Le choix d'un logiciel comptable est une décision qui vous engagera pour les années à venir, car la solution fera partie du quotidien de l'équipe financière. Analyser et choisir le bon logiciel peut être un travail long et complexe. L'objectif de cet article est de vous aider dans votre choix et de comparer les solutions existantes, afin de sélectionner le logiciel comptable le mieux adapté à votre entreprise.
Avant de commencer vos recherches, il est important de prendre le temps de lister et de cartographier vos besoins pour les quatre à cinq prochaines années. Par exemple, si votre entreprise souhaite facturer dans une autre devise, ce besoin doit absolument être pris en compte. Il est donc utile de classer chaque besoin selon différents niveaux, comme « optionnel », « utile » ou « indispensable ».
N'hésitez pas non plus à consulter, d'une part, vos collègues dont les activités ont un impact sur la comptabilité (par ex. devis, ventes, gestion des stocks...) et, d'autre part, l'équipe IT. Dans certaines entreprises, des règles juridiques strictes encadrent la gestion des données : il est donc indispensable d'impliquer les personnes qui en sont responsables.
Par ailleurs, si vous êtes accompagné par un expert-comptable, nous vous recommandons vivement de lui demander son avis, car il pourra probablement vous recommander un logiciel.
Les questions à vous poser peuvent être structurées selon les critères ci-dessous. En voici un aperçu :
Gestion de projet
Administration du système
Environnement
Revenus / Factures clients / Contrats
Dépenses et factures fournisseurs
TVA
Banques
Divers
Pour vous aider dans votre choix, nous avons préparé une checklist personnalisable reprenant les principales questions à vous poser. Ce document peut également servir à réaliser une analyse comparative.
Vous pouvez la télécharger ici.
Il n'est pas conseillé de classer les logiciels comptables du marché uniquement selon la taille des entreprises qu'ils ciblent. Voici les principales caractéristiques qui distinguent les différents logiciels et qui peuvent influencer votre choix :
Les logiciels comptables « en ligne » (dans le cloud ou en SaaS) sont uniquement accessibles via votre navigateur internet. Vos données comptables sont stockées par le fournisseur sur ses propres serveurs, qui peuvent se trouver à l'étranger. Les logiciels dans le cloud présentent de nombreux avantages : accessibles partout et à tout moment, mises à jour automatiques, aucun coût d'infrastructure, sécurité des données, mise en place rapide, etc.
Les logiciels comptables « on premise » (en local), en revanche, fonctionnent sur des serveurs gérés par votre entreprise ou par un sous-traitant. Dans les deux cas, les données sont stockées dans un environnement qui ne dépend pas de l'éditeur. Ce principe concerne généralement les entreprises qui ne disposent pas de ressources IT importantes, car la mise en place et la maintenance de solutions « on premise » exigent des compétences techniques poussées.
Nous vous recommandons vivement d'opter pour un logiciel comptable en ligne, à moins que votre service IT et/ou juridique ne soit fermement opposé à une solution SaaS.
Certains logiciels peuvent présenter de nombreux avantages (utilisation, fonctionnalités, intégrations...) sans pour autant être adaptés aux règles du marché. Même si elle présente certaines similitudes, la comptabilité diffère d'un pays à l'autre et il est crucial d'examiner les aspects juridiques et fonctionnels propres à votre pays.
Assurez-vous par exemple que le logiciel choisi est conforme au FEC. N'hésitez pas à contacter quelques entreprises qui utilisent le logiciel que vous envisagez.
Certains logiciels comptables existent en plusieurs versions, adaptées à des secteurs spécifiques. Cette caractéristique peut être un facteur important, mais pas le critère principal de votre choix.
Le logiciel comptable peut aussi faire partie d'un ERP (« Enterprise Resource Planning »), c'est-à-dire un progiciel dont les différents modules sont utilisés par les différents services de l'entreprise. La mise en place d'une telle plateforme présente de nombreux avantages, dont la facilité de transmettre l'information d'un département à l'autre (finance, opérations, ventes...). Cette approche exige toutefois une forte implication des différents services et une période de mise en œuvre plus longue, ce qui pourrait compliquer l'installation de votre logiciel comptable.
Une autre option consiste à choisir une solution « stand-alone ». Dans ce cas, le logiciel comptable fonctionne de manière autonome et n'est pas intégré aux autres logiciels utilisés dans l'entreprise. Si vous privilégiez cette approche, il est conseillé d'examiner les intégrations possibles entre le logiciel comptable et, par exemple, le CRM utilisé par l'équipe commerciale. Ces intégrations permettent de réduire la saisie des données, de la standardiser et de mettre facilement à jour les informations.
Tenir la comptabilité devient vite pénible lorsque le logiciel est mal conçu. Certains détails (comme les raccourcis ou la configuration d'un tableau de bord) peuvent avoir un impact sur l'efficacité et le gain de temps. Dans la plupart des cas, il est possible de demander une version de démonstration, et nous vous encourageons à tester le logiciel pour évaluer sa facilité d'utilisation au préalable.
Les fonctionnalités varient d'un logiciel à l'autre et vous n'aurez pas besoin de toutes. Une analyse approfondie de vos besoins (voir ci-dessus) vous permettra de mieux distinguer les fonctionnalités dont vous aurez besoin de celles qui vous seront moins utiles. De plus, la plupart des logiciels « en ligne » ou « on premise » permettent de connecter d'autres outils (par exemple des outils de tableaux de bord) afin d'offrir aux utilisateurs toutes les fonctionnalités nécessaires.
Les modèles de prix varient d'un logiciel à l'autre et peuvent entraîner des coûts cachés. Pour estimer le coût total, nous vous recommandons de prendre en compte plusieurs éléments.
Le prix des logiciels comptables est souvent calculé en fonction du nombre d'utilisateurs.
Il est risqué de comparer le coût des différents logiciels sur ce seul critère. Gardez à l'esprit que ce coût ne représente qu'une partie du coût total. Sachez aussi que ces écarts de prix sont souvent faibles comparés au coût d'un collaborateur... ou au café qu'il boit chaque mois.
Les éditeurs de logiciels proposent souvent plusieurs versions, et donc plusieurs prix. L'abonnement « Starter » inclut par exemple les fonctionnalités A et B, tandis que l'abonnement « Business » propose les fonctionnalités A, B, C et D. La logique est de vous faire d'abord souscrire la version la moins chère avant de passer à la solution adaptée. Il est alors probable que vous deviez très vite passer à une version supérieure pour accéder aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Il est donc crucial de cartographier d'abord les fonctionnalités dont vous aurez besoin à moyen et long terme, afin de choisir la version la plus adaptée.
Le nombre d'unités traitées peut rapidement avoir une forte influence sur le prix que vous payez. Ce paramètre peut couvrir différents éléments, comme le nombre de factures traitées, la quantité de données hébergées, le nombre de contacts, etc. Tenez donc compte des volumes actuels et futurs de votre service financier pour calculer précisément le coût de votre futur logiciel comptable.
De quelles formations les utilisateurs ont-ils besoin ? Comment les données de votre ancien système seront-elles transférées vers votre nouveau logiciel comptable ? Quel accompagnement recevrez-vous après la mise en place ? Ces éléments peuvent nécessiter des services supplémentaires de la part du fournisseur, et les coûts peuvent vite grimper. Pour mener à bien l'intégration de votre logiciel comptable, n'hésitez pas à consulter notre e-book « Réussir l'intégration de votre logiciel comptable ».
Les durées contractuelles minimales et maximales varient d'un fournisseur à l'autre : certains vous laissent libre de souscrire un abonnement mensuel, tandis que d'autres exigent un engagement d'au moins un an. Gardez toutefois à l'esprit que les conditions contractuelles ne représentent qu'une partie de votre engagement. N'oubliez pas de tenir compte également des défis techniques et opérationnels liés au changement de votre logiciel comptable actuel. Autrement dit, le transfert de données d'un logiciel à l'autre étant complexe, vous serez probablement lié au contrat de votre fournisseur pendant au moins un exercice comptable.
Pour choisir le bon logiciel comptable, il est important de bien connaître vos besoins et de comparer plusieurs solutions. Gardez aussi à l'esprit que votre choix sera d'autant plus judicieux que le logiciel sera mis en place par des personnes expérimentées. Entourez-vous donc, en interne comme en externe, de personnes compétentes et n'hésitez pas à demander l'avis d'autres utilisateurs.
Pour télécharger notre checklist, cliquez ici.