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une ouvrière textile travaille

Fiabilité et modernité du contrôle de gestion pour amfori

A propos d'amfori

amfori est une association internationale à but non lucratif (AISBL). 

Sa mission est centrée sur la réalisation des objectifs de développement durable des Nations Unies  (SDGs / ODD). 

Grâce à un réseau mondial d’acteurs du retail, amfori accompagne ses 2400 membres afin : 

  • d’améliorer la prospérité humaine ; d’utiliser les ressources naturelles de  manière responsable ; 
  • et de favoriser l’ouverture du commerce mondial.

L’association oriente les chaînes de production vers de meilleures pratiques commerciales et environnementales, en leur proposant notamment des formations.

Parmi ses membres, amfori compte de grandes enseignes du retail telles que :

  • Delhaize ;
  • Carrefour ;
  • Walmart ;
  • Aldi ;
  • Lidl ; 
  • Decathlon ; 
  • ou El Corte Ingles. 

Pour répondre aux besoins des entreprises membres de l’association, amfori est implantée dans le monde entier, et particulièrement en Europe et en Asie.

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Une  équipe s'apprête à lancer une  formation liée à la protection de l'environnement 

Une machine à coudre professionelle

“EMAsphere, c’est la solution clef en main. La plateforme est particulièrement adaptée aux entreprises qui souhaitent faire du contrôle de gestion. Avec EMAsphere, plus besoin d’être un(e) champion(ne) des macros ou un(e) informaticien(ne) ! Un esprit bien fait et des bases en finance suffisent pour s’approprier l’outil.” 

Nathalie Vienne
Controlling Manager d'amfori

Situation de départ

  • Tâches manuelles sources d'erreurs.

  • Solutions (tableur et outil de reporting) difficiles  à appréhender.

  • Silotage de l'information.

Ce qu'apporte EMAsphere

  • Automatisation des tâches répétitives et fiabilité accrue.

  • Analyse des actuals vs budgets facilitée grâce à une solution clef en main et accessible.

  • Accès partagé aux données financières avec des droits d’accès personnalisés.

Limiter le risque d’erreurs grâce à une solution de reporting fiable

Ces dernières années, le nombre d’ entreprises-membres de l’association a très fortement augmenté. C’est pourquoi le besoin de contrôle de gestion et de contrôle financier s’est naturellement imposé. 

Nathalie Vienne, Controlling Manager, nous parle de son arrivée :

Lors de ma prise de fonction, nos +2400 membres étaient facturés un à un, chaque mois. Le processus n’était pas automatisé, le traitement des factures prenait jusqu’à 3 mois.

À l’époque, elle constate : “malgré une charte des comptes comptables très dense (il y avait un compte comptable par collaborateur ou collaboratrice), tous les rapports étaient créés dans Excel.“

Elle décide donc de mettre en place une structure analytique de comptabilité, avec : 

  • des cost centers
  • et des clôtures mensuelles. 

Après ces changements, Nathalie rend un rapport juste avant ses vacances… Malheureusement, ce dernier comporte des erreurs. La source de ces erreurs ? De trop nombreuses manipulations dans Excel et des  clôtures mensuelles inexactes. 

Cela a été un élément déclencheur. Après cet événement, l’équipe financière d’amfori a eu une prise de conscience : il fallait un système fiable, capable de s’adapter à leur comptabilité analytique. C’est là que la plateforme EMAsphere s’est imposée. 

Nathalie résume la situation :

Auparavant, le risque d'erreurs était très présent, puisque la saisie était manuelle. Maintenant que nous travaillons avec EMAsphere, les rapports sont fiables et automatiquement mis à jour. 


Essai gratuit
 

Optimiser la précision des prévisions

amfori est une association à but non lucratif, c’est pourquoi elle ne cherche pas à générer du profit. Elle cherche au contraire à allouer un maximum de ses revenus à ses actions de terrain, afin de décupler son impact.

Nathalie nous explique combien l’exactitude des prévisions financières est importante pour amfori :

Le réel et le prévisionnel de notre association doivent absolument être très proches, car cela impacte toute notre chaîne de valeur. 

L’intérêt d’amfori n’est pas de garder un maximum de trésorerie, mais d’être au plus près de ses prévisions. EMAsphere aide l’AISBL dans sa démarche de contrôle de gestion. 

Par exemple, deux semaines avant chaque comité de direction, l’équipe financière et le comité financier se réunissent. Ensemble, ils  pré-valident ainsi les forecasts réalisés dans la plateforme EMAsphere. Ce sont ces mêmes forecasts qui seront présentés pendant le comité de direction qui suit. 

“Le contrôle de gestion est capital pour faire fonctionner notre organisation", explique Nathalie. 

Elle détaille :

il faut que l’on atterrisse pile sur la piste d'atterrissage : trop haut par rapport à nos prévisions, ça ne va pas.  Trop bas : ça ne va pas non plus. EMAsphere nous aide à réduire au maximum l’écart entre le réel et le budget. 

Grâce à EMAsphere, amfori est passée à la vitesse supérieure en matière de contrôle de gestion. Désormais, l’équipe financière peut aller dans le détail des chiffres. 

Nathalie revient sur les améliorations dont bénéficie son équipe : 

Nous pouvons maintenant comprendre d’où viennent les différences, et suivre notre évolution par rapport au forecast. Nous pouvons expliquer nos écarts dans le détail. Par exemple, nous savons quel fournisseur ou collaborateur a joué un rôle dans cet écart. Cette précision était impossible avant EMAsphere. 

membres
d’activité
d'euros de CA

Diffuser les bonnes pratiques de l’information financière

Ces dernières années, le top management d’amfori a beaucoup évolué. 

Dans ce contexte, EMAsphere a aidé l’équipe financière d’amfori. En effet, la plateforme a facilité la circulation de l’information financière auprès des différents interlocuteurs du service. 

Après cette période d’évolution de leur gouvernance, de crise sanitaire et de travail à distance, les priorités du service ont changé. Nathalie se concentre désormais sur la diffusion des bonnes pratiques financières au sein d’amfori. 

L’un de ses objectifs est la promotion d’un suivi autonome de l’information financière par les équipes. Pour y parvenir, Nathalie peut compter sur  la facilité de prise en main d’EMAsphere.

Aujourd’hui, chaque responsable de budget (Manager de département, Vice-président, Président...) d’amfori dispose d’un accès personnalisé à la plateforme. Chaque département bénéficie également de  son propre menu. 

Avant EMAsphere, amfori utilisait une solution bien moins intuitive. Elle permettait de construire des rapports (table pivot automatisée), mais elle était difficile à prendre en main. Son maniement était aussi exigeant que celui d’Excel. Tout devait y être fait à la main, rien n’y était pré-programmé. EMAsphere a permis à amfori de rendre la donnée financière plus accessible au sein de l’organisation.

Nathalie précise : “en plus d’être une solution accessible, EMAsphere facilite encore plus notre travail avec ses indicateurs pré-configurés et la disponibilité de ses consultants ! “

EMAsphere ne nécessite pas d’expertise technique, les utilisateurs peuvent prendre le contrôle de leur budget via la plateforme. 

EMAsphere a aidé amfori à gagner en exactitude dans sa gestion. Pour Nathalie, se passer d’EMAsphere ”serait un retour en arrière”. 

Elle nous explique pourquoi : “Il faudrait m’approprier un autre système moins facile d’utilisation, et me passer d’interlocuteurs aussi disponibles.” 

EMAsphere est devenue le partenaire d’amfori et de son équipe financière : une relation de confiance s’est installée. Nathalie considère que ce type de relation est particulièrement appréciable, notamment "dans un contexte d’évolution du service financier. “

Elle conclut :

Avec EMAsphere, nous sommes vraiment bien accompagnés.

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