Inhoud
Een boekhoudprogramma kiezen is een belangrijke beslissing, waar u jarenlang de vruchten van plukt of ... de gevolgen van draagt. De gekozen oplossing gaat immers een belangrijke rol spelen in het dagelijkse leven van het finance team. Daarom is een minutieus selectieproces cruciaal. Een proces dat lang en complex kan zijn.
Met dit artikel willen we u helpen om het methodisch aan te pakken en de bestaande oplossingen efficiënt te vergelijken. Zo vindt u zeker de boekhoudsoftware die het beste bij uw bedrijf past.
Wat verwacht u van een boekhoudsoftware?
Neem de tijd om uw behoeften voor de komende vier à vijf jaar te noteren en af te wegen, voordat u begint te zoeken en vergelijken. Gaat uw bedrijf bijvoorbeeld in een andere valuta factureren? Dan moet u daar rekening mee houden. Bepaal voor elke vereiste ook hoe belangrijk deze is: ‘onmisbaar’, ‘handig’ of ‘optioneel’. Zo kunt u later indien nodig gemakkelijker beslissen welke criteria het zwaarst moeten doorwegen bij de keuze.
Raadpleeg zeker ook de teams die voor en na uw processen een rol spelen, om geen behoeften over het hoofd te zien. Bijvoorbeeld: de teams die instaan voor de offertes, de verkoop of het stockbeheer, maar ook het IT-team. En dan is er nog het juridische aspect. Sinds de goedkeuring van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gelden er namelijk strenge regels voor gegevensbeheer. Omring u binnen het bedrijf met competente personen en stel eventueel een functionaris voor gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO) aan, om uw project in goede banen te leiden.
Als u bovendien de kans krijgt om een accountant te raadplegen, raden we aan dat zeker te doen. Dergelijke experts kunnen meestal een software of applicatie aanbevelen die aansluit bij de behoeften van uw organisatie.
De vragen die u moet beantwoorden, kunnen we als volgt indelen:
Projectmanagement
- Wie is verantwoordelijk tijdens de implementatie van het project?
- En na de implementatie?
- Hebt u een IT’er nodig om uw software te installeren?
- Is het mogelijk om de bestaande data te migreren naar het nieuwe programma?
- ...
Beheer van systeem
- Hoeveel medewerkers gaan de oplossing gebruiken?
- Gaan alle gebruikers dezelfde toegangsrechten krijgen?
- Is het nodig om de transacties van alle gebruikers te traceren?
- Gaan de data online opgeslagen worden?
- Is de software via om het even welke browser te gebruiken?
- Heeft de oplossing ook een mobiele applicatie?
- Welke shortcuts kunnen worden gebruikt in de software?
- ...
Meer info over de admin features in EMAsphere →
Omgeving
- Welke talen spreken de gebruikers?
- Moet de oplossing met meerdere valuta’s (EUR, USD, GBP) kunnen werken?
- Heeft uw bedrijf meerdere juridische entiteiten? In verschillende landen?
- Gaat de software in verschillende landen gebruikt worden?
- Omvat de software de analytische boekhouding?
- Is de software compatibel met de andere software van het bedrijf?
- ...
Inkomsten, facturatie klanten en contracten
- Welk facturatie volume verwacht u?
- Moeten de facturen automatisch worden aangemaakt op basis van de bestelbon?
- Kunnen de facturen direct vanuit de software worden verzonden?
- Wat met het beheer van de betalingsherinneringen?
- ...
Uitgaven en facturatie leveranciers
- Welk facturatie volume verwacht u?
- Kunnen de boekingen automatisch beheerd worden?
- Is het nodig om de facturen te scannen?
- Kunt u de aankopen per juridische entiteit beheren (valuta, btw)?
- ...
Btw
- Kunnen de btw-codes worden ingesteld volgens de aangiften in elk land?
- Welke verslagen zijn nodig?
- Is het mogelijk om btw- en belastingaangiftes te doen?
- Is het mogelijk om de aangiften telematisch in te dienen?
- ...
Banken
- Is een integratie met bankdomiciliëring mogelijk?
- Is integratie met betaalplatformen voorzien (bv. met VISA)?
- Beheert het systeem de afstemmingen?
- Worden de betalingen aan leveranciers beheerd van de voorbereiding tot de validatie?
- ...
Andere
- Beheert het systeem onkostennota’s?
- Worden de boekingen automatisch aangemaakt aan het einde van het boekjaar?
- Beheert het systeem de vaste activa?
- Is het mogelijk om codes aan te maken voor de facturen (bv. FR2018 vs. BE2018)?
- Wordt de controle van de rekeningen beheerd?
- ...
De volgende stap: vergelijkende analyse van boekhoudprogramma's
Zodra u alle vragen hebt beantwoord, kunt u beginnen met de vergelijkende analyse van de boekhoudprogramma's op de markt. Wil u tijd winnen? Lees ons artikel over de voornaamste criteria voor uw vergelijkende analyse.
Schakel een versnelling hoger in uw zoektocht naar de ideale boekhoudsoftware: raadpleeg onze personaliseerbare checklist met vragen om de juiste software te kiezen.
Dat document kan u ook helpen om een vergelijkende analyse uit te voeren.
