De CFO van een groep heeft als doel de data van alle entiteiten te centraliseren om een globaal zicht te krijgen op de prestaties van de groep. Dit noemen we managementconsolidatie: een betrouwbaar beeld krijgen van de groepsdata via een geconsolideerde reporting. Deze consolidatie stelt de CFO in staat om de verschillen tussen de filialen te beheren en de informatie van elke entiteit op één lijn te brengen: verschillende valuta, verschillende accounting teams, verschillende boekhoudpraktijken…
Om een correct en betrouwbaar performance management op groepsniveau te garanderen, is het noodzakelijk om intercompanytransacties (meestal “intercos” genoemd) te beheren. Hoewel dit vooral cruciaal is bij de jaarafsluiting en fiscale aangiften, raden wij sterk aan om intercos maandelijks te elimineren. Zo krijg je een betrouwbaar en up-to-date beeld van de resultaten van je groep, exclusief de interne transacties, en voorkom je een kunstmatige verhoging van de inkomsten of kosten.
Om je hierbij te helpen, doorlopen we de verschillende stappen om het concept, de uitdagingen én de eenvoudigste oplossing voor reconciliatie en eliminatie van intercos beter te begrijpen.
Een intercompanytransactie is een boekhoudkundige of commerciële transactie tussen twee entiteiten van dezelfde groep. Er zijn 4 hoofdtypes: aankopen/verkopen, rekening-courant, leningen en goodwill.
Concreet: een filiaal in Frankrijk verkoopt producten aan een ander filiaal in België. Het Franse filiaal factureert het Belgische. Voor Frankrijk wordt dit geboekt als een verkoop, voor België als een aankoop. Maar op groepsniveau gaat het om een interne operatie die niet meegeteld mag worden, omdat ze geen waarde creëert op dat niveau.
De CFO of consolideerder wil deze transacties dus makkelijk kunnen identificeren en elimineren in de geconsolideerde reporting.
Voor je intercos kan identificeren en elimineren, moet de group CFO de bestaande relaties tussen entiteiten duidelijk maken. Dit begint met een inventaris en, indien nodig, het opstellen van een groepsbeleid.
Hiervoor moet je:
Na de mapping van de relaties, en vóór de eliminatie, moeten de intercos zichtbaar zijn in de boekhouding van elke entiteit. Dit heet interco reconciliatie: het identificeren van alle intercompany in- en uitstromen binnen elk filiaal.
Deze stap is de lastigste als ze niet vooraf goed is voorbereid, want de flows moeten homogeen gepresenteerd worden tussen de filialen (zoals in stap 1). Dat betekent dat valuta gelijk of vergelijkbaar moeten zijn, gefactureerde bedragen identiek, en boekingen op dezelfde manier benoemd.
Het finance team van de groep dat de geconsolideerde jaarrekening voorbereidt, moet daarna alle intercos elimineren om te vermijden dat interne operaties worden meegeteld. Als dit niet gebeurt, worden de inkomsten kunstmatig opgeblazen, de marges vertekend en verliest de onderneming haar financiële geloofwaardigheid.
Eenmaal geïdentificeerd, moeten de intercos eenvoudig verwijderd worden uit de geconsolideerde reporting zodat de groepsprestaties alleen de externe transacties weerspiegelen. Dit proces heet interco eliminatie en neutraliseert alle interne operaties.
Zoals je begrijpt, is reconciliatie en eliminatie cruciaal, maar ook erg tijdrovend. Heb je 10 filialen, vermenigvuldigd met al hun interacties… dan krijg je al snel duizelingwekkende cijfers. En dat is nóg erger als je elke transactie manueel moet terugzoeken zonder een geautomatiseerde tool.
Om de eindjaarsrush te vermijden, waar correcties langer duren en risicovoller zijn, raden wij aan om:
Om de betrouwbaarheid en efficiëntie van groepen te garanderen en het tijdrovende manuele werk te vermijden, raden wij aan om een gespecialiseerde reporting software te gebruiken die het interco management het hele jaar door automatiseert.
Zo kun je geconsolideerde dashboards bekijken in verschillende perspectieven:
Daarom hebben we bij EMAsphere een speciale module toegevoegd om deze intercompany operaties te automatiseren, te reconciliëren en te beveiligen.