Je ERP kiezen: wat je zeker moet weten

De keuze van een ERP is een beslissing die je organisatie jarenlang zal beïnvloeden, want het platform komt centraal te staan in je processen en de financiële en menselijke investering kan aanzienlijk zijn. Dit artikel helpt je om te begrijpen wat zo'n project inhoudt en wat er op het spel staat, en om de bestaande oplossingen efficiënt te vergelijken, zodat je kiest voor het platform dat het best past bij je organisatie.

Overzicht

Omvang van het project

Voor je aan de selectie van een ERP begint, is het raadzaam om te begrijpen wat het project inhoudt. Zo'n oplossing aanschaffen beperkt zich niet tot het bepalen van je behoeften en het installeren van software. Het betekent onder meer dat je een of meer databases (CRM, voorraad, boekhouding…) migreert naar een nieuw systeem dat geïnstalleerd, aangepast en onderhouden moet worden. Daarnaast moet je de verschillende gebruikers opleiden, de bestaande systemen stopzetten (en de kosten dragen voor het beëindigen van die contracten), bepaalde interacties met externe partners van het bedrijf aanpassen, enzovoort.

De implementatie van een ERP kun je samenvatten in 9 fasen:

1. Opstart van het project
2. Behoefteanalyse
3. Configuratie en aanpassing van de software
4. Testen van de ontwikkelingen
5. Datamigratie
6. Tests door de eindgebruikers
7. Opleiding van de gebruikers
8. “Go live”
9. Onderhoud

Inzet van middelen

Omdat het ERP door verschillende afdelingen van je organisatie gebruikt zal worden, moet je de verwachtingen en behoeften van de toekomstige gebruikers in kaart brengen. Een toegewijd team samenstellen is belangrijk om die informatie te verzamelen, maar ook voor het vlotte verloop van het project. Het team wordt meestal geleid door een Project Manager, omringd door Business Sponsors die de verschillende afdelingen van het bedrijf vertegenwoordigen. Afhankelijk van de gekozen methodologie vullen andere profielen deze groep aan.

Beschikt je bedrijf niet over de nodige interne kennis of middelen? Dan kun je (tijdelijk) de nodige profielen aanwerven of samenwerken met een of meer gespecialiseerde bedrijven. Je kunt hun inbreng ook beperken tot specifieke fasen van het project. Zo kan je bedrijf bijvoorbeeld het opstellen van het lastenboek uitbesteden aan een gespecialiseerde consultant.

Structuur en processen

Voor je je behoeften bepaalt, moet je een duidelijk beeld hebben van de structuur van je bedrijf en van de processen die je na de installatie van het ERP wilt hebben. Lijkt de evolutie van je organisatie onzeker? Dan kan het zinvol zijn om de implementatie van het ERP uit te stellen en eerst je organisatie te herstructureren om ze klaar te stomen voor de toekomst. Overweegt je bedrijf bijvoorbeeld om bepaalde teams te reorganiseren, de goedkeuringsprocessen voor bestelbonnen aan te passen of zelfs een filiaal te openen in een land met een andere munteenheid? Dan moet je al die veranderingen zo snel mogelijk identificeren. Met deze oefening, eventueel met hulp van externe middelen, optimaliseer je je processen en implementeer je een platform dat minder maatwerk vraagt.

Je behoeften bepalen

Heb je het projectteam samengesteld en zo goed mogelijk geanticipeerd op de evolutie van je organisatie? Dan kun je een volledige lijst opstellen van de behoeften die je afdelingen voor de komende jaren voorzien. Geef ze vervolgens een gewicht volgens hun belang en groepeer ze in categorieën: afdeling (verkoop, boekhouding, enz.), technisch (on-site vs online, enz.), beheer (aantal gebruikers, beheer van toegangsrechten, enz.).

Budget

De implementatie van ERP-software, welke dan ook, omvat de aankoop van licenties en heel wat diensten die nodig zijn voor de implementatie (behoefteanalyse, opleiding van gebruikers, import van data, enz.). In sommige gevallen kun je het project geleidelijk uitrollen. Een gefaseerde implementatie heeft als voordeel dat je de uitgaven spreidt in de tijd en het project onder controle houdt (en de implementatie tijdig kunt stopzetten als ze niet verloopt zoals gepland).

Integrator

De keuze van een integrator volgt meestal na de selectie van de oplossing. In dat geval is het raadzaam om verschillende bedrijven die het gekozen ERP kunnen implementeren met elkaar te laten concurreren. Vergelijk niet alleen hun prijzen, maar ook hun methodologie en hun referenties.

Soms werken bedrijven al nauw samen met een integrator en kiezen ze voor de oplossing die die partner beheerst, zonder ze (veel) met andere te vergelijken. Die aanpak is niet zonder logica, want het succes van een ERP-project hangt onder meer af van hoe goed deze partner je activiteiten begrijpt.

Analyse van ERP-software

Kenmerken

Hieronder vind je de belangrijkste kenmerken van ERP's, zodat je vergelijking zo volledig mogelijk is.

Functionele dekking en maatwerk

De functionaliteiten verschillen van oplossing tot oplossing en je zult ze niet allemaal nodig hebben. Met een grondige analyse van je behoeften kun je beter onderscheiden welke functies onmisbaar zijn en welke niet.

In de meeste gevallen dekt de gekozen oplossing niet al je behoeften en zijn er aanpassingen nodig. Hou er rekening mee dat aangepaste software vaak complexer is om te onderhouden en extra kosten met zich meebrengt: bijkomende ontwikkelingen, testsessies, updates, aanpassingen van het opleidingsmateriaal, enz..

Integratie

De grootste troef van een ERP is dat het de functionaliteiten die verschillende afdelingen van het bedrijf gebruiken samenbrengt in één platform, zodat informatie sneller circuleert zonder dat ze in verschillende onafhankelijke systemen gedupliceerd wordt. Toch is de kans groot dat de gekozen oplossing niet (meteen) alle tools van je organisatie vervangt. De mate waarin ze met andere systemen kan integreren, is dus een belangrijk analysepunt. Let op: die integraties vragen configuratiewerk of bijkomende ontwikkelingen.

“Online” vs “On-premise”

“Online” software (in de cloud of SaaS) is toegankelijk via je internetbrowser. De informatie wordt door de leverancier op zijn eigen servers opgeslagen. De voordelen van een cloudoplossing zijn onder meer automatische updates, geen infrastructuurkosten, beveiligde data en toegankelijke informatie.

“On-premise” ERP's draaien op servers die beheerd worden door je bedrijf of je integrator. Deze lokale opzet is nog altijd sterk aanwezig bij ERP's, omdat ze meer mogelijkheden biedt om de oplossing aan te passen.

Lokalisatie en wettelijke conformiteit

Moet het geïmplementeerde ERP ook de boekhouding omvatten? Dan is het cruciaal om de wettelijke en functionele aspecten te analyseren die eigen zijn aan je land (bijv. de FEC (Fichier des écritures comptables) in Frankrijk). Controleer gerust hoeveel bedrijven de geanalyseerde oplossing gebruiken, waar ze gevestigd zijn en welke functionaliteiten ze gebruiken.

Sector

Sommige ERP's bestaan in verschillende versies volgens de behoeften van specifieke sectoren. Dat kan een belangrijk onderscheidend element zijn, omdat het de latere nood aan maatwerk aanzienlijk kan beperken.

Gebruiksvriendelijkheid

ERP-software wordt niet altijd goed onthaald door medewerkers, vaak omdat de oplossing weinig gebruiksvriendelijk is. Voor sommige afdelingen, zoals de boekhouding, is gebruiksgemak zelfs een essentieel criterium, omdat bepaalde details het verschil kunnen maken op het vlak van efficiëntie en tijdswinst.

Prijzen

Prijsmodellen kunnen verschillen van oplossing tot oplossing en er kunnen verborgen kosten opduiken. Om de totale kost beter in te schatten, raden we je aan de prijzen vanuit verschillende invalshoeken te analyseren:

Gebruiker(s)

De prijs van een ERP wordt meestal berekend op basis van het aantal gebruikers. Het is verleidelijk om de verschillende mogelijkheden alleen op basis van die kost te vergelijken en eventueel te kiezen voor de oplossing met de laagste prijs per gebruiker. Hou er echter rekening mee dat die kost maar een deel van de totale kost kan zijn.

Functionaliteiten

ERP-leveranciers hanteren vaak een prijszetting per functionele module: CRM, verkoop, aankoop, logistiek… Die extra kost kan bovenop de eenheidsprijs per gebruiker komen of gelden voor alle gebruikers samen. De eerste formule heeft een grotere impact op de totale kost, dus onderhandel je best over de voorwaarden met de leverancier (of de integrator als die je de licentie doorverkoopt).

Bijkomende diensten

Hoe worden de data uit je oude systemen naar je ERP overgezet? Hoeveel opleiding hebben de gebruikers nodig? Welke support krijg je na de ingebruikname van het platform? Voor die verschillende punten moet je mogelijk extra diensten aankopen bij de leverancier of de integrator, en die kunnen flink oplopen.

Duur van de verbintenis

De minimale en maximale contractduur kan verschillen van oplossing tot oplossing: bij sommige ben je vrij om een maandabonnement te nemen, terwijl andere een jaarlijkse verbintenis kunnen eisen. Hou er wel rekening mee dat de contractuele voorwaarden je verbintenis maar gedeeltelijk bepalen. Denk ook aan de technische en operationele moeilijkheden om over te stappen naar een andere oplossing. Met andere woorden: omdat het complex is om een ERP in je organisatie te verankeren en data tussen softwarepakketten over te zetten, zit je zeer waarschijnlijk meerdere jaren vast aan je platform.

Conclusie

De selectie van ERP-software steunt op een goede kennis van je behoeften en op een grondige vergelijkende analyse. Hou in gedachten dat je softwarekeuze pas vruchten afwerpt als de integratie professioneel gebeurt, met kwaliteitsvolle partners. Zorg dus voor een sterk team, zowel intern als extern. Aarzel ook niet om je netwerk aan te spreken, zodat je kunt leren uit hun ervaringen.