Een checklist met de essentiële vragen die je stelt voor je van boekhoudsoftware verandert.
Een boekhoudprogramma kiezen is een belangrijke beslissing, waar je jarenlang de vruchten van plukt of ... de gevolgen van draagt. De gekozen oplossing gaat immers een belangrijke rol spelen in het dagelijkse leven van het finance team. Daarom is een minutieus selectieproces cruciaal. Een proces dat lang en complex kan zijn.
Met dit artikel willen we je helpen om het methodisch aan te pakken en de bestaande oplossingen efficiënt te vergelijken. Zo vind je zeker de boekhoudsoftware die het beste bij je bedrijf past.
Neem de tijd om je behoeften voor de komende vier à vijf jaar te noteren en af te wegen, voordat je begint te zoeken en vergelijken. Gaat je bedrijf bijvoorbeeld in een andere valuta factureren? Dan moet je daar rekening mee houden. Bepaal voor elke vereiste ook hoe belangrijk deze is: ‘onmisbaar’, ‘handig’ of ‘optioneel’. Zo kan je later indien nodig gemakkelijker beslissen welke criteria het zwaarst moeten doorwegen bij de keuze.
Raadpleeg zeker ook de teams die voor en na je processen een rol spelen, om geen behoeften over het hoofd te zien. Bijvoorbeeld: de teams die instaan voor de offertes, de verkoop of het stockbeheer, maar ook het IT-team. En dan is er nog het juridische aspect. Sinds de goedkeuring van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gelden er namelijk strenge regels voor gegevensbeheer. Omring je binnen het bedrijf met competente personen en stel eventueel een functionaris voor gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO) aan, om je project in goede banen te leiden.
Als je bovendien de kans krijgt om een accountant te raadplegen, raden we aan dat zeker te doen. Dergelijke experts kunnen meestal een software of applicatie aanbevelen die aansluit bij de behoeften van je organisatie.
De vragen die je moet beantwoorden, kunnen we als volgt indelen:
Meer info over de admin features in EMASPHERE →
Zodra je alle vragen hebt beantwoord, kan je beginnen met de vergelijkende analyse van de boekhoudprogramma's op de markt. Wil je tijd winnen? Lees ons artikel over de voornaamste criteria voor je vergelijkende analyse.
Schakel een versnelling hoger in je zoektocht naar de ideale boekhoudsoftware: raadpleeg onze personaliseerbare checklist met vragen om de juiste software te kiezen.
Dat document kan je ook helpen om een vergelijkende analyse uit te voeren.