<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=370153&amp;fmt=gif">
Header Het Vlaamse Kruis

Het Vlaamse Kruis: meteen een klik dankzij persoonlijke customer support 

Over Het Vlaamse Kruis

Onder de moto “helpen - leren helpen - helpen leren helpen” bestaat de vrijwilligersorganisatie Het Vlaamse Kruis. De bijna 100 jaar oude organisatie actief in gans Vlaanderen telt een duizendtal enthousiaste vrijwilligers die zich inzetten voor EHBO opleidingen, eerste hulp op evenementen, patiëntenvervoer en heel wat meer. 

De visie luidt als volgt: een synoniem zijn voor een kwaliteitsvolle eerste hulp voor en door iedereen, en dit door een uniforme aanpak, een inspirerend karakter, een professionele omkadering en het stimuleren van zelfredzaamheid. Deze visie komt terug in alles wat Het Vlaamse Kruis verwezenlijkt, ook intern. 

Sinds een aantal jaar is er nood aan professionalisering: een professioneel management voor dagdagelijkse leiding, vertelt Pascal Plovie, CEO van Het Vlaamse Kruis. Pascal vervoegde de organisatie in 2017 met de bedoeling een consultancy traject te doorlopen: een blue print bouwen voor het governance luik dat moest geïmplementeerd worden met hulp van zoveel mogelijk vrijwilligers. Tijdens dat project ondervond Pascal zijn passie voor de non-profit hulporganisatie, met name in de maatschappelijke relevantie, waardoor hij tot op heden nog steeds deel uitmaakt van Het Vlaamse Kruis.

HVK aan het werk in Malle

 

HVK testimonial achtergrond aan het werk in Malle

De gehele customer experience zorgt voor een optimaal gebruik van deze managementtool. Dankzij de persoonlijke begeleiding bij de implementatie en uitgebreide mogelijkheden tot personalisatie, is het dagelijks gebruik van EMAsphere heel aangenaam.

Pascal Plovie CEO van HVK

Pascal Plovie
CEO bij Het Vlaamse Kruis

Voor de implementatie van EMAsphere

  • Tijdrovende taken in verband met het opstellen van reportings
  • Beperkte visualisatie van gegevens
  • Dashboards gecreëerd in Excel
  • Jaarlijkse rapportering

Na de implementatie van EMAsphere

  • Geautomatiseerde reporting
  • Maandelijkse update 
  • Uniforme kwaliteit van rapporteren
  • Duidelijke visuele grafieken

Geautomatiseerde processen

Om te professionaliseren werd vastgesteld dat het eerst en vooral tijd werd om te schakelen van manueel werk in Excel naar geautomatiseerde business processen binnen Het Vlaamse Kruis. Eén van de grootste uitdagingen was digitaliseren op financieel vlak.

Toen ik binnenkwam bij Het Vlaamse Kruis hadden wij één keer per jaar het financiële resultaat van de volledige vereniging. Dat was dan nog gebaseerd op cijfers van 31/12. Het is duidelijk dat je op die basis niet kan sturen.

Er was dus nood aan een tool die dit tijdrovend proces op regelmatige basis kon uitvoeren met up-to-date tussentijdse reports.

“Ik ging met Wim, CFO bij Het Vlaamse Kruis, op zoek naar een reporting tool, zo geautomatiseerd mogelijk. Uiteindelijk hebben we gekozen voor EMAsphere omdat deze tool onze uitdagingen helpt overwinnen dankzij automatische updates van onze financiële rapporten. Daarnaast hebben we ook goede contacten door een heel persoonlijke samenwerking, er was meteen een klik! "Tot slot krijgen we begeleiding op maat omdat er mee nagedacht wordt naar oplossingen", legt Pascal uit.

Tijdswinst is ook een argument dat Pascal aanhaalt voor het accountancy team. Zo snel mogelijk EMAsphere juist zetten zorgt ervoor dat ze heel wat tijd kunnen winnen doordat simpelweg met één klik een update van de cijfers mogelijk is. Hierdoor worden tijdsintensieve taken gereduceerd en blijft de teamproductiviteit hoger.

Het is altijd leuk om teamleden happy te zien omwille van dit soort zaken.

Business continuïteit creëren

Een tweede uitdaging is continuïteit creëren in de competenties van onze beroepskrachten die hun schouders zetten onder dit professionaliseringstraject. Tijdens het jaar was er voorheen geen bijsturing, het was moeilijk om te achterhalen wie waar zat. Daarbij konden controles noch begeleidingen plaats vinden in de verschillende afdelingen. 

Om de juiste conclusies te trekken en initiatieven te nemen moet het team in staat zijn vergelijkingen te maken. De verschillende afdelingen moeten de mogelijkheid hebben om op het einde van het kwartaal een overzicht te hebben met waar ze staan op dat moment.

Op vandaag wordt dit dankzij EMAsphere waargemaakt. Elk kwartaal is een overzichtelijk financieel rapport beschikbaar met KPI’s zoals omzet, kosten ...  om vergelijkingen en forecasts uit te voeren. Wat toch al een sterke verbetering is van één keer per jaar, pas drie maanden na sluiting van de cijfers." legt Pascal uit.

kwaliteit
decision-making
processen

Nog maar het begin

Voor Het Vlaamse Kruis is dit nog maar het begin van hun professionalisering. Twee jaar geleden startte de organisatie met EMAsphere voor een klassieke reporting, wat tot op heden een absolute must is geworden volgens Pascal: “Wij moeten kunnen opvolgen waar wij staan. Binnenkort komen ook de budget en cashflow features erbij voor de verschillende afdelingen, zo zullen we per maand een gedetailleerd budget kunnen opmaken. Dit kadert volledig in onze ideeën rond automatisering.”

Deze automatisering maakt ook betere samenwerkingen mogelijk doordat we maand na maand een uniforme en hoge kwaliteit behouden. Met Excel kan het zijn dat je maand na maand zaken op een andere manier rapporteert. 

 

En of EMAsphere voor een betere decision-making zorgt? Ja, absoluut. Wij kunnen kort op de bal spelen via het gebruik van EMAsphere. Het is ook gemakkelijker om informatie te delen. En we kunnen ook vergelijkingen maken die visueler zijn voor mensen die minder kaas gegeten hebben over finance.

Probeer EMAsphere

Deel deze casestudie

Bekijk meer succesverhalen!

DUCAJU

Alles digitaal voor DUCAJU

Lees dit succesverhaal →

Sonhouse testimonial

De vinger aan de pols dankzij een efficiënte rapportering voor Sonhouse

Lees dit succesverhaal →

D&G testimonial

Meer productiviteit en transparantie voor Duke & Grace

Lees dit succesverhaal →