Chez EMAsphere, notre solution de reporting est utilisée par 100% des managers de chaque département de l’entreprise. Alors, pour mieux comprendre cette statistique, nous nous sommes demandé : pourquoi, et surtout comment, un logiciel de reporting SaaS (Software as a Service = logiciel en tant que service) peut-il être adopté par tous les collaborateurs de l’entreprise ?
Car oui, trouver un SaaS spécialisé dans les reportings, c’est facile ! Choisir celui qui sera le plus adapté à son besoin et qui consolide toutes les données, c’est un autre défi. Et surtout, le faire adopter par TOUTE l’entreprise, c’est encore une autre affaire !
Toutes les entreprises sont submergées par les logiciels :
Une entreprise utilise aujourd’hui plus de 130 logiciels contre à peine 8 en 2015.
Comment en sommes-nous arrivés là ? C’est simple : chaque département de l’entreprise choisit le SaaS le plus adapté à son utilisation. Le partage d’informations entre tous les départements devient alors un vrai défi (sans parler du montant souvent énorme de la ligne “dépenses logiciels équipe” en fin d’année).
Le CFO devient l’un des garants de la gestion de ces données détenues dans tous les logiciels de l’entreprise : comment consolider toutes ces données ? Est-ce que tous les outils sont interconnectés entre eux et partagent une donnée cohérente et fiable ?
Alors, pour répondre à ces enjeux et accompagner les CFO dans leur démarche de consolidation des données, nous nous sommes demandé quels indices nous indiquent qu’un SaaS de reporting répond vraiment à sa promesse d’être un “logiciel qui nous rend un service - Software as a Service”.
La consolidation des données est l’une des problématiques les plus courantes lorsque l’on souhaite gérer et analyser les données d’une entreprise. Cela signifie que l’on souhaite regrouper les données provenant de sources différentes, de devises différentes ou même de logiciels différents. Cette étape est primordiale pour permettre aux CFO et aux chefs d’entreprise de faire parler les données de l’entreprise de manière la plus objective et claire possible.
Évidemment, cette étape peut très vite être longue et fastidieuse.
Dans ce cas, nous vous conseillons de vérifier que votre futur logiciel de reporting permet la consolidation automatique de vos données. Un atout réside aussi dans la mise à jour des données. Effectivement, il est primordial que la solution s’intègre à tous vos logiciels grâce à des connecteurs spécifiques. Cela vous permet d’éviter l’utilisation complexe et fastidieuse de dizaines de fichiers Excel qu’il faut vérifier, associer et importer dans votre logiciel de reporting.
Ces premiers éléments clés vous permettront d’avoir des données synthétisées et structurées pour réaliser votre analyse financière.
Après avoir obtenu des données consolidées et les avoir analysées, le CFO a pour rôle de distribuer la donnée auprès de ses pairs dans l’entreprise. Par exemple, il peut partager les informations de manière classique au conseil de direction, mais pas que. Il peut également vouloir partager au Directeur Marketing du groupe, le tableau d’analyse des données consolidées concernant les dépenses marketing par projet ou par entité. Pour répondre à ce besoin, il faut s’assurer que le SaaS de reporting permet de récolter les données financières évidemment, mais aussi les données extra-financières.
Qu’est-ce qu’une donnée extra-financière ?
Adjoindre toutes ces données dans un même logiciel de reporting permet à tous les managers de pouvoir analyser de manière claire, consolidée et surtout précise, l’ensemble des coûts et revenus que génère chaque action de l’entreprise. Grâce au logiciel mis en place par le CFO, les données seront présentes dans un seul reporting même si elles sont originaires de logiciels métiers différents.
Pour illustrer ce point, nous avons interrogé tous les managers d’EMAsphere qui utilisent le même logiciel SaaS de reporting : EMAsphere, évidemment !
En charge de la vision stratégique de l’entreprise, ils supervisent la gestion financière dans sa globalité grâce au reporting journalier sur EMAsphere. Cela leur permet de piloter la croissance globale de l’entreprise et de réagir rapidement aux évolutions du marché.
Hugues Vandepeutte, notre CFO, grâce à EMAsphere, il peut se concentrer sur l’analyse de la trésorerie et le suivi de la rentabilité de l’entreprise en temps réel. En période de clôture, il réalise une double comparaison entre les budgets définis et les prévisions mises à jour. Sans oublier l’analyse du reforecast en prenant en compte les mouvements de personnel, l’évolution du pipeline et le backlog des services.
De son côté Bart Baute, notre CEO, étudie la performance de l’équipe Commerciale & Marketing grâce à la connexion native entre Hubspot et EMAsphere. Chaque jour, il compare la trésorerie et la performance de l’équipe commerciale. Et chaque mois, les tableaux de bord permettent de consulter facilement les rapports pour en discuter avec le CFO.
En charge du pilotage de l’équipe commerciale, Jean-Charles Hebbelinck, utilise EMAsphere au quotidien pour optimiser le développement des ventes.
Plus concrètement, il s’est conçu des tableaux de bords spécifiques pour suivre les indicateurs clés : nouveaux deals, pipeline, refus, appels passés, emails envoyés. Cela permet de mieux comprendre les performances individuelles et d'adapter la stratégie.
En un clin d'œil, il analyse les résultats tous les jours, et plus en détails en fin de mois, grâce à la connexion native entre HubSpot et EMAsphere.
Responsable du revenu et de l’équipe Services (implémentation, support et customer success), Quentin Lamaille suit chaque jour sur EMAsphere les paiements clients et l’avancement des projets pour assurer une bonne conversion des revenus.
Combien de start-ups et scale-ups n’utilisent pas leur propre SaaS en interne ? Évidemment, ce n’est pas une statistique que l’on trouve dans les enquêtes ou une question que l’on oserait poser aux entreprises. Mais la réalité est là, la citation : “les cordonniers sont les plus mal chaussés” prend tout son sens. Si les collaborateurs internes à l’entreprise utilisent naturellement la solution qu’ils commercialisent, cela signifie qu’elle a été pensée pour leur métier (et le vôtre par conséquent) et qu’elle est suffisamment intuitive pour que les métiers opérationnels (autres que les développeurs ou les consultants qui l’utilisent au quotidien) sachent s’en servir.
Le dernier critère, et non des moindres, est de savoir si la solution de reporting a été créée par un expert de la problématique métier. Certaines entreprises sont d’abord fondées sur un besoin du marché qu’une personne a identifié et qu’elle a comblé en créant une solution. Cela peut parfois être complexe si elle ne se fait pas accompagner par un expert, quand il s’agit de domaine aussi pointu que l’analyse financière et extra-financière.
C’est pourquoi, chez EMAsphere, nous sommes fiers de dire que notre cofondateur Hugues Vandepeutte a été CFO de nombreuses années avant d’imaginer cette solution. Alors bien sûr, nous sommes loin d’être le seul SaaS qui a eu un expert métier à sa tête lors de la création, mais cela reste un indice fort de la pertinence de votre futur SaaS de reporting au sein de votre entreprise.
Alors, pourquoi est-ce si notable qu’EMAsphere utilise EMAsphere au quotidien ?
Tout simplement parce que c’est une preuve de la pertinence de l’outil, et de son adaptabilité auprès de chaque département de l’entreprise :
- Pilotage et développement des ventes pour la team sales,
- Gestion financière et analyse de la trésorerie pour le département finance,
- Vision stratégique et boost de croissance pour le CEO de l’entreprise,
- Suivi des paiements clients et des projets pour le Chief Revenu Officer.
Alors oui, aujourd’hui, on a tous besoin de faire du reporting, mais l’idéal c’est que tous les départements utilisent le même outil pour que l’entreprise soit alignée (et surtout : connectée !).
Prêts à gagner en efficacité et en clarté ?
EMAsphere est une plateforme SaaS de reporting automatisé.
Passez moins de temps sur la création de vos tableaux de bord et plus de temps sur leur analyse !