De keuze voor een boekhoudpakket is een beslissing die ook de komende jaren een rol zal spelen, omdat de oplossing deel uitmaakt van het dagelijks leven van het financiële team. Het analyseren en kiezen van een goed pakket kan een lange en complexe klus zijn. Het doel van dit artikel is om je te helpen bij je keuze en bestaande oplossingen met elkaar te vergelijken, om zo het juiste boekhoudpakket voor je bedrijf te kiezen.
Voordat je begint aan je onderzoek, is het belangrijk de tijd te nemen om je behoeften voor de komende vier tot vijf jaar op te lijsten en in kaart te brengen. Als je bedrijf bijvoorbeeld in een andere valuta wil factureren, moet zeker rekening worden gehouden met deze behoefte. Daarom is het nuttig elke behoefte in te delen in verschillende niveaus, zoals "optioneel", "nuttig" of "onmisbaar".
Aarzel ook niet om enerzijds je collega's te raadplegen wiens activiteiten een impact hebben op de boekhouding (bv. offertes, verkoop, voorraadbeheer, ...) en anderzijds het IT-team. In sommige bedrijven zijn er strenge juridische regels omtrent het beheer van de gegevens en dus is het noodzakelijk om de mensen die hiervoor verantwoordelijk zijn te betrekken.
Anderzijds, als je wordt geadviseerd door een accountant, raden we je aan om zijn of haar mening zeker te vragen, omdat zij je waarschijnlijk eveneens een pakket kunnen aanbevelen.
De vragen die je kan stellen, kunnen worden opgesteld aan de hand van onderstaande criteria. Hieronder vind je een overzicht:
Project Management
Systeembeheer
Omgeving
Inkomsten / Klantfacturen / contracten
Kosten en leveranciersfacturering
BTW
Banken
Overig
Om je te helpen bij je keuze, hebben we een aanpasbare checklist samengesteld met de belangrijkste vragen die je je hierbij moet stellen. Dit document kan ook gebruikt worden om een comparatieve analyse uit te voeren.
Je kan het hier downloaden.
Het wordt niet aangeraden om de verschillende boekhoudpakketten in de markt alleen maar volgens de grootte van de bedrijven waarop zij zich richten, in te delen. We sommen de belangrijkste kenmerken die de verschillende pakketten onderscheiden, die je keuze kunnen beïnvloeden:
"Online" boekhoudpakketten (= in de cloud of SaaS) zijn alleen toegankelijk via je internetbrowser. Je boekhoudgegevens worden door de provider opgeslagen op de eigen servers, die zich mogelijk in het buitenland kunnen bevinden. Cloud-pakketten hebben heel wat voordelen: altijd en overal toegankelijk, automatische updates, geen infrastructuurkosten, gegevensbeveiliging, snelle implementatie, enz.
Boekhoudpakketten ‘on premise’ (lokaal)daarentegen worden gevoerd op servers die door je bedrijf of een onderaannemer worden beheerd. In beide gevallen worden de gegevens opgeslagen in een omgeving die niet afhankelijk is van de leverancier. Dit principe is meestal van toepassing voor bedrijven die geen sterke IT-middelen hebben, omdat de implementatie en het onderhoud van ‘on premise’ oplossingen verregaande technische kennis vereisen.
Wij raden je ten zeerste aan om voor online boekhoudpakketten te kiezen, tenzij je IT en/of juridische afdeling sterk gekant is tegen een SaaS-oplossing.
Sommige pakketten kunnen vele voordelen hebben (in gebruik, functionaliteiten, integraties, ...) maar zijn niet altijd aangepast aan de regels van de markt. Ondanks het feit dat ze een aantal gelijkenissen vertonen, verschilt de boekhouding van land tot land en is het van cruciaal belang om de juridische en functionele aspecten van je land te bekijken.
Zorg er bijvoorbeeld voor dat de gekozen software het FEC-label heeft. Aarzel niet om een aantal bedrijven te contacteren die het pakket die je zou kiezen, gebruiken.
Bepaalde boekhoudpakketten zijn beschikbaar in verschillende versies, die aangepast zijn aan bepaalde sectoren. Deze eigenschap kan een belangrijke factor zijn, maar niet het belangrijkste criterium om je keuze te maken.
De boekhoudsoftware kan ook deel uitmaken van een ERP ("Enterprise Resource Planning"), dat wil zeggen een softwarepakket waarvan de verschillende modules door verschillende afdelingen van het bedrijf worden gebruikt. Het opzetten van een dergelijk platform heeft veel voordelen, waaronder het gemak waarmee informatie van het ene departement naar het andere kan worden gestuurd (finance, operations, sales, ...). Deze aanpak vereist echter een sterke betrokkenheid van de verschillende afdelingen en een langere implementatieperiode, wat het installeren van je boekhoudpakket zou kunnen bemoeilijken.
Een andere optie is om een "stand-alone" oplossing te kiezen. In dat geval werkt het boekhoudpakket onafhankelijk en is deze niet geïntegreerd in andere software die in het bedrijf gebruikt wordt. Als deze aanpak de voorkeur heeft, wordt het aangeraden om de mogelijke integraties tussen het boekhoudpakket en bijvoorbeeld het CRM - dat door het salesteam wordt gebruikt - te bekijken. Dergelijke integraties maken het mogelijk het invoeren van de gegevens te verminderen, te standaardiseren en ze gemakkelijk bij te werken
Het voeren van de boekhouding is vaak vervelend als de software slecht is opgesteld. Sommige details (zoals snelkoppelingen, het instellen van een dashboard) kunnen een impact hebben op de efficiëntie en tijdwinst. Het is in de meeste gevallen mogelijk om een demoversie aan te vragen en we moedigen je aan om de software te testen om de gebruiksvriendelijkheid vooraf te testen.
De functionaliteiten verschillen van het ene pakket tot het andere en je hebt ze niet allemaal nodig. Een grondige analyse van je behoeften (zie hierboven) stelt je in staat om een beter onderscheid te maken tussen de functies die je nodig zal hebben en de functies die je minder nodig hebt. Bovendien laten de meeste online" of ‘on-premise’ pakketten het toe dat andere tools (bijvoorbeeld dashboard-tools) zich koppelen aan het pakket om gebruikers alle nodige functionaliteiten te kunnen aanbieden.
Prijsmodellen kunnen variëren van pakket tot pakket en kunnen verborgen kosten met zich meebrengen. Om de totale kosten te schatten, raden wij aan om met verschillende zaken rekening te houden.
De prijs van boekhoudpakketten wordt vaak berekend op basis van het aantal gebruikers.
Het is gevaarlijk om enkel op dit aspect de kosten van de verschillende pakketten te vergelijken. Hou er echter rekening mee dat deze kosten slechts een deel van de totale kosten kunnen uitmaken. Weet ook dat die prijsverschillen vaak laag zijn in vergelijking met de kosten van een werknemer... of de koffie die hij maandelijks drinkt.
Softwareleveranciers hebben vaak verschillende versies, en dus ook verschillende prijzen. Het abonnement "Starter" omvat bijvoorbeeld de functies A en B, terwijl het abonnement "Business" de functies A, B, C en D aanbiedt. De logica hierachter is om je eerst de goedkoopste versie te laten nemen om nadien pas de juiste oplossing te kiezen. Het is dan waarschijnlijk dat je heel snel een upgrade moet doen om toegang te hebben tot de functionaliteiten die je nodig hebt et is daarom van cruciaal belang om de functionaliteiten die je op middellange en lange termijn nodig zal hebben, eerst in kaart te brengen om de meest geschikte versie te kiezen.
Het aantal verwerkte eenheden kan snel een grote invloed hebben op de prijs die je betaalt. Deze parameter kan verschillende punten omvatten, zoals het aantal verwerkte facturen, de hoeveelheid gehoste gegevens, het aantal contacten, enz. Dus, hou rekening met je huidige en toekomstige volumes van je financiële afdeling, zodat je de kosten van je toekomstige boekhoudsoftware nauwkeurig kan berekenen.
Welke trainingen hebben de gebruikers nodig? Hoe worden de gegevens van je oude systeem overgezet naar je nieuw boekhoudpakket? Welke ondersteuning krijg je na het opzetten van je pakket? Deze zaken vergen mogelijk extra diensten van de provider en de kosten kunnen zo snel oplopen. Om het integratieproces van je boekhoudsoftware tot een goed einde te brengen, aarzel zeker niet om ons e-boek "Succesvolle integratie van je boekhoudpakket" te raadplegen.
De minimale en maximale contractuele voorwaarden kunnen van leverancier tot leverancier verschillen: sommige geven je de vrijheid om maandelijks een abonnement te nemen, terwijl andere een engagement van minstens één jaar vragen. Hou er echter rekening mee dat de contractvoorwaarden slechts een deel van je commitment uitmaken. Vergeet niet om ook rekening te houden met de technische en operationele uitdagingen om je huidig boekhoudpakket te veranderen. Met andere woorden, de overdracht van gegevens tussen verschillende pakketten is complex, je zal waarschijnlijk voor minimum één fiscaal jaar gebonden zijn aan het contract van je provider.
Om een juist boekhoudpakket te kiezen, is het belangrijk om eerst je behoeften goed te kennen en verschillende oplossingen te vergelijken. Het is ook belangrijk om te onthouden dat je de beste keuze maakt als het pakket ook door ervaren mensen zal worden geïmplementeerd. Zorg er dus voor dat je jezelf omringt, zowel intern als extern, door bekwame mensen en aarzel niet om feedback te vragen van anderen.
Om onze checklist te downloaden, klik hier.