Vóór EMAsphere was de financiële en operationele informatie moeilijk te lezen en te raadplegen.
De boekhoudkundige data werden opgehaald in Cegid en data van de sales pipeline in Salesforce. Vervolgens werden ze in een Excel samengebracht om er formules op toe te passen.
Damien vertelt wat dat betekende voor het team van Coffreo:
We waren het gewoon om in Excel-bestanden te werken, met allerhande complexe formules. De data waren meestal moeilijk te lezen en er ging veel tijd mee verloren. Vooral voor wie een algemeen beeld van de financiële data nodig had, in plaats van een gedetailleerd inzicht, was dat heel vervelend.
Volgens Damien winnen de leden van het directiecomité nu heel wat tijd.
Met EMAsphere heeft ons directiecomité direct toegang tot de meest strategische data. Ook al hebben de directieleden geen moeite om de financiële data te begrijpen, met de tool winnen ze tijd. Ze kunnen zelfs direct via de interface vragen stellen. Ze kunnen zelfs direct via de interface vragen stellen.
Vandaag helpt EMAsphere Coffreo om financiële en operationele informatie te delen. De financiële data wordt direct vanuit Cegid ingevoerd in EMAsphere en de operationele data direct vanuit Salesforce.
Op basis van die data verstrekt Coffreo zijn teams gemakkelijk toegankelijke en nauwkeurig gestructureerde informatie.
Om daarin te slagen heeft Coffreo twee maatregelen getroffen:
Damien licht toe:
Financiële informatie begrijpen is niet altijd even eenvoudig. Door de teams op te leiden over financiële data, maken we die informatie toegankelijker. Het geeft de teams ook meer inzicht in de financiële uitdagingen.
Daarnaast kunnen we de informatie aanpassen aan elke medewerker, door met verschillende gebruikersprofielen te werken. Zo is de informatie voor iedereen veel gemakkelijker te interpreteren. Op dit moment hebben we specifieke menu’s voor:
Alle medewerkers met een account kunnen op elk moment hun eigen ruimten raadplegen op een drager naar keuze (pc, tablet, iOS- of Android-smartphone).
Een overzicht van de schermen van EMAsphere op verschillende dragers: tablet, smartphone en desktop
Voor bedrijven die worden gefinancierd door aandeelhouders, is het belangrijk om financiële data te kunnen delen. Dit is de feedback van onze klanten Urbantz en Utopix, twee startups in volle groei.
De follow-up van de salespipeline en de productimplementatie van de oplossing bij de klant: het was ook een van de uitdagingen van Coffreo, waarvoor ze van nul begonnen.
Aanvankelijk werkten de verantwoordelijke teams volledig op het gevoel af. Daar kwam verandering in met de komst van EMAsphere.
Vooral de teams die instaan voor de sales en de productimplementatie merkten het verschil, dankzij de specifieke dashboards voor managers en teams. Nu ze de juiste tools hebben, kunnen beide afdelingen veel doelgerichter werken.
Damien vertelt welke KPI’s deze teams gebruiken:
Vandaag hebben het salesteam en het team voor productimplementatie in één klik toegang tot heel nauwkeurige data:
- de klanten die de laatste achttien maanden getekend hebben;
- de gemiddelde omzet van de laatste maanden;
- de totale omzet van de laatste maanden;
- de voortgang van de productimplementatie;
- ...
Wanneer hij het met de managers van de sales- en implementatieteams over EMAsphere heeft, merkt Damien hoe enthousiast ze zijn. Hij blikt terug:
Ik heb het project van de reportings voor sales en productimplementatie voorgesteld aan de betrokken managers. Hun reactie was meteen positief. Die geestdrift bracht me een stap dichter bij mijn doel: de teams begeleiden naar meer autonomie op het vlak van financiële en operationele informatie.
Sinds Coffreo EMAsphere gebruikt, kunnen ze de sales en productimplementaties veel nauwkeuriger opvolgen. Damien maakt de balans op:
We kunnen nu focussen op onze activiteiten met de beste ROI-opportuniteiten (Return On Investment). Daarvoor kunnen we ons baseren op een mix van commerciële en financiële data. Vóór EMAsphere hadden we elke maand meerdere dagen nodig om die data voor te bereiden. Met EMAsphere is de klus binnen het halfuur geklaard.
Vóór EMAsphere hadden de managers geen toegang tot de financiële informatie. De Excel-bestanden van de financiële teams van Coffreo waren te complex voor de andere teams.
Damien herinnert zich die periode:
Om specifieke informatie door te spelen, moesten we de Excel-bestanden aanpassen. Dat was veel werk en hield bovendien een groot risico op fouten in.
Nu de financiële en operationele data direct en automatisch worden ingevoerd in EMAsphere, kijkt Coffreo helemaal anders naar de invoer en follow-up van financiële data.
De boekhoudkundige data worden nu direct opgehaald in Cegid, via de connector Quadra on Demand. Hetzelfde geldt voor de data van de salespipeline, die in Salesforce worden opgehaald en direct ingevoerd in EMAsphere.
Zo beschikken de managers over juiste, up-to-date data in een gebruiksvriendelijk formaat, dankzij de meer dan 50 grafische ready-to-use weergaven van EMAsphere. De data zijn betrouwbaarder en gemakkelijker te interpreteren.
Voorbeelden van grafische weergaven van EMAsphere, gebaseerd op fictieve data
Damien legt ook uit waarom het, omwille van de autonomie van de managers, voor de hand lag om verschillende gebruikersprofielen aan te maken.
We zochten een tool waarmee elke gebruiker precies de informatie kan raadplegen die hij of zij nodig heeft. Met EMAsphere hebben alle managers een eigen gebruikersprofiel met de informatie voor hun afdeling. Die segmentering heeft twee grote voordelen. Enerzijds blijft gevoelige informatie vertrouwelijk, zoals de lonen. Anderzijds krijgen de managers niet meer data voorgeschoteld dan ze nodig hebben, zodat ze kunnen focussen op de data van hun afdeling.
Met EMAsphere is het mogelijk om financiële en operationele data op een heel andere manier te raadplegen. Voortaan is de informatie gemakkelijk te begrijpen en te herleiden tot de bron. Met de drill-down feature kunnen de managers bijvoorbeeld volledig zelfstandig doorklikken tot de bron van de uitgaven die worden afgetrokken van hun budget. Damien verduidelijkt: “Met de drill-down kunnen de managers in één klik de factuur van een uitgave bekijken. Met die feature winnen ze echt aan autonomie!”
