<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=370153&amp;fmt=gif">
Gratis proefversie
|
be burger waterloo

Be Burger automatiseert de rapportage van zijn 8 entiteiten

Be-burger-logo

Vroeger was ik elke maand drie dagen bezig met de geconsolideerde rapportage, nu maar één dag.
Maxime Herbays, CFO bij Be Burger

Gedigitaliseerde consolidaties, een essentieel proces

Black Angus vlees, brood van bij de plaatselijke bakker en verse frieten van gewone of zoete aardappelen ... Deze kwaliteitsproducten gebruikt Be Burger in zijn restaurants, dat gespecialiseerd is in huisgemaakte hamburgers en verse frieten. Sinds de opening van het eerste restaurant in 2015 kent het burgerzaak steeds meer en meer succes. Be Burger telt nu al zeven restaurants in België.

Door Be Burger’s snelle groei besteedde Maxime Herbays, CFO bij Be Burger, elke maand heel wat tijd aan de geconsolideerde rapportage in Excel. Samen met de directie wilde Maxime de evolutie van nieuwe specifieke KPI’s zoals de personeelskostenratio, gemakkelijker kunnen opvolgen om elk restaurant rendabeler te maken. Dit zorgde ervoor dat Be Burger bij EMAsphere terecht kwam. Rapporteringen werden geautomatiseerd en Maxime kreeg een optimaal inzicht in de resultaten van elk restaurant.

1 rapportering, 8 entiteiten, ½ dag

Omdat elk restaurant van Be Burger een apart bedrijf is, besteedde Maxime Herbays veel tijd aan de geconsolideerde management rapportering in Excel. “Elke maand moeten we een geconsolideerde reporting presenteren. Daar hadden we vroeger bijna drie werkdagen voor nodig. We moesten een balans opstellen en nakijken, controleren of alle gegevens correct waren, de nodige correcties aanbrengen en tot slot alles samenvoegen.” legt Maxime uit.

Dankzij EMAsphere besteedt Be Burger’s CFO nu nog maar een derde van die tijd aan management rapportering. Deze all-in-one tool verzamelt en centraliseert de boekhoudkundige gegevens en zet ze automatisch om in ready-to-use management dashboards. Aan de hand van de reporting en de informatie van EMAsphere controleert Maxime Herbays of de boekhouding klopt. 

Ik werk nu veel efficiënter. Vanaf nu kan ik in één dag tijd de geconsolideerde rapportering van de maand klaarstomen. Tijd genoeg dus om de resultaten te checken en waar nodig de boekhouding te corrigeren. Wanneer we een rekening aanmaken die niet in de mapping van EMAsphere zit, verschijnt er een extra regel en weten we precies waar in de boekhouding we moeten gaan kijken. Zo missen we nooit nog informatie.” maakt Maxime duidelijk.

Gemakkelijk vergelijken dankzij automatische subconsolidatie

Toen Be Burger’s CFO de rapportering nog manueel aanmaakte, vond hij het storend dat hij geen zicht had op de tussentijdse resultaten. “Vroeger moest ik de boekhouding van elk restaurant opvragen om een totaalbeeld te krijgen. Dat was tijdrovend en bovendien hadden we pas zicht op het hele plaatje wanneer we klaar waren met de acht bedrijven.”

Met behulp van EMAsphere’s features voor geconsolideerd management is Be Burger veel flexibeler geworden. Het bedrijf heeft nu een overzicht van de winst- en verliesrekeningen van zijn acht entiteiten (zeven restaurants + het moederbedrijf). En in enkele klikken kan het bijvoorbeeld de geconsolideerde resultaten van drie restaurants bekijken dankzij subconsolidatie features. Maxime Herbays voegt er nog aan toe dat: “Zodra we inloggen op EMAsphere’s platform, zien we automatisch het geconsolideerde resultaat tot op dat moment en de geschiedenis van de vorige maanden. We kunnen moeiteloos het best presterende restaurant vergelijken met het minst goed presterende.”

Duidelijke inzichten, maximale optimalisaties

Om zijn restaurants rendabeler te maken, volgt het bedrijf specifieke horeca-ratio's op de voet. “De F&B-ratio (Food & Beverages, % kosten van de voedingsmiddelen ten opzichte van de omzet) kon tot 30% bedragen en de personeelskostenratio soms wel 50%. Dat is een veel te groot aandeel van de omzet. Met Excel was het echter niet altijd makkelijk om de data achter die ratio's te analyseren.”

Dankzij de drill-down feature kan Be Burger de ratio’s nu dieper uitspitten en meteen juiste stappen zetten om ze te verbeteren. Uit de analyse van de personeelskostenratio bleek bijvoorbeeld dat er op bepaalde momenten van de dag te veel werknemers gepland stonden. Door het planningssysteem te optimaliseren, kon de ratio met 25 tot 40% worden teruggeschroefd, afhankelijk van het restaurant.

Maxime Herbays legt uit: “Wat de F&B-ratio betreft, zagen we dat er soms producten werden besteld die niet eens op het menu stonden! Daarom hebben we een orderplatform ingevoerd, met een catalogus waarin alleen de ingrediënten voor onze menu’s te vinden zijn. Nu bedraagt onze F&B-ratio gemiddeld 25%.”

Be Burger wil zijn klanten binden en uitbreiden naar Frankrijk. Ze zijn van plan de komende drie jaar een tiental nieuwe restaurants te openen. Over de consolidatie van die groei maakt Maxime Herbays zich alvast geen zorgen: “EMAsphere is uitstekend geschikt voor bedrijven met meerdere entiteiten. Ik ben vooral blij dat ik met de tool zoveel tijd win, maar ik hou ook van de heldere output. In een vingerknip heb ik een overzicht van de zeven entiteiten en kan ik hun resultaten vergelijken. Zo kan ik meteen de nodige stappen zetten.”

Over het bedrijf

  • Hamburgers met verse frietjes
  • 7 Belgische restaurants
  • Opgericht in 2015
  • 90 werknemers
  • 7 miljoen euro omzet

Blijf op de hoogte.