De vele maatregelen omtrent het coronavirus Covid-19 hebben een grote impact op de aspecten van het dagelijkse leven en uiteraard ook op het bedrijfsleven. De globale economie heeft een onverwachte wending genomen en bedrijfsleiders worden nu geconfronteerd met plotse, dringende uitdagingen, waaronder ook het beheer van hun cashflow.
Christophe Engels (CFO van Engels NV), één van de gebruikers van ons platform, onderstreepte daarover :
"Een korte en accurate opvolging van een cashplanning is onontbeerlijk in elke vennootschap. In periodes van moeilijke en veranderende markten wordt deze noodzaak nog versterkt. Het is immers heel belangrijk om snel te kunnen inspelen op deze situatie. Als je dan een duidelijk zicht hebt op je cashplanning en deze snel kan aanpassen, houd je de touwtjes zelf in handen."
We hebben deze situatie uitvoerig besproken met Réginald Nobels, Business Expert bij EMASPHERE, die zijn advies over cash management tijdens deze periode van wereldwijde economische recessie deelde. “In zulke tijden is het van cruciaal belang om het hoofd koel te houden en geen overhaaste beslissingen te nemen. Er moet eerst en vooral aandacht worden besteed aan het analyseren van de cashflow enerzijds en de forecasts van de cashflow anderzijds” benadrukt Réginald Nobels.
Eén van de eerste maatregelen tijdens een crisissituatie betreft een grondige analyse van de verschillende verrichtingen en KPI’s van je liquiditeit. Dit stelt je in staat om snel te anticiperen op onverwachte ontwikkelingen. Réginald somt vijf zaken op die zo snel mogelijk geoptimaliseerd moeten worden tijdens de huidige crisissituatie:
Analyseer in eerste instantie je ageing balance of vervaldagboek. Klanten moeten tijdig en op de juiste manier benaderd worden om openstaande betalingen te innen. Tijdens de huidige omstandigheden zal het voor veel klanten niet mogelijk of moeilijk zijn om de betalingen onmiddellijk over te maken. Daarom is het nuttig om je klanten op te delen in sectoren die hard getroffen worden door de crisis en zij die minder de gevolgen voelen. Voor de hardst getroffen klanten kan een aflossings- of spreidingsplan nodig zijn om toekomstige betalingen mogelijk te maken. In dat geval moet je de invloed van deze spreiding op de cashflow van je bedrijf analyseren. Het doel van het spreidingsplan is om inkomsten ondanks de crisis te voorzien.
Focus op een efficiënt stockbeheer met als doel de waarde van de voorraad op de balans in de gaten te houden. “Zoals vaak wordt gezegd, is een te grote voorraad slapend geld. In deze onzekere periode weten we dat het van essentieel belang is je cashflow te optimaliseren. Indien je met een grote voorraad werkt, raden we je aan om je huidige voorraad op korte termijn te reduceren vooraleer de waarde ervan vermindert. Het doel is dus je een minimale stock te bekomen waarmee je je handelsactiviteiten kan behouden en de continuïteit van je onderneming kan blijven garanderen.”
Herverdeel en verleng op doordachte wijze je handelsschulden en andere schulden op korte termijn. Over leveranciersschulden adviseert Réginald Nobels het volgende: “Net zoals je je klanten contacteert om hun betalingen te innen, moet je je leveranciers contacteren om je betalingstermijnen te verlengen of om uitstel te proberen verkrijgen. Het doel van deze acties is het minimaliseren van uitgaande kasstromen om zo op korte termijn je liquiditeit te garanderen".
Analyseer in detail je aankopen en overweeg ook andere opties indien mogelijk. Zorg ervoor dat je je richt tot de aankopen die essentieel zijn voor je bedrijfswerking.
Stel je vaste- en variabele kosten uit en zet in de mate van het mogelijke vaste kosten om in variabele kosten.
Bestudeer je investeringsplan en onderhandel met de banken over de best mogelijke voorwaarden.
Tijdens de huidige omstandigheden is het van essentieel belang om een wekelijks cashflow-plan te hanteren gebaseerd op de wekelijkse inkomsten en mogelijke en reeds bevestigde kosten, waarbij rekening wordt gehouden met de huidige bedragen op je bankrekeningen. Deze planning stelt je in staat om zeer reactief om te kunnen gaan met verschillende scenario’s in je cashflow en om risico’s beter te managen. Reginald vult aan: “Wat de cash forecast betreft, vergeet zeker niet de impact van je beslissingen. Indien je bijvoorbeeld met sommige klanten bepaalde aflossingen hebt afgesproken, pas die dan meteen aan in je forecast.”
Alle bovengenoemde informatie maakt het mogelijk om een cash forecast in te stellen, waardoor er een duidelijk overzicht is van de te verwachten in- en uitgaven en uiteindelijke cash end. Een onderscheid tussen operationele en niet-operationele cashflow is van wezenlijk belang. Stel ook hier verschillende scenario’s in, zodat je op elke situatie bent voorbereid.
Claudia De Moor, zaakvoerster van Vosschemie Benelux :
" Een optimaal kasbeheer in de huidige crisis van covid-19 is essentieel. De EMASPHERE-tool laat me toe om onze cashflow nauwgezet op te volgen, met o.a. het dagelijks beheer van de openstaande klanten en een heel strikte controle op de uitgaven."
Ter conclusie: in een crisisperiode is cashflow-management een sleutelelement van je risk management. Door snel concrete acties te definiëren en te anticiperen op hun mogelijke evolutie op basis van verschillende scenario's, kan je gemakkelijker de moeilijkheden van je bedrijf overwinnen.