties will not be required to observe this obligation where the Confidential Information:
- comes into the public domain, or does so in the future, without fault on the part of the Receiving Party,
- is already known to the Receiving Party at the time of its disclosure by one of the Parties, without any violation of a pre-existing confidentiality undertaking,
- is transmitted to one Party by the other Party with express exemption from the obligation of confidentiality,
- has been developed independently by the Receiving Party,
- has been provided lawfully by a third party to one of the Parties with no obligation of confidentiality,
- where disclosure is required by law or by the applicable regulations or by a court ruling.
The Parties will continue to be bound by the clauses of this article for a period of five (5) years following the closing of the User's Account or termination of this Agreement, irrespective of the cause.
Each Party guarantees compliance with this obligation on the part of its employees, contractors, affiliated or linked companies and sub-contractors, as applicable.
Article 14 – Other provisions
14.1. Completeness of the Agreement
The Agreement constitutes the entire agreement between EMAsphere and the User.
14.2. Nullity
In the event that one article of the Freemium TCU is declared null and void or non-enforceable by a competent court, the said article will be reinterpreted, as far as possible, in accordance with the original intention and the remaining articles will remain in force.
14.3. Data accessibility
The User undertakes to give EMAsphere the necessary access to the data which must be processed, even if these are outsourced. If necessary, the User will obtain this access from his suppliers (accountant, fiduciary, host ...). Insofar as access to this data would be chargeable, the User will bear these costs, including any additional costs linked to the processing of these costs by EMAsphere. In the event that EMAsphere would assist the User in order to be able to access his information, the time spent will be invoiced (at the price of 125 euros per hour worked).
14.4. User logo
By agreeing to the Freemium TCU, the User allows EMAsphere to use the User's logo on any communication media (website, social networks, slide deck etc.).
Article 15 – Assignment of jurisdiction and governing law
This Agreement is subject to Belgian law, to the exclusion of any other law.
In the event of any dispute as to the interpretation, conclusion, performance or cancellation of this Agreement, or in relation to it, the courts and tribunals of the judicial district of Walloon Brabant will have sole jurisdiction.
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TCU Freemium EMAsphere, version 1.0
November 2023