Hoe de financiële functie van een kmo in hypergroei wendbaar blijft bij een snelle ontwikkeling.
Werken op de financiële afdeling van een kmo in hypergroei is een verrijkende ervaring, die staat voor snelle ontwikkeling en structurering. De gemene deler van deze scale-ups is duidelijk: de nood om heel snel te gaan. Daarom wordt wendbaarheid cruciaal om de snelle evolutie van deze organisaties te ondersteunen.
Jean-Charles Hebbelinck, Regional Manager bij EMASPHERE, leidde mee een workshop over dit onderwerp tijdens de deelname van EMASPHERE aan Financium, een evenement georganiseerd door de DFCG.
Links: Jean-Charles Hebbelinck (Regional Manager bij EMASPHERE).
Rechts: Nicolas Moinet (Management controller bij Exotec).
Tijdens deze workshop deelde Nicolas Moinet, sinds twee jaar management controller bij Exotec, zijn ervaring. Exotec is een scale-up in hypergroei, gespecialiseerd in oplossingen voor de robotisering van logistiek. Sinds de oprichting heeft het bedrijf 300 robots geproduceerd.
Eind 2021 telde deze opmerkelijke scale-up 360 medewerkers, verdeeld over zijn verschillende entiteiten (Frankrijk, Duitsland, Japan en de VS). De omzet verdubbelt elk jaar, de omzetprognoses voor 2021 lopen op tot 100 miljoen euro… Exotec is zonder twijfel een bedrijf in hypergroei! Een opmerkelijke groei, ondersteund door een fondsenwerving van 90 miljoen euro in 2020. Het bedrijf kenmerkt zich door de verscheidenheid aan profielen waaruit het bestaat (regionale managers, investeerders, fabrieksdirecteurs…). Om die groei op te vangen en iedereen een actueel zicht op de bedrijfsresultaten te geven, wilde het financiële team van Exotec zijn processen digitaliseren. Dankzij EMASPHERE kon het team een rapportering aanbieden die:
Hoe ondersteunt het financiële team van Exotec deze hypergroei concreet sinds 2 jaar? Welke processen en tools heeft het ingevoerd om de continuïteit van de scale-up te verzekeren? Welke reflexen heeft het aangenomen om de groep goed te beheren? Allemaal vragen die Nicolas Moinet tijdens dit evenement beantwoordde.
Tijdens deze workshop stelde Nicolas Moinet de deelnemers voor wat volgens hem de belangrijkste elementen zijn om de wendbaarheid van een financiële afdeling te ontwikkelen. Op basis van zijn ervaring verdienen 4 punten bijzondere aandacht:
In een context van toenemende digitalisering zijn de meeste financiële leidinggevenden zich bewust geworden van het belang van het centraliseren van data. Het is essentieel om daar rekening mee te houden, zeker als je weet dat sommige afdelingen op zich al meerdere softwarepakketten gebruiken.
Die vaststelling wordt gedeeld door een groot deel van onze community van +10. 000 klantbedrijven. Om aan die behoefte te voldoen, maakt EMASPHERE verbinding met de software van het bedrijf dankzij een aanbod van +60 connectoren. Zo verzamelt het platform de financiële en niet-financiële data en centraliseert het die. Tot slot biedt het een rapporteringsoplossing die zich aanpast aan de specifieke behoeften van elke gebruiker.
Overzicht van de werking van EMASPHERE, van het verzamelen van data
in de bestaande systemen tot het verspreiden van rapportering op maat.
Nicolas Moinet ging al snel in op de centralisatie van de data van Exotec. Hij legt uit hoe hij te werk gaat met EMASPHERE:
We koppelen onze grootste informatiebron, onze ERP, rechtstreeks [aan] EMASPHERE. We hadden al een connector voor onze ERP, die we heel snel hebben aangepast om de informatie eruit te halen die we nodig hadden.
Exotec stelt een aanzienlijke tijdwinst vast bij het opzetten van de rapportering voor zijn nieuwe entiteiten. Zodra de ERP door de nieuwe entiteit gebruikt wordt, volstaat het om de datastroom van die entiteit in EMASPHERE aan te sluiten.
Toen Nicolas bij Exotec begon, moest hij zich behelpen met omslachtige en logge Excel-bestanden. Dankzij EMASPHERE behoort dat nu tot het verleden:
Onze activiteitenrapporten [worden ontwikkeld] zowel samen met de teams van EMASPHERE [als intern]. Het EMASPHERE-team [heeft ons] de vaardigheden bijgebracht om elk type rapport aan te passen, te moduleren, bij te sturen en aan te maken.
Deze opmerkelijke verbetering kwam er snel:
In minder dan twee maanden waren we zelfstandig [met de oplossing] en [konden we] beginnen met het ontwikkelen van rapportering voor onze verschillende gesprekspartners.
Automatisering is ook een sleutelelement van wendbaarheid: waarom elke maand dezelfde manuele taken herhalen? Voor Exotec lag het doel dan ook voor de hand: de update van de rapportering automatiseren.
Een andere uitdaging voor Exotec is het openen van nieuwe entiteiten. Als je weet dat de scale-up gemiddeld elk jaar een nieuwe entiteit opent, begrijp je waarom. Al snel werd het voor Exotec essentieel om een rapporteringsoplossing te vinden die zich kan aanpassen aan de zeer snelle veranderingen op het vlak van consolidatie. Nicolas legt uit hoe:
Het voordeel van EMASPHERE is dat we heel snel een nieuwe entiteit kunnen integreren, haar financiële datastroom kunnen opvangen en in de rapportering opnemen. (...) Een week werk en het is klaar.
Nicolas gaat ook dieper in op de indicatoren die Exotec het meest opvolgt:
We volgen vooral de growth profit per regio op (...), waarover onze verschillende regionale directeurs elkaar sterk uitdagen, zowel YtD als in reforecast voor de landing van het jaar. Een indicator waar ook vanuit HR-oogpunt sterk naar gekeken wordt, [is] uiteraard de toename van de activiteit en de prognoses van de personeelsbehoefte. [Die indicator] zet onze aanwervingen op scherp, en dat is vandaag een van de sleutels tot ons succes.
Rapportering verspreiden binnen meerdere entiteiten, naar verschillende gesprekspartners, rekening houdend met verschillende munteenheden, en in een formaat en binnen een termijn die beantwoorden aan de vragen van investeerders: de taak van Nicolas bij Exotec is omvangrijk.
Financiële informatie delen binnen het bedrijf zou niet ingewikkeld mogen zijn. Integendeel, die informatie moet het verhaal van het bedrijf vertellen… En net als een verhaal moet financiële rapportering makkelijk te begrijpen en eigen te maken zijn.
Nicolas licht toe:
Nu hebben de directeurs veel meer tijd om vragen te stellen voordat ze naar het Comex gaan en elk hun deel voorstellen. (...) We merken dat dit iets veranderd heeft aan (...) de financiële nieuwsgierigheid [van heel operationele profielen].
Nicolas Moinet vergist zich niet: steunen op financiële en niet-financiële data om het verleden te begrijpen, is altijd verhelderend. Toch toont het voorbeeld van Exotec ook hoe belangrijk het is om naar de toekomst te kijken.
Het vermogen van een kmo of scale-up in hypergroei om meerdere prognosescenario's op te stellen, is immers doorslaggevend. De ervaring van Nicolas Moinet bewijst het: anticiperen op de toekomst is de hoeksteen van een beheerste hypergroei. Zo heeft Nicolas de scenariotool van EMASPHERE zich eigen gemaakt:
Vandaag hebben we meerdere scenario's. Een eerste scenario, dat je budget of je target is en dat in al je rapporten beschikbaar is. Je kunt vergelijkingen maken (...) volgens de as die je kiest (bijvoorbeeld je cost center of je regionale business unit).[Een tweede scenario, waarin] je verschillende reforecastscenario's per vennootschap kunt maken, met een min of meer optimistisch of min of meer pessimistisch scenario. [En tot slot een scenario] dat je realistischer lijkt.
Je kunt die scenario's vennootschap per vennootschap maken, of cost center per cost center... Het voordeel van EMASPHERE is dat het [die scenario's] samenbrengt en alles ter beschikking stelt in je rapportering."
Kortom, Nicolas Moinet heeft zijn afdeling wendbaarder gemaakt door te kiezen voor een intuïtief en schaalbaar rapporteringsplatform. EMASPHERE geeft Exotec de nodige hefbomen om rustig en snel vooruit te gaan op typische thema's van kmo's in hypergroei, zoals: