Features
Algemene Gebruiksvoorwaarden van de EMAsphere Oplossing (België / Nederland)
Select your EMAsphere subscription
EMAsphere S.A.
Rue du Bosquet, 9 1348 Louvain La Neuve, België
BCE 0538.597.349
Artikel 1 - Toepassingsveld
Deze Algemene Gebruiksvoorwaarden (hierna “AGV”) zijn van toepassing op elke bestelling van de Klant bij EMAsphere en op elk gebruik van de Oplossing. De keuze van de Toepassingen en de bijbehorende prijzen staan vermeld op de Bestelbon. Tenzij er expliciet afstand van wordt gedaan, ondertekend en vermeld op de Bestelbon, sluiten de AGV alle andere algemene en/of specifieke voorwaarden van de Klant uit. Door ondertekening van de Bestelbon bevestigt de vertegenwoordiger van de Klant dat hij/zij beschikt over de noodzakelijke machtigingen en bevoegdheden om de rechtspersoon die hij/zij vertegenwoordigt rechtsgeldig te binden.
Artikel 2 - Definities
Termen die beginnen met een hoofdletter worden als volgt gedefinieerd:
- “Bestelbon”: verwijst naar het door de Klant ondertekende bestelbon.
- “AGV”: verwijst naar de algemene voorwaarden voor het gebruik van de Oplossing.
- “Klant”: verwijst naar de natuurlijke of rechtspersoon die een Contract is aangegaan.
- “Contract”: verwijst naar het contractuele geheel gevormd door de Bestelbon en de AGV.
- “Gegevens”: verwijst naar alle gegevens (met name financiële, boekhoudkundige of andere gegevens) die in de Oplossing worden beheerd.
- “Intellectuele eigendomsrechten”: betekent octrooien, plannen, modellen, tekeningen, auteursrechten, softwarerechten, gegevensrechten, handelsmerken, dienstmerken, know-how, domeinnamen, handelsnamen (al dan niet geregistreerd, met inbegrip van elke aanvraag voor registratie met betrekking tot de genoemde rechten) en in het algemeen elk recht van soortgelijke aard, met inbegrip van elke uitbreiding en verlenging van de genoemde rechten, overal ter wereld.
- “EMAsphere”: betekent EMAsphere S.A of enige rechtsopvolger.
- “Platform”: betekent het cloudplatform dat toegankelijk is via https://ema.emasphere.com of elke andere url die voor dit doel door EMAsphere is aangegeven.
- ”Diensten”: verwijst naar de consultancydiensten die door EMAsphere kunnen worden geleverd. “Applicatiediensten”: verwijst naar de functionaliteiten die in SaaS-modus door EMAsphere aan Gebruikers worden aangeboden via het Platform.
- “Oplossing”: betekent de combinatie van toegang tot het Platform en het gebruik van de Applicatiediensten.
- “Gebruiker”: verwijst naar elke persoon onder de bevoegdheid van de Klant (werknemer, vertegenwoordiger, agent, enz.) die gemachtigd is om toegang te krijgen tot de Oplossing.
Artikel 3 - Voorwerp
Het doel van de AGV is het definiëren van de voorwaarden die van toepassing zijn op de Oplossing. In ruil voor betaling van de prijs, geeft de Dienstverlener de Klant, die hiermee akkoord gaat :
- Een recht op toegang tot het Platform onder de hieronder gedefinieerde voorwaarden;
- Een recht op het eindgebruik van de applicatiediensten, support en ontwikkeling;
- Een reeks Diensten zoals hieronder gedefinieerd, met name data hosting.
Artikel 4 – Facturatie en betalingen
4.1. Tarieven
De toepasselijke tarieven voor het gebruik van het Platform en van de Applicatiediensten staan vermeld op de Bestelbon. Alle bedragen zijn netto en exclusief BTW.
4.2. Betalingstermijn
Behoudens andersluidend beding zijn facturen betaalbaar binnen een termijn van maximaal dertig (30) dagen te rekenen vanaf de datum van verzending.
4.3. Betaling
Behoudens een andersluidend beding, is de uitvoering van een Bestelbon door EMAsphere afhankelijk van voorafgaande betaling.
4.4. Indexering
EMAsphere behoudt zich het recht voor om elk jaar, op de verjaardag van de inwerkingtreding van de bestelbon en ongeacht de duur van het contract, zijn tarieven te indexeren met vermelding van de toegepaste index van de consumptieprijzen zoals gepubliceerd door de FOD Economie.
4.5. Niet-betaling
In geval van niet-betaling, gedeeltelijke betaling of laattijdige betaling heeft EMAsphere, ongeacht enige andere mogelijke maatregel, het recht om de toegang tot de Oplossing en/of enige levering van Diensten op te schorten totdat de prijs volledig is betaald, zonder dat de gevolgen van deze opschorting op enigerlei wijze tot de aansprakelijkheid van EMAsphere kunnen leiden.
4.6. Boetebedragen
Op elk bedrag dat niet op tijd werd betaald zal van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling een conventionele vertragingsintrest verschuldigd zijn van tien procent (10%), tot algehele en volmaakte betaling. EMAsphere zal eveneens gerechtigd zijn een forfaitaire vertragingsvergoeding te vorderen van vijftien procent (15%) op alle onbetaalde bedragen.
4.7. Facturatieadres
In geval van wijziging van het facturatieadres van de Klant, dient de Klant EMAsphere hiervan onmiddellijk op de hoogte te brengen; EMAsphere kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die het gevolg is van een laattijdige verwittiging door de Klant.
4.8. Tariefaanpassing voor datavolume
Bij het gebruik van de Oplossing erkent de Klant dat het volume van de gegevens die in het EMAsphere-platform worden geïntegreerd en verwerkt, gevolgen kan hebben voor de kosten in verband met de opslag en de goede werking van de Oplossing.
Als EMAsphere tijdens de eerste integratie van de gegevens en gedurende de looptijd van het contract constateert dat het datavolume meer dan drie miljoen (3.000.000) regels bedraagt, behoudt EMAsphere zich het recht voor om de facturatie van de Klant aan te passen.
De Klant en EMAsphere verbinden zich ertoe proactief te overleggen om een oplossing te vinden die aangepast is aan de behoeften van de Klant en de technische en financiële beperkingen van EMAsphere.
In geval van prijsaanpassing stelt EMAsphere de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte, met vermelding van de redenen en de voorwaarden van de aanpassing.
Artikel 5 - Toegang tot het Platform
5.1. Individuele toegang
Alleen de Klant maakt gebruik van dit toegangsrecht. Deze kan op elk moment inloggen - met uitzondering van onderhoudsperiodes - d.w.z. 24 uur per dag, 7 dagen per week, inclusief zon- en feestdagen.
5.2. Klantenaccount
Na het invullen van de formaliteiten voor het openen van een account en de betaling van de prijs zoals aangegeven in de bestelbon, krijgt de Klant een klantenaccount (hierna “Klantenaccount”) waarmee hij gebruikersaccounts (hierna “Gebruikersaccounts”) kan beheren en aanmaken om de verschillende Gebruikers toegang te geven tot de Oplossing. Een Gebruikersaccount bevat een unieke identificatiecode (login) en een wachtwoord of een andere vorm van unieke identificatie die door EMAsphere wordt bepaald.
5.3. Privacybeleid
De Klant en de Gebruiker zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van de identificatiecodes en wachtwoorden. Meer algemeen zal alleen de Klant de verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de veiligheid van de individuele toegangsposten tot de Oplossing. De Klant is alleen en uitsluitend aansprakelijk indien de identificatiecodes en wachtwoorden abusief worden gebruikt. De Klant zal ervoor zorgen dat geen andere persoon die niet gemachtigd is door de Dienstverlener toegang krijgt tot de oplossing. Elke toegang tot de oplossing via een Gebruikersaccount wordt verondersteld te kunnen worden toegeschreven aan de betreffende Gebruiker en aan de Klantenaccount van waaruit deze toegang afkomstig is. De Klant is verantwoordelijk tegenover EMAsphere voor elk gedrag, actie of omissie van de Gebruikers die deel uitmaken van zijn Klantenaccount en stelt EMAsphere schadeloos voor alle eventuele schade die daaruit zou kunnen voortvloeien. In geval van misbruik, verlies, diefstal of enig ander probleem met betrekking tot een identificatiecode of wachtwoord, verplicht de Klant zich om EMAsphere hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dit per aangetekende brief te bevestigen.
EMAsphere behoudt zich het recht voor om, met of zonder voorafgaande melding, zonder enige aansprakelijkheid, een Klantenaccount of een Gebruikersaccount te beperken, op te schorten of te verwijderen in geval van schending of niet-naleving door de Klant en/of een Gebruiker van een of meer bepalingen uit het Contract, de wet of andere toepasselijke regelgeving, of de rechten van derden. Als een Klantenaccount wordt opgeschort of verwijderd, heeft de Klant (en de Gebruikers van de Klant) geen toegang meer tot de Oplossing. Bij opschorting of verwijdering van een Gebruikersaccount heeft de betreffende Gebruiker geen toegang meer tot de Oplossing.
5.4. Onderhoud
De Klant is zich bewust van de technische risico's die inherent zijn aan het internet en van de toegangsonderbrekingen die hieruit kunnen voortvloeien. Bijgevolg kan EMAsphere niet verantwoordelijk worden gehouden voor een eventuele onbeschikbaarheid of vertraging van de Oplossing. EMAsphere kan de continuïteit van de Applicatiediensten, die op afstand via internet worden uitgevoerd, niet garanderen, wat de Klant erkent. De toegang tot het Platform kan van tijd tot tijd worden onderbroken vanwege onderhoudswerkzaamheden die nodig zijn voor het goed functioneren van de Oplossing. Als de Applicatiediensten worden onderbroken voor onderhoud, verplicht de Dienstverlener zich de Klant zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte te stellen, zodat de Klant maatregelen kan nemen om onderbreking van zijn bedrijfsactiviteiten te voorkomen. De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen die deze onbeschikbaarheid kan hebben voor de activiteiten van de Klant.
Artikel 6 - Gebruik van de Applicatiediensten
6.1. Gebruik van de Applicatiediensten
De Klant verbindt zich ertoe de Applicatiediensten te gebruiken voor zijn eigen behoeften en in overeenstemming met hun bestemming, met uitsluiting van enig ander doel. In het bijzonder verbindt de Klant zich ertoe om niet:
- Pogingen om de beveiligings-, verificatie- en vertrouwelijkheidsprocedures voor toegang tot de Oplossing of de Gegevens om te leiden, te openen of te wijzigen;
- De beperkingen op het gebruik van een Klant- of Gebruikersaccount op te heffen;
- Proberen de kwetsbaarheden van het Platform te testen;
- De Applicatiediensten wijzigen of proberen te wijzigen;
- Het introduceren van virussen, malware, denial of service-aanvallen, of enige andere actie die kan resulteren in het degraderen, vertragen, beschadigen of in gevaar brengen van de Oplossing;
- Het gebruik van technologie (bijvoorbeeld datamining, spiders, crawlers, screen scraping of andere soortgelijke technologie of functionaliteit) om de oplossing of de gegevens te kopiëren of te gebruiken voor andere doeleinden dan die waarvoor EMAsphere toestemming heeft gegeven;
- Pogingen om toegang te krijgen tot de gegevens van andere klanten of gebruikers of deze te wijzigen.
6.2. Toegang tot de Oplossing
De Oplossing wordt door EMAsphere beschikbaar gesteld op een “as is”-basis. De Klant en de Gebruiker erkennen dat het gebruik van de Oplossing voor risico van de Klant en de Gebruiker is, en dat EMAsphere niet kan garanderen dat de Oplossing te allen tijde toegankelijk of bruikbaar zal zijn, of dat er geen problemen met de toegang, het gebruik of de prestaties zullen zijn. De verbintenissen van EMAsphere zijn slechts middelenverbintenissen.
Article 7 - Support en evolutie van de Oplossing
7.1. Support
Het eerste niveau van support voor het identificeren van een afwijking in de Oplossing wordt geleverd door de EMAsphere-partner die verantwoordelijk is voor de implementatie en configuratie van de Oplossing voor de Klant. EMAsphere is alleen verplicht om het eerste niveau van ondersteuning uit te voeren als het zelf de implementatie en configuratie voor de Klant heeft uitgevoerd.
7.2. Evolutie
EMAsphere behoudt zich het recht voor om naar eigen goeddunken wijzigingen aan te brengen in de Oplossing die conform het Contract aan de Klant ter beschikking is gesteld, mits deze wijzigingen de prestaties van het systeem en/of de technische voorwaarden niet aanzienlijk verslechteren ten opzichte van de prestaties die vóór de wijziging bestonden.
Artikel 8 - Eigendom
8.1. Eigendom van de Oplossing
EMAsphere blijft de enige eigenaar van de Oplossing en alle intellectuele eigendomsrechten die hierop betrekking hebben. De Klant geniet geen ander voorrecht dan het gebruik van de Oplossing in overeenstemming met de voorwaarden van het Contract.
De Klant verplicht zich geen wijzigingen aan te brengen in de Applicatiediensten die hem ter beschikking worden gesteld. Elke schending van deze verplichting zal het Contract onmiddellijk beëindigen. Elke reproductie, zelfs gedeeltelijk, van het Platform en de functies is onderworpen aan de voorafgaande schriftelijke toestemming van EMAsphere. EMAsphere blijft ook eigenaar van alle standaard- of specifieke ontwikkelingen met betrekking tot de Oplossing en kan alle ideeën, concepten, methoden, knowhow of technieken met betrekking tot programmering of dataverwerking die tijdens de uitvoering van welke dienst dan ook worden ontdekt of ontwikkeld, vrijelijk hergebruiken, zelfs als de dienst door de Klant is besteld en betaald.
In het geval dat de Klant samen met EMAsphere bijdraagt aan de creatie van een werk dat door Intellectuele Eigendomsrechten kan worden beschermd, stemt de Klant ermee in om voor de duur van elk betrokken Intellectuele Eigendomsrecht en voor de hele wereld gratis zijn Intellectuele Eigendomsrechten op het werk over te dragen op het moment dat het wordt gecreëerd. De Klant behoudt een persoonlijk, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om zijn deel van het werk te gebruiken.
8.2. Eigendom van de Gegevens
De Klant blijft de enige eigenaar van de Gegevens die in de Oplossing zijn ingevoerd, zowel voor als tijdens de uitvoering van het Contract.
De Klant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de integriteit van de Gegevens die afkomstig zijn van zijn computer- en/of boekhoudsysteem en die verband houden met de installatie en/of het gebruik van de Applicatiediensten. EMAsphere kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor wijziging, vernietiging of verlies van systeemgegevens in verband met het gebruik van de Applicatiediensten.
De Klant geeft EMAsphere uitdrukkelijk toestemming om de Gegevens die in de Oplossing zijn ingevoerd - met uitzondering van persoonlijke gegevens - te gebruiken om deze samen te voegen met vergelijkbare gegevens van andere klanten, zodat EMAsphere benchmarkingdiensten aan zijn klanten kan aanbieden.
EMAsphere verplicht zich in ieder geval de vertrouwelijkheid van de Klantengegevens te waarborgen. De Klant geeft EMAsphere ook toestemming om de Gegevens te gebruiken, met name door deze te kopiëren, te transformeren, Meta-gegevens te creëren en, in het algemeen, om alle handelingen op de Gegevens uit te voeren die naar de mening van EMAsphere nuttig of in het belang van de Klant of de Gebruiker zijn in het kader van hun gebruik van de Oplossing.
Het initiële aanbod omvat het opvragen van de geschiedenis van de afgelopen twee jaar en van het lopende jaar.
Artikel 9 – Duur van het Contract en opzegging
De startdatum (verjaardag) en de initiële duur van het Contract staan vermeld op de Bestelbon. Als het Contract niet wordt opgezegd per aangetekende brief ten minste drie (3) maanden voor de vervaldatum van het Contract, wordt het Contract automatisch verlengd voor telkens dezelfde periode.
Indien de voorwaarden voor de opzegging van het Contract niet worden nageleefd, wordt de opzegging ongeldig.
Artikel 10 – Omkeerbaarheid
In geval van beëindiging van een Klantenaccount heeft de Klant het recht om EMAsphere te vragen om zijn Gegevens beschikbaar te stellen, in een technisch formaat dat op het moment van het verzoek gebruikelijk is (bijv.: csv.), en tegen een redelijke vergoeding.
Artikel 11 – Aansprakelijkheid van EMAsphere
11.1. Beperking van aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van EMAsphere is beperkt tot rechtstreekse schade, met uitsluiting van alle onrechtstreekse schade. Onder onrechtstreekse schade valt onder andere verlies van klanten, financiële of commerciële schade en het verlies, de diefstal, de onnauwkeurigheid of de corruptie van gegevens.
EMAsphere kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van een probleem dat zijn oorsprong vindt in de systemen van de Klant.
Alle klachten met betrekking tot AGV en de Oplossing verjaren binnen drie maanden na constatering ervan. Behalve in gevallen waarin aansprakelijkheid het gevolg is van :
- (i) fraude of grove nalatigheid,
- (ii) overlijden of lichamelijk letsel van een natuurlijk persoon.
De totale aansprakelijkheid van EMAsphere is beperkt tot 6 maanden maandelijkse kosten, alle declaraties bij elkaar opgeteld.
11.2. Beperking van aansprakelijkheid van hulppersonen
De Klant en EMAsphere komen overeen dat de vergoeding van schade veroorzaakt door de niet-nakoming van een contractuele verplichting door een hulppersoon van een van de partijen, zoals een werknemer, een bediende of een gemachtigde, binnen de wettelijke grenzen uitsluitend een grond is voor een vordering uit hoofde van contractuele of extracontractuele aansprakelijkheid tegen de betrokken partij en geen grond voor een vordering uit hoofde van extracontractuele aansprakelijkheid tegen de hulppersoon, zelfs indien de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt tevens een onrechtmatige daad is.
Artikel 12 – Overdracht en onderaanneming
Het Contract kan niet door de Klant geheel of gedeeltelijk, al dan niet tegen betaling, worden overgedragen. EMAsphere behoudt zich het recht voor om het Contract geheel of gedeeltelijk over te dragen. De Klant erkent en aanvaardt dat EMAsphere voor de uitvoering van het Contract een beroep kan doen op onderaannemers, waarvoor deze verantwoordelijk blijft.
Artikel 13 - Overmacht
De partijen kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de niet-nakoming van hun verplichtingen indien deze niet-nakoming te wijten is aan overmacht in de zin van de Belgische rechtspraak. De partij die overmacht inroept, moet de andere partij hiervan onverwijld per aangetekende brief op de hoogte brengen, met vermelding van de redenen en de precieze omstandigheden die de uitvoering van het contract verhinderen. Na een opschortingsperiode van drie (3) maanden wegens overmacht kan de opzegging van het contract worden aangevraagd op initiatief van de meest diligente partij.
Artikel 14 – Bescherming van persoonsgegevens
De termen “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Onderaannemer”, “Betrokkene”, “Persoonsgegevens” en “Verwerking” (en “verwerken”) hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming en alle toepasselijke nationale wetgeving (hierna samen “GDPR”).
De Klant is de Verwerkingsverantwoordelijke en benoemt EMAsphere als Onderaannemer om de Persoonsgegevens te verwerken die het onderwerp zijn van de levering van Diensten. Elke partij verplicht zich tot naleving van de GDPR.
Bij het verlenen van de Diensten verplicht EMAsphere zich ertoe om:
- Persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de Klant en alleen op basis van de gedocumenteerde instructie van de Klant ("Toegelaten Doeleinden"), tenzij anders bepaald door het Toepasselijke Recht, en de Klant te informeren in het geval van een instructie die niet in overeenstemming is met het Toepasselijke Recht, behalve in het geval van belangrijke redenen van algemeen belang;
- geen Persoonsgegevens door te geven buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") zonder de Klant hiervan op de hoogte te stellen en de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de overdracht in overeenstemming is met het Toepasselijk Recht;
- ervoor te zorgen dat elke persoon die gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken, onderworpen is aan een geheimhoudingsplicht en deze alleen verwerkt voor de Toegelaten Doeleinden;
- gepaste technische en organisatorische maatregelen te implementeren om Persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet-toegelaten openbaarmaking of toegang tot de gegevens (“Beveiligingsincident”);
- redelijke bijstand verlenen om de Klant te helpen bij aanvragen om de rechten van Betrokkenen uit te oefenen en bij verzoeken van gegevensbeschermingsautoriteiten;
- redelijke bijstand verlenen om de Klant in staat te stellen een effectbeoordeling uit te voeren wanneer de Klant oordeelt dat de Verwerking een hoog risico inhoudt voor Betrokkenen;
- het bewaren van Persoonsgegevens (en de kopieën ervan) beperken tot de periode die nodig is om het doel van de Verwerking te bereiken;
- de Klant onverwijld op de hoogte stellen in geval van een datalek, de Klant alle nodige informatie en bijstand verlenen die noodzakelijk zijn om de Klant in staat te stellen te voldoen aan zijn verplichtingen om een datalek met betrekking tot Persoonsgegevens te melden, alle nodige maatregelen nemen om de gevolgen van de datalek te verhelpen of te beperken en de Klant op de hoogte stellen van alle ontwikkelingen met betrekking tot de datalek;
- de Klant (of zijn aangestelde externe auditors) toe te staan, mits de Klant hiervan redelijkerwijs in kennis wordt gesteld, om zijn naleving van deze clausule eens in de twaalf (12) maanden te controleren, tenzij de Gegevensbeschermingsautoriteit of in het geval van een Beveiligingsincident dat EMAsphere ondervindt, hiertoe verplicht;
- alle Persoonsgegevens (en de kopieën ervan) die in zijn bezit of beheer zijn, te vernietigen en/of aan de Klant te restitueren (naar keuze van de Klant), behoudens wettelijke bepalingen aan het einde van het Services Contract of in het geval van beëindiging daarvan; op voorwaarde dat de Klant erkent dat kopieën van Persoonsgegevens op back-ups mogelijk niet onmiddellijk worden verwijderd, maar worden verwijderd zodra de volledige back-up is verwijderd, in overeenstemming met het servicecontinuïteitsbeleid van EMAsphere.
De Klant verleent EMAsphere toestemming om de Verwerking van Persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk in onderaanneming te geven. EMAsphere verbindt zich ertoe de Klant op de hoogte te brengen van elke wijziging betreffende de toevoeging of vervanging van een latere Onderaannemer, met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen om de Klant in staat te stellen zijn bezwaren hiertegen te formuleren. In geval van weigering om ernstige redenen in verband met gegevensbescherming, kan de Klant het Contract onmiddellijk opzeggen zonder gerechtelijke tussenkomst. De verplichtingen van deze clausule die aan EMAsphere worden opgelegd, gelden ook voor de latere Onderaannemer, die ze contractueel moet naleven. EMAsphere blijft volledig verantwoordelijk voor de naleving en de uitvoering van deze verplichtingen, ook in geval van schending door de latere Onderaannemer.
Artikel 15 - Confidentialiteit
EMAsphere verbindt zich ertoe om organisatorische en technische maatregelen te treffen om de vertrouwelijkheid van de Confidentiële Informatie die door de Klant en de Gebruikers wordt doorgegeven, evenals alle eventuele bedrijfs- en/of beroepsgeheimen van de Klant, te waarborgen.
De Klant verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid, de fabricatie en de bedrijfsgeheimen van de vertrouwelijke informatie (hierna de “Confidentiële Informatie” genoemd) die hij van EMAsphere ontvangt, te respecteren.
Elke Partij verbindt zich ertoe Confidentiële Informatie vertrouwelijk te houden en enkel bekend te maken aan haar werknemers, onderaannemers of leveranciers die hiervan op de hoogte moeten zijn om het Contract te kunnen uitvoeren. Worden beschouwd als Confidentiële Informatie: alle informatie, Gegevens, documenten van eender welke aard die door een Partij aan de andere Partij worden doorgegeven of die schriftelijk, mondeling of op een andere manier ter kennis van de andere Partij worden gebracht en inclusief, zonder beperking, alle technische, commerciële, boekhoudkundige, strategische of financiële informatie, studies, specificaties, software, knowhow en producten. De partijen zijn niet aan deze verplichting gebonden indien de Confidentiële Informatie :
- in het publieke domein is terechtgekomen of later en buiten de schuld van de ontvangende Partij bekend wordt;
- reeds bekend is bij de ontvangende Partij op het moment dat deze wordt medegedeeld door een van de Partijen, zonder inbreuk te maken op een reeds bestaande verbintenis tot vertrouwelijkheid;
- door de andere partij aan een van de partijen wordt meegedeeld met uitdrukkelijke opheffing van de geheimhoudingsplicht
- onafhankelijk is ontwikkeld door de ontvangende Partij
- rechtmatig door een derde aan een van de Partijen wordt meegedeeld zonder geheimhoudingsplicht;
- openbaar moet worden gemaakt op grond van toepasselijke wet- en regelgeving of een gerechtelijk bevel.
De clausules van dit artikel blijven bindend voor de Partijen gedurende een periode van vijf (5) jaar na afloop of opzegging van dit Contract, om welke reden dan ook. Elke Partij is verantwoordelijk voor de naleving van deze verplichting door haar werknemers, aannemers, verbonden of verwante bedrijven en onderaannemers, indien van toepassing.
Artikel 16 – Diensten (Services)
De volgende Diensten kunnen met name door EMAsphere aan de Klant worden geleverd: implementatiediensten, parametrering, interfacing, ontwikkeling, consultancyopdrachten, enz.
Voor elke bestelling van Diensten door de Klant wordt een Bestelbon opgesteld die door de Klant wordt ondertekend en waarin met name de uit te voeren Diensten, de bijbehorende prijsvoorwaarden, de planning, de acceptatievoorwaarden en de intellectuele eigendom van de te leveren prestaties worden beschreven.
Artikel 17 – Niet-afwervingsbeding
De Klant verbindt zich ertoe om gedurende de looptijd van dit Contract en gedurende een periode van één jaar na het opzeggen ervan, om welke reden dan ook, noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van een derde, werknemers van EMAsphere, ongeacht hun statuut, te benaderen, met het doel hen te beïnvloeden, aan te zetten of aan te moedigen om hun contractuele relatie met EMAsphere te beëindigen om in dienst te treden, in welke hoedanigheid en met welke status dan ook, van de Klant zelf, zijn vertegenwoordiger of een andere werkgever of opdrachtgever.
In geval van schending van deze clausule is de Klant aan EMAsphere een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd die overeenstemt met de vaste brutojaarbezoldiging van de betrokken werknemer. Deze forfaitaire schadevergoeding geldt voor elke werknemer die in strijd met voornoemd verbod wordt uit dienst genomen. Deze schadevergoeding wordt betaald onverminderd het recht van EMAsphere om volledige vergoeding van de daadwerkelijk geleden schade te vorderen.
Article 18 – Overige bepalingen
18.1. Integraliteit van het akkoord
Het Contract vormt de gehele overeenkomst tussen EMAsphere en de Klant, met uitsluiting van alle algemene voorwaarden van de Klant.
18.2. Nietigheid
In het geval dat een clausule van de AGV nietig of onuitvoerbaar wordt verklaard door een bevoegde rechtbank, zal deze clausule opnieuw worden geïnterpreteerd, voor zover mogelijk, in overeenstemming met de oorspronkelijke bedoeling en zullen de andere clausules geldig blijven.
18.3. Hiërarchie van de contractuele documenten
In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de Bestelbon en die van de AGV, hebben de bepalingen van de Bestelbon voorrang.
18.4. Toegang tot de gegevens
De klant verbindt zich ertoe EMAsphere de nodige toegang tot de te verwerken gegevens te verlenen, ook als deze gegevens extern worden verwerkt. Indien nodig, zal hij deze toegang krijgen bij zijn leveranciers (accountant, trustee, hosting provider, enz.). Voor zover de toegang tot deze gegevens onderworpen is aan een vergoeding, zal de klant de kosten hiervan dragen, inclusief de bijkomende kosten verbonden aan de verwerking van deze vergoedingen door EMAsphere. Indien EMAsphere de klant helpt om toegang te krijgen tot zijn gegevens, wordt de bestede tijd gefactureerd (tegen een tarief van 125 euro per uur).
18.5. Logo van de klant
Door de bestelbon te ondertekenen, geeft de Klant EMAsphere toestemming om het logo van de Klant te gebruiken op communicatiemiddelen (website, social media, slide deck).
Artikel 19 – Bevoegdheidstoewijzing en toepasselijk recht
Dit contract is onderworpen aan het Belgisch recht, met uitsluiting van elk ander recht. In geval van een geschil met betrekking tot de interpretatie, sluiting, uitvoering of opzegging van dit contract of in verband daarmee, zijn enkel de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Waals-Brabant bevoegd.
AGV EMAsphere, versie 1.7 - 8 april 2025.
EMAsphere Freemium version
Article 1 – Scope of application
These terms and conditions of use (hereinafter referred to as "Freemium TCU") are applicable to the access and use of the free version of the EMAsphere SaaS Solution by User referred as the "Freemium Solution".
The User acknowledges that they have read and understood the privacy policy ("Privacy Policy") available here and these Freemium TCU. By agreeing to use the Freemium Solution, the User agrees to be bound by the Freemium TCU, with EMAsphere (the "Agreement").
From time to time, EMAsphere may amend the Freemium TCU and will inform the User of such changes in a timely manner via either email or through the Platform. The User's continued use of the Freemium Solution shall signify their agreement with these updated Freemium TCU. If the User does not agree with the updated Freemium TCU, they may stop using the Freemium Solution.
The User understands that the Freemium Solution is a free and limited version of EMAsphere's Solution, which entails that some functionalities are not available in the Freemium Solution.
In the event User wishes to gain access to further functionalities, they must sign a purchase order for the paid version of the Solution, which is subject to the General Terms and Conditions available here.
Article 2 - Definitions
Capitalised terms have the following meanings ascribed to them:
"Confidential Information": designates all information, including technical, commercial or business information and data, even if not specifically designated as confidential, directly or indirectly communicated by either Party ("Disclosing Party") or made available to the other Party ("Recipient Party"), in any form and on any medium whatsoever and which can reasonably be understood to be confidential.
They include, without limitation, (i) the Agreement, (ii) the Limited Application Services, (iii) as well as any copies, analysis, synthesis or abstracts made of Confidential Information and/or any products, apparatus, modules, samples, prototypes or parts that may contain or reveal Confidential Information, (iv) any other proprietary information specifically designated as confidential.
- "Freemium TCU": designates these general terms and conditions governing use of the EMAsphere Freemium Solution.
- "Data": designates all data (in particular financial, accounting or other data) managed by the Freemium Solution.
- "Intellectual Property Rights": designates patents, plans, models, drawings, copyrights, software rights, data rights, trademarks, service marks, know-how, domain names, commercial trading names (registered or otherwise, including all registration applications relating to the said rights) and in general all similar rights including any extension and renewal of the said rights, worldwide.
- "EMAsphere": designates the limited liability company (SA) EMAsphere, or any legal successor.
- "Platform": designates the "cloud" platform accessible via https:\\ema.emasphere.com or any other URL indicated for this purpose by EMAsphere.
- "Limited Application Services": designates the limited functionalities offered in SaaS mode by EMAsphere to Users via the Platform as per described in Article 3 below.
- "Solution": designates the combination of access to the Platform and use of the Limited Application Services.
- "User": designates any person who is authorised to access and use the Freemium Solution.
- "User Account": designates the account created by the User to access the EMAsphere Platform and the Limited Application Services in its free and limited version.
Article 3 – Purpose
EMAsphere undertakes to provide the User with the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services under the conditions described below.
The Freemium version of the Solution will be accessible through the Platform and the following Limited Application Services will enable User to:
- Connect to one available integrated software system (e.g. Exact Online or Xero);
- Inject onto the Platform previous and current year's company figures;
- Access a fixed step up, being provided that no customisation whatsoever will be possible;
- Access a reporting with more than twenty (20) indicators (e.g., profit and loss, balance sheet, clients, and suppliers' information, cashflow report and KPIs, health report);
- Create an automatic overnight update of User's company figures;
- Analyse in depth the company's figures up to the invoicing level;
- Generate up to fifty thousand (50.000) data records;
- Layout in the EMAsphere brand.
In addition, it is specified that the Freemium version of the Solution allows one User per account onto the Platform and to use the Limited Application Services. Hence, the User understands that the use of the Freemium version of the Solution and the User Account are strictly personal and may not be shared with third parties.
Access to and use of the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services are provided to User without any charge and for an unlimited duration.
By using the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services, User understands that they will not have access to all features, including the following:
- Customization, consolidation, forecast, analytical reporting, operational reporting, user management and data sharing;
- Connection to multiple data sources;
- Export options;
- Historization of the data;
- Smartphone application.
If the User wishes to access additional features, they shall switch to the EMAsphere paid Solution by way of signing a purchase order.
Article 4 – Access to the Platform
4.1. The User alone will use the right of access to the Platform.
EMAsphere will use reasonable efforts to grant the User access to the Platform at any time – except during maintenance periods – namely: 24 hours a day, 7 days a week, including Sundays and public holidays. However, the User remains responsible for subscribing to and maintaining an efficient internet network allowing the proper use of the Platform.
4.2. The User is responsible for protecting the confidentiality of identifiers and passwords. The User assumes sole liability for the security of individual workstations giving access to the Freemium version of the Solution.
The User is solely liable for any inappropriate use made of the identifiers and/or passwords. It will ensure that no other person who is not authorised by EMAsphere gains access to the Freemium version of the Solution through User's Account.
The User is liable vis-à-vis EMAsphere for any behaviour, action or omission resulting in any damage to EMAsphere and holds EMAsphere harmless against any damage that might arise therefrom.
In the event of misuse, loss or any other problem connected with an identifier or password, the User undertakes to inform EMAsphere of this without delay, followed up by confirmation via registered letter.
EMAsphere reserves the right, with or without prior notice and without incurring liability, to limit, suspend or terminate the User Account in the event of violation or breach on the part of the User of one or more provisions laid down in the Freemium TCU, in law or in any other applicable regulations, or in the event of infringements of the rights of third parties, without no compensation due to the User.
In the event of the suspension or deletion of a User Account for breach of the Freemium TCU, the User will no longer have access to the Freemium version of the Solution and will not be able to retrieve the Data contained in the User Account.
4.3. The User is advised of the technical contingencies inherent in the Internet, and of the access interruptions which could arise from this. Consequently, EMAsphere cannot be held liable for any downtimes or slowdowns affecting the Freemium version of the Solution. EMAsphere is not able to guarantee the continuity of the Platform and/or Limited Application Services executed remotely via the Internet, which fact is recognised by the User.
Access to the Platform may be suspended on occasion for maintenance operations which are necessary for the effective functioning of the Freemium version of the Solution. In the event of interruption to the Platform and/or Limited Application Services, EMAsphere undertakes to inform the User as fully and promptly as possible. EMAsphere cannot be held liable for any impact such downtime might have on the User's business.
Article 5 – Use of the Limited Application Services
5.1. The User undertakes to use the Limited Application Services for its own needs and in accordance with their purpose, to the exclusion of any others.
In this regard, the User will refrain in particular from:
- Attempting to circumvent, access or modify the security, authentication and confidentiality procedures governing access to the Freemium version of the Solution or to the Data;
- Exceeding the usage limitations of a the User Account;
- Attempting to test the vulnerabilities of the Platform;
- Decompiling, interfering with, modifying or attempting to modify the Limited Application Services, including, but not limited to, any mechanism used to restrict or control the functionalities, defeat, avoid, bypass, remove, deactivate or otherwise circumvent any software protection or monitoring mechanisms of the Solution;
- Introducing viruses, malware, denial-of-service attacks or any other action which might result in degrading, slowing down, damaging or incurring any risk whatsoever for the Solution;
- Using any technology (e.g. data mining, spiders, crawlers, screenscraping or any other similar technology or functionality) to copy or use the Solution or the Data for any other purpose than that authorised by EMAsphere;
- Attempting to access or modify the Data of other Users.
- Sell, lease, lend, assign, sub-license and/or allow access to the Limited Application Services.
5.2 EMAsphere may at its sole discretion, modify, update, upgrade or downgrade the Limited Applications Services and will inform the User about these modifications, being provided that such modifications will not give rise to any compensation whatsoever due to the User.
5.3 EMAsphere reserves the right to monitor the User's use of the Limited Application Services.
Article 6 – Support and upgrade of the Solution
First line support, which allows the identification of an anomaly in the Freemium version of the Solution, is provided by the partner of EMAsphere responsible for the implementation and settings of the Solution at the User's facility. EMAsphere will only be obliged to perform first line support where it has directly carried out implementation and parameter setting for the User.
Article 7 – Ownership
7.1. Ownership of the Solution
EMAsphere remains the sole owner of the Solution (the Platform, the content on EMAsphere website etc.), the Limited Application Services, its software and materials (such as, but not limited to, the source codes, interfaces, algorithms, APIs documentation, names, logos, images etc.) and all Intellectual Property Rights attaching thereto.
The User has no prerogative beyond the use of the Freemium version of the Solution in strict compliance with the Freemium TCU.
As per provided in Article 6.1, The User undertakes to not to make any modification to the Application Service placed at its disposal. Any breach of this obligation would immediately entail termination of the Agreement.
Any reproduction, even partial, of the Platform and of the functionalities is subject to the prior written authorisation of EMAsphere.
EMAsphere also retains ownership of all standard or specific developments relating to the Solution and is at liberty to reuse the ideas, concepts, methods, know-how or techniques relating to the programming or processing of data discovered or perfected on the occasion of the performance of any service whatsoever.
In the eventuality that the User has collaborated with EMAsphere on the development of a work capable of being protected under Intellectual Property Rights, the User agrees to assign, free of charge and for the duration of each Intellectual Property Right concerned, and worldwide, its Intellectual Property Rights over the work over the course of its development.
The User retains a personal, non-exclusive and non-assignable right of use over its part of the work.
7.2. Ownership of the Data
The User remains the sole owner of the Data input into the Solution both before and during the performance of the Agreement.
The User will assume full responsibility for the integrity of the Data originating from its computer and/or accounting system and connected with the installation and/or use of the Application Services.
Under no circumstances can EMAsphere's liability be incurred as the result of alteration, destruction or loss of Data from the system in connection with the use – in the broad sense – of the Limited Application Services.
The User expressly authorises EMAsphere to make use of the Data input into the Solution – to the exclusion of personal data – in order to aggregate it with comparable data from other Users, for the purposes of enabling EMAsphere to offer benchmarking services to its Users.
In any event, EMAsphere undertakes to guarantee the confidentiality of the User's Data. The User also authorises EMAsphere to use the Data, in particular by copying, converting, creating meta-data and, in general, to undertake any action on the Data which, in the opinion of EMAsphere, may be useful or in the User's or the User's interest within the context of their use of the Solution.
Article 8 – Duration and Termination of the Agreement
8.1 Duration of the Agreement
The Agreement between the User and EMAsphere shall enter into force on the date of acceptance of the Freemium TCU by the User and shall remain in effect, without limitation, until the Agreement is terminated (for convenience or for breach in accordance with Art 8.2 and 8.3 below) or otherwise if the User closes its account.
8.2 Termination for convenience
The User acknowledges and accepts that EMAsphere, at its sole discretion, has the right to automatically terminate the Agreement, without any other compensation or consideration other than compliance with a notice period of 30 days to be sent by e-mail to the address provided by User or onto the Platform.
8.3 Termination for breach
In the event of breach by User of any of its obligation hereunder, EMAsphere reserves the right to automatically terminate the Agreement without prejudice to any other right and/or remedy and without compensation whatsoever due to the User.
Article 9 – EMAsphere's liability
The Freemium Solution is provided "as is" and EMAsphere does not offer any warranty, express or implied and expressly disclaims any warranty of merchantability or fitness for a particular purpose.
The User recognises that the Solution is used at the User's risk and that EMAsphere cannot guarantee that the Solution is always accessible or usable, or that no access, use or performance problems will arise. EMAsphere is bound solely by obligations of due diligence.
The User acknowledges and accepts that the Freemium Solution is never wholly free from defects, errors and/or bugs and that EMAsphere gives no warranty concerning the Freemium Solution to this effect.
EMAsphere's liability is limited to direct damage, to the exclusion of all indirect damages such as, but not limited to, loss of revenue, profits, use, damage to reputation resulting from the access to and use of the Freemium Solution. In no event shall EMAsphere's liability exceed an amount of 450 EUR. The User acknowledges and accepts that this limitation of liability is a fair reflection of the fact that it is authorised to use the Freemium Solution free of charge.
In addition, EMAsphere shall not be liable for error or interruption of use, viruses, bugs, trojan horses (regardless of the source of origination), or for any matter beyond EMAsphere's reasonable control.
Under no circumstances can EMAsphere be held liable for any damage arising from a problem originating in the User's systems.
All claims relating to the Freemium TCU or to the Solution are time-limited to three months following discovery of the issue concerned.
Notwithstanding the above limitations, EMAsphere remains liable for (i) fraud or gross negligence, (ii) willful misconduct or (iii) bodily injury caused to a person caused by EMAsphere.
Article 10 – Assignment and subcontracting
The Contract cannot be assigned, in full or in part, for consideration or otherwise, at the instigation of the User. EMAsphere reserves the right to transfer the benefit of all or part of the Contract. The User recognises and accepts that EMAsphere can call upon the services of sub-contractors, for whom it remains responsible, for the purposes of performing the Contract.
Article 11 - Force majeure
The parties cannot be held liable for the non-fulfilment of their obligations if such non-fulfilment is due to a case of force majeure, within the meaning ascribed in Belgian case-law.
A party invoking force majeure is required to report this without delay to the other party, by registered letter, specifying the precise reasons and consequences that prevent its performance of the Agreement. Beyond a suspension period for force majeure of three (3) months, the first party to take action can request the cancellation of the Agreement.
Article 12 - Personal Data
12.1 Definitions
In this Article, the following terms will have the meaning ascribed to them below:
"Data Controller", "Data Processor", "Data Subject", "Personal Data" and "Processing" (and "to process") must be understood to have the meanings ascribed to them by the applicable personal data protection law ("Applicable Personal Data Protection Law"); and
"Applicable Personal Data Protection Law" means: Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and all applicable legislation within the country concerned by the processing of personal data and by privacy protection.
12.2. Relationship between the Parties
User is the Data Controller and designates EMAsphere as the Data Processor for processing the personal data forming the subject of this Agreement (the "Personal Data"). Each party must comply with the obligations placed upon them by the Applicable Personal Data Protection Law.
12.3. Purpose of the Processing
EMAsphere undertakes to process the Personal Data to which it will have access within the context of the provision of the Limited Application Services, only upon the documented instruction of User, including as regards the transfer of the Personal Data, unless required to do so by virtue of European Union or Member State law to which it is subject. Under no circumstances will EMAsphere process the Personal Data for its own purposes or those of a third party.
EMAsphere will inform the User without delay if it deems an instruction to constitute a breach of the Applicable Personal Data Protection Law, or any other provision of European Union or Member State law relating to data protection, unless the law concerned prohibits such reporting on important grounds of public interest.
12.4. Transfer of the Personal Data outside the EU
EMAsphere will not transfer the Personal Data (or allow the Personal Data to be transferred) outside the European Economic Area ("EEA") unless: (i) it has informed the User in advance; and (ii) it has taken the necessary measures to ensure that the transfer complies with the Applicable Personal Data Protection Law.
12.5. Confidentiality of the Processing
EMAsphere will ensure that any person authorised by it to process the Personal Data (including the employees, agents and sub-contractors of EMAsphere) (an "Authorised Person") is subject to an obligation of confidentiality.
EMAsphere will ensure that all Authorised Persons process the Personal Data only as necessary for the authorised purposes.
12.6. Security
EMAsphere will implement appropriate technical and organisational measures to protect the Personal Data (i) from any accidental or unlawful destruction and (ii) loss, alteration, unauthorised disclosure or access to the data (a "Security Incident").
12.7. Sub-processing
The User expressly authorises EMAsphere to sub-contract the Processing of the Personal Data, in part or in full. EMAsphere undertakes to inform the User of any change involving the addition or replacement of a Sub-Processor, giving 30 days' notice and in so doing gives the User the opportunity to object to these changes. In the event of an objection to the elected Sub-Process, the User shall provide sufficient information on the objective reasons and justifications for such refusal. If the User refuses to allow EMAsphere to appoint a Sub-Processor on serious Personal Data Protection grounds, then the User can terminate the Agreement with immediate effect, without judicial intervention.
The same data protection obligations as apply to EMAsphere under this Agreement will apply contractually to any Sub-Processor and EMAsphere remains fully liable vis-à-vis the User for the performance on the part of the Sub-Processor of its obligations, including where the Sub-Processor fails to fulfil its Personal Data Protection obligations.
12.8. Duty to assist
EMAsphere will provide the User with reasonable assistance (in particular through appropriate technical and organisational measures) in order to enable the latter to discharge its obligation to respond to requests submitted to it by Data Subjects in order to exercise their rights in application of the Applicable Personal Data Protection Law (including the right of access, rectification, objection or restriction, deletion or portability of the data).
Furthermore, EMAsphere will provide reasonable assistance, as far as possible and within a reasonable period, to enable the User to respond to a request from a national supervisory authority responsible for the protection of Personal Data.
Finally, where the User considers that a type of processing is liable to engender a heightened risk for Data Subjects, it will inform EMAsphere who will provide reasonable assistance to enable the User to carry out an analysis of the impact that the envisaged processing operations may have on the protection of personal data.
This assistance will be invoiced at the rates applicable at the time the assistance is provided.
12.9 Storage, and retention, deletion and return of Personal Data
EMAsphere will not retain the Personal Data (including any copies thereof) beyond the period necessary to accomplish the purpose of the Processing.
Upon termination of the Agreement, or upon cancellation thereof, EMAsphere must (at the choice of the User) either destroy or return to User all the Personal Data (including all copies of the Personal Data) in its possession or under its control, unless EU or Member State law to which EMAsphere is subject requires the retention of some or all of the Personal Data.
In this event, EMAsphere will be required to isolate it and to apply security measures in order to prevent any further processing of the Personal Data, except insofar as required by this regulation.
Without prejudice to the foregoing, User recognises that copies of the Personal Data held on backups cannot be deleted at the same time as the deletion or return of the Personal Data, but that such copy will be deleted when the backup is deleted in its entirety, in accordance with the EMAsphere services continuity policy.
For technical reasons, copies of the Personal Data held on backups can never be returned but will always be deleted in compliance with the foregoing.
12.10 Security incidents
When it becomes aware of a Security Incident, EMAsphere informs the User without undue delay and provides all information and reasonable cooperation required by (User to enable it to fulfil its reporting obligations relating to breaches of Personal Data by virtue of (and in accordance with the time periods required by) the Applicable Personal Data Protection Law.
EMAsphere will also implement all measures and actions reasonably necessary to remedy or mitigate the effects of the Security Incident and will inform (User of all development relating to the Security Incident.
12.11. Audit
EMAsphere will allow the User (or the latter's designated external auditors) to check EMAsphere's compliance with this Article and will place all information at the disposal of User as is reasonably necessary to enable the User (or the latter's external auditors) to carry out such an audit. EMAsphere recognises that the User (or the latter's external auditors) can enter its premises for the purposes of this audit, provided that the User gives reasonable notice of its intention to carry out this audit, during normal office hours, and takes all reasonable measures to prevent any unnecessary disruption to the operations of EMAsphere. The User will not exercise its right of audit more frequently than once every twelve (12) months, unless (i) if and when so required at the instruction of a competent personal data protection authority; or (ii) if the User considers that an additional audit is necessary due to a Security Incident suffered by EMAsphere. The assistance provided by EMAsphere in the course of any audit or request for information will be invoiced at the rates applicable at the time its assistance was provided.
Article 13 - Confidentiality
EMAsphere undertakes to put in place organisational and technical measures to ensure the confidentiality of the Confidential Information transmitted by the User; the same applies to any of the User’s business secrets and/or professional secrets.
The User undertakes to respect the confidentiality and the manufacturing and business secrecy of the Confidential Information received from EMAsphere.
Each Party undertakes to maintain the confidentiality of the Confidential Information and to disclose it only to those of its employees, subcontractors or suppliers who have a need to know it for the performance of the Agreement.
The Parties will not be required to observe this obligation where the Confidential Information:
- comes into the public domain, or does so in the future, without fault on the part of the Receiving Party,
- is already known to the Receiving Party at the time of its disclosure by one of the Parties, without any violation of a pre-existing confidentiality undertaking,
- is transmitted to one Party by the other Party with express exemption from the obligation of confidentiality,
- has been developed independently by the Receiving Party,
- has been provided lawfully by a third party to one of the Parties with no obligation of confidentiality,
- where disclosure is required by law or by the applicable regulations or by a court ruling.
The Parties will continue to be bound by the clauses of this article for a period of five (5) years following the closing of the User's Account or termination of this Agreement, irrespective of the cause.
Each Party guarantees compliance with this obligation on the part of its employees, contractors, affiliated or linked companies and sub-contractors, as applicable.
Article 14 – Other provisions
14.1. Completeness of the Agreement
The Agreement constitutes the entire agreement between EMAsphere and the User.
14.2. Nullity
In the event that one article of the Freemium TCU is declared null and void or non-enforceable by a competent court, the said article will be reinterpreted, as far as possible, in accordance with the original intention and the remaining articles will remain in force.
14.3. Data accessibility
The User undertakes to give EMAsphere the necessary access to the data which must be processed, even if these are outsourced. If necessary, the User will obtain this access from his suppliers (accountant, fiduciary, host ...). Insofar as access to this data would be chargeable, the User will bear these costs, including any additional costs linked to the processing of these costs by EMAsphere. In the event that EMAsphere would assist the User in order to be able to access his information, the time spent will be invoiced (at the price of 125 euros per hour worked).
14.4. User logo
By agreeing to the Freemium TCU, the User allows EMAsphere to use the User's logo on any communication media (website, social networks, slide deck etc.).
Article 15 – Assignment of jurisdiction and governing law
This Agreement is subject to Belgian law, to the exclusion of any other law.
In the event of any dispute as to the interpretation, conclusion, performance or cancellation of this Agreement, or in relation to it, the courts and tribunals of the judicial district of Walloon Brabant will have sole jurisdiction.
---
TCU Freemium EMAsphere, version 1.0
November 2023