Data spelen een steeds belangrijkere rol in bedrijven, in alle sectoren. Ze komen tegenwoordig van alle kanten binnen. Onder die berg data raakt de echte informatie al snel zoek. Je hebt waarschijnlijk al gemerkt dat je steeds meer tijd besteedt aan het doorzoeken van databases. Het probleem is dus niet zozeer het verzamelen van data, maar vooral er betekenis aan geven.
Op hun zoektocht naar informatie vonden managers al snel een bondgenoot: Excel. De tool, ontstaan midden jaren 80, heeft een groot deel van de bedrijven wereldwijd voor zich gewonnen. Volgens een studie over de productiviteit van de Office-suite gebruikt 82% van de bedrijven Excel regelmatig.
Dat succes is begrijpelijk. Excel is een krachtige tool met heel wat pijlen op zijn boog. Maar zodra je database groter wordt, wordt het ingewikkelder. Net die beperkingen van de software bekijken we hier in detail.
Op het programma: de 5 beste redenen om te stoppen met rapportering via Excel:
7 fouten die je moet vermijden voor een geslaagde rapportering
✅ Elke financial heeft ooit wel eens een fout gemaakt in zijn rapportering. Dankzij onze meer dan 10 000 klantbedrijven konden we de meest voorkomende fouten voor je bundelen.
❌Maak nooit meer een fout en download dit gratis e-book.
Meer dan 75% van de managers is ervan overtuigd dat hun data correct zijn. Dat blijkt uit een artikel in “Les Echos Business”, dat onderzocht hoeveel vertrouwen managers hebben in hun data. Volgens datzelfde artikel is ons vertrouwen in die data echter “overdreven”. De University of Hawaii boog zich over de vraag. Volgens hen bevatten bijna 9 op de 10 Excel-bestanden fouten.
De juiste cellen koppelen, de juiste databereiken selecteren, overbodige informatie wegfilteren… Als je met spreadsheets werkt, weet je hoeveel van die kleine, repetitieve handelingen er zijn. Elk van die mini-handelingen houdt een risico op fouten in. Vermenigvuldig dat met het aantal cellen in je bestand. De kans dat er geen enkele fout in je berekeningen is geslopen, is klein.
Het probleem is dat een fout al snel zware gevolgen kan hebben. Een verkeerd geplaatste komma kan ertoe leiden dat je bepaalde factoren onderschat. Je besluitvorming dreigt dan gebaseerd te zijn op foutieve informatie. En het is nooit prettig om de verantwoordelijkheid te dragen voor een slechte beslissing. Nog minder als een tikfout de oorzaak is.
De University of Southern Denmark onderzocht trouwens hoeveel die fouten kunnen kosten. De studie noemt enkele concrete gevolgen:
De conclusie is duidelijk: de kwaliteit van je rapportering en je beslissingen hangt af van de kwaliteit van je informatie. Daarom moet je je documenten tegen die fouten beschermen.
Goed nieuws: er bestaan oplossingen! De meeste fouten in spreadsheets komen voort uit repetitieve handelingen. Toch zijn het net die handelingen die de minste toegevoegde waarde opleveren. Laat ze over aan je computer en focus op wat echt belangrijk is voor jou ! Terugkerende taken zijn zijn specialiteit. Om er het maximum uit te halen, geef je je computer de juiste tools.
Neem nu EMASPHERE. Dankzij de doorgedreven automatisering laat het platform je focussen op wat de meeste waarde oplevert voor je bedrijf. Bovendien werd de oplossing ontwikkeld door experts, om ze zo betrouwbaar mogelijk te maken, onder meer dankzij de automatische synchronisatie van data. Zo kun je met een gerust gevoel fouten achter je laten.
Meer over de expertise van EMASPHERE →
Je kent het gevoel wel. De uren tikken weg terwijl je vastzit in je spreadsheet. Manuele handelingen veroorzaken niet alleen fouten, ze kosten ook veel tijd. Je moet:
Die taken nemen bij CFO's doorgaans hele dagen in beslag. Een studie van Brainyard stelt dat een CFO bijna 12 uur per week besteedt aan het bouwen van spreadsheets. Tijd die je niet gebruikt om je data te interpreteren.
En net tijd hebben CFO's te weinig. Dat concludeert een studie van Accountemps over de obstakels voor de productiviteit van CFO's. Volgens die studie is tijdsgebrek de factor met de meeste negatieve impact op hun projecten. Daarom is het essentieel dat je repetitieve taken van je bord schuift.
Besteed je tijd aan het inzetten van je expertise in plaats van aan Excel. Zo kun je focussen op het verbeteren van de kwaliteit van je rapportering. En zo bereik je je KPI's nog sneller.
Wil je productiever zijn? Kies dan voor efficiënte tools. Neem nu EMASPHERE, met een hele reeks vooraf geconfigureerde dashboards. Omdat je je data ermee omzet in bruikbare managementinformatie, bespaar je met deze tool kostbare tijd. Zo kun jij je toeleggen op het analyseren en interpreteren van resultaten in plaats van op het maken van rapporten.
Maak het jezelf makkelijk: kies voor functionaliteiten op maat. EMASPHERE kan bijvoorbeeld ook automatisch slide decks genereren op basis van je dashboards. Daardoor ben je in enkele seconden klaar om je directiecomité te informeren!
Ontdek hoe je je dashboard configureert met EMASPHERE →
Download gratis ons e-book: 🤔 "Hoe bouw je een dashboard?" 🚀
Volgens een studie van PwC is performance management de prioriteit van CFO's. De studie vermeldt ook dat er van hen steeds diepgaandere analyses worden verwacht. Je zult dus steeds geavanceerdere kruisanalyses tussen je databases moeten maken. Die moeten de complexe verbanden tussen je verschillende afdelingen blootleggen. Zo moet je bijvoorbeeld je operationele en financiële data naast elkaar kunnen leggen. Daarom is het cruciaal dat je je data kunt combineren.
Met Excel kun je kruisanalyses maken via draaitabellen. Als je dat al eens geprobeerd hebt, weet je dat het een echte acrobatentoer kan zijn. Excel is gewoon niet ontworpen om verschillende databases te combineren. Je mogelijkheden zijn dus beperkt. Hetzelfde geldt voor de diepgang van je analyse.
Platformen voor performance management maken zeer diepgaande kruisanalyses mogelijk. KPI's opstellen door je data te combineren wordt dan snel en intuïtief. Je kunt bijvoorbeeld boekhoudkundige data (zoals de omzet) combineren met data uit je CRM of ERP.
Het EMASPHERE-platform heeft een "drill-down"-functie. Met één klik vanuit je rapportering duik je dieper in je data. Navigeren door je data wordt kinderspel:
Kortom: je krijgt toegang tot wat je wilt, wanneer je het wilt.
Meer over de drill-downfunctie van EMASPHERE →
Sinds de komst van SharePoint kun je met meerdere mensen aan hetzelfde document werken. Toch blijft samenwerken in hetzelfde Excel-bestand complex. Er zijn problemen met:
Al die problemen leiden tot fouten. Die obstakels voor samenwerking vormen een bedreiging voor je data:
Hou daarnaast in gedachten dat er evenveel manieren zijn om een Excel-bestand op te bouwen als er gebruikers zijn. Jouw gewoontes zijn niet die van je teams. Een Excel-bestand begrijpen dat iemand anders heeft gemaakt, is dan ook soms een echte uitdaging.
Bij EMASPHERE heeft daarentegen elke gebruiker zijn eigen gepersonaliseerde toegang. Zo kun je je medewerkers precies de toegang geven die ze nodig hebben. De informatie gaat rechtstreeks naar waar ze het nuttigst is.
Samenwerken krijgt zo een heel nieuwe betekenis:
Ontdek hoe EMASPHERE samenwerking kan verbeteren →
🤔 Hoe stop je als CFO met achter de tijd aan te hollen?
⏰ Ontdek de 4 hefbomen om tijd te besparen als CFO, in een gratis e-book.
Excel is een tool waarmee je data bewerkt om er tabellen of grafieken van te maken. Maar Excel is niet ontworpen als database. Daarom houdt Excel nauwelijks sporen bij van wijzigingen in je data. Met andere woorden: wie Excel gebruikt, riskeert de historiek van zijn data te verliezen. Nochtans kun je de evolutie van je cijfers nauwkeuriger voorspellen als je weet waar ze vandaan komen. Zoals een studie van de Université Catholique de Louvain aangeeft:
"Dankzij de historiek van data kun je bepaalde gebeurtenissen begrijpen door ze te vergelijken over verschillende periodes. Het is een belangrijk onderdeel bij het nemen van beslissingen in bedrijven. Zo kun je bepaalde data in een context plaatsen.”
Met EMASPHERE heb je de historiek van je data binnen handbereik. Navigeer vlot tussen de verschillende periodes. Je hebt voortaan een volledig overzicht van je cijfers. Je kunt zelfs de oorzaken van de verschillende financiële bewegingen achterhalen. Zo weet je precies wat je moet doen om je KPI's te halen.
Meer over de historiek van data bij EMASPHERE →
Even samenvatten! Je dagelijkse werk als financieel expert is als een wandeltocht naar betere prestaties voor je bedrijf. Je bent waarschijnlijk op pad gegaan met een Zwitsers zakmes. Na verloop van tijd en met nieuwe uitdagingen volstond dat niet meer. Excel heeft dezelfde beperkingen. Daarom is het tijd voor een andere tool.
Om zo goed mogelijk aan je noden tegemoet te komen, is EMASPHERE tegelijk:
Daarom is EMASPHERE het platform dat je naar je bestemming brengt.
Kortom: wees niet bang om de juiste tool te gebruiken voor het juiste probleem.
Heeft de ervaring van Engels je zin gegeven om meer te weten over EMASPHERE?
EMASPHERE is een SaaS-platform voor geautomatiseerde rapportering. Besteed minder tijd aan het bouwen van je dashboards en meer tijd aan het analyseren ervan!