<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=370153&amp;fmt=gif">
Gratis proefversie
|
Black background.png

Automatisering van analyses en optimalisatie van investeringen

white-stone-logo v2

Vermogensbeheerder Whitestone investeert in de consolidatie en analyse van zijn financiële gegevens

Whitestone Partners, opgericht in 2012 door Frédéric Pouchain en Sandro Ardizzone, is een Luxemburgse vermogensbeheerder. Gesterkt door de ervaring die ze opdeden bij de Nationale Portefeuillemaatschappij onder leiding van de familie Frère, besloten ze hun eigen bedrijf voor beursinvesteringen op te starten. Het heeft de juridische vorm van een SICAV-SIF naar Luxemburgs recht en staat ook open voor derden, met name voor gezinnen. Hun kernwaarden zijn co-investering, onafhankelijkheid, transparantie en dienstverlening. Voor hun investeringsstrategie combineren ze de aanpak van een “holding” (investeren op lange termijn in kwaliteitsbedrijven, en niet in “onpersoonlijke” indexen of fondsen) met “trading” om op korte termijn te kunnen profiteren van de grillige prijsschommelingen van beursgenoteerde activa.

Voordat ze inschakelden op EMAsphere, moest het directieteam de cijfers van de verschillende afdelingen die hun accountant elk kwartaal voorbereidde, manueel in Excel invoeren om ze in het juiste formaat voor hun analytische boekhouding te zetten en ze te kunnen vergelijken met gegevens uit het verleden. “Bovendien”, voegt Frédéric Pouchain eraan toe, “kon je door het statische en samenvattende karakter van de rekeningen de achterliggende facturen niet zien wanneer een bedrag vragen opriep.” Dit nam niet alleen veel tijd in beslag, ze brachten ook een groot risico op fouten bij het verwerken van de gegevens met zich mee, en “leverden vooral niet de antwoorden op die je normaal krijgt wanneer je de boekhouding uitbesteedt”.

“Het implementeren van de tool was heel eenvoudig, snel en niet duur. Onze accountant gebruikt namelijk een boekhoudsysteem (BOB50) waarvoor EMAsphere een connector heeft. Ze moesten die enkel maar installeren.” Voor Whitestone zelf waren de gegevens meteen beschikbaar via de omgeving van EMAsphere, aangezien het om een cloudoplossing gaat. Om het juridische formaat aan te passen naar het analytische “volstonden slechts twee dagen consultancy met een expert van EMAsphere, die niet alleen perfect thuis is in boekhouding, maar ook in Finance en IT.”

De reporting tool van EMAsphere beantwoordt aan de nood om zich de financiële cijfers weer eigen te maken en ze te automatiseren, want “die Excel-bestanden waren niet meer van deze tijd”, besloten de directeurs.

Een geautomatiseerd, onmiddellijk en analytisch overzicht

Wanneer je gegevens regelmatig handmatig moet controleren en verwerken, is dat doorgaans een langdradige en inefficiënte bezigheid. Ze is echter noodzakelijk om een analytisch overzicht te krijgen van de bedrijfsactiviteit, waarvoor de inkomsten moeten worden ingedeeld per soort bron (waaronder front-end load, beheerprovisie en prestatievergoeding) en de uitgaven per grote kostencategorie (zoals personeel, marketing, IT en algemene kosten).

Aangezien de boekhouding van Whitestone uitbesteed werd aan een extern bureau, moesten de vennoten de lijst van de rekeningen verwerken om de boekhoudkundige gegevens om te zetten in management-taal en zo een totaalbeeld van de lopende bedrijfsactiviteit te krijgen. Dat was manueel werk dat veel tijd en middelen in beslag nam en tegelijk een groot risico met zich meebracht op fouten bij het verwerken van de gegevens en het handhaven van de formules. Voor het implementeren van de EMAsphere-tool moesten de twee directeurs van Whitestone zich buigen over de definitie van de analyses. “Dankzij die oefening konden we foutieve boekingen corrigeren en bepaalde boekingen hergroeperen om relevantere overzichten en rapporten voor de bedrijfsactiviteit uit te werken.”

De rapporten die ze er nu uit kunnen trekken bieden een overzicht dat overzichtelijk én gedetailleerd is, waarin met één enkele muisklik een boeking weer kan worden opgeroepen om het bedrag te bekijken. “Een van de grote troeven van deze oplossing is de automatisering van de update tussen de gegevens van de juridische boekhouding en de analytische boekhouding. Daardoor hebben we een onmiddellijk en betrouwbaar drievoudig overzicht van de resultaten, de cashflow en de balans”, aldus Sandro Ardizzone.

Het analysewerk van de medewerkers van Whitestone is er efficiënter, nauwkeuriger en sneller op geworden. “De vergelijking van de ratio’s met het vorige jaar is eenvoudig en het verschil tussen de gerealiseerde en gebudgetteerde cijfers wordt onmiddellijk berekend en automatisch geüpdatet”, legt Sandro Ardizzone verder uit. “Dat zou moeilijk te verwezenlijken zijn geweest met ons boekhoudkantoor.”

Eenvoudige opvolging van budgettaire verschillen en schommelingen in de bedrijfsactiviteit

Een andere grote troef van EMAsphere is de opvolging van KPI’s. “Net zoals de gegevens met betrekking tot het budget, komen de gegevens die nodig zijn voor de berekening van het beheerd vermogen niet uit het boekhoudsysteem”, verklaart Frédéric Pouchain.

“Dankzij EMAsphere kunnen we nu gemakkelijker de schommelingen in het beheerd vermogen (Assets Under Management, AUM) en de resultaten ervan volgen, en dat zowel op globaal niveau als per compartiment.”

“Een van de essentiële KPI’s voor vermogensbeheeractiviteiten is de berekening van de AUM”, legt Pouchain uit. “Het gaat over het totaal van de inschrijvingen, waar we aflossingen of aankoop van activa van aftrekken en interesten op investeringen bij optellen. Het is dus een indicator die voortdurend fluctueert en EMAsphere blijkt enorm nuttig bij de berekening ervan, waardoor we hem ononderbroken kunnen opvolgen”, verduidelijken de twee co-CEO’s.

Ondertussen kan Whitestone volledig autonoom operationele gegevens invoeren en de bedrijfsactiviteit analyseren. De vennoten kunnen dat nu doen wanneer ze maar willen. “EMAsphere is met name nuttig in onze communicatie met de Raad van Bestuur, met bankinstellingen of derden, maar ook bij audits of om ons jaarverslag op te maken”, aldus Frédéric Pouchain. “De vooraf ingestelde rapporten worden automatisch geüpdatet en bieden een grafische voorstelling die zowel duidelijk als efficiënt is.” En om samen te vatten: “Dankzij EMAsphere hebben we onze gegevens weer volledig onder controle, terwijl we de boekhouding kunnen blijven uitbesteden.”

Over het bedrijf

  • SICAV-SIF naar Luxemburgs recht
  • 20 jaar ervaring
  • Beleggingsfondsen met meerdere compartimenten

Blijf op de hoogte.