Les questions à se poser avant de changer de logiciel comptable

Le choix d’un logiciel comptable est une décision dont l’impact se fera ressentir pendant plusieurs années tant la solution fait partie du quotidien de l’équipe financière. Le processus d’analyse peut représenter un travail long et complexe. Cet article a pour objectif de vous aider à organiser votre démarche et à comparer efficacement les solutions existantes afin d’adopter le logiciel comptable adapté à votre entreprise.

Définitions de vos besoins concernant votre logiciel comptable

Avant d’entamer vos recherches et votre travail de comparaison, prenez le temps de lister et pondérer vos besoins pour les quatre à cinq années à venir. Par exemple, si votre société prévoit de facturer dans une autre devise, ce besoin doit être immédiatement identifié. Pour chaque question, définissez simplement le niveau d’importance : “optionnel”, “utile” ou “indispensable”.

Aussi, n’hésitez pas à consulter vos collègues dont les activités sont situées en amont et en aval de vos processus (ex : devis, vente, gestion des stocks,...) et, bien sûr, l’équipe IT. Dans certaines entreprises, de fortes contraintes juridiques liées à la gestion des données existent et il est nécessaire de consulter les personnes en charge de ces questions.

D’autre part, si vous êtes conseillé par un expert-comptable, nous vous recommandons de solliciter son avis car ce dernier peut sans doute vous conseiller un logiciel ou dispose d’une application à laquelle vous pourriez avoir accès.

Les questions à vous poser peuvent être organisées en fonction des critères repris ci-dessous. En voici un aperçu :

Gestion de projet

• Personne(s) en charge de l'implémentation du projet ?
• Échéance pour la mise en place de la solution ?
• Souhaitons-nous demander l'aide d'un intégrateur ?
• Migration des données existantes ?
• ...

Administration du système

• Combien d’utilisateurs seront nécessaires ?
• Quels devraient être les droits d'accès des utilisateurs ?
• Sera-t-il nécessaire de tracer les transactions de chaque utilisateur ?
• Les données peuvent-elle être enregistrées en ligne ?
• Le logiciel est-il accessible depuis n’importe quel navigateur ?
• Y-a-t-il une application mobile ?
• ...

Environnement

• Quelles sont les langues parlées par les utilisateurs ?
• Travaillerons-nous avec plusieurs devises (EUR, USD, GBP) ?
• Aurons-nous plusieurs entités légales ? Dans plusieurs pays ?
• Le logiciel sera-il utilisé depuis différents pays ?
• ...

Revenus / Facturation clients / Contrats

• Quel sera notre volume de facturation ?
• Les factures devront-elles être générées automatiquement selon le bon de commande ?
• Envoi des factures directement depuis le logiciel ?
• Besoins en terme de gestion des rappels clients ?
• ...

Dépenses et facturation fournisseurs

• Quel sera notre volume de facturation ?
• Nécessité de scanner les factures ?
• Gestion automatisée des écritures comptables ?
• Gestion des achats par entité légale (devise, TVA) ?
• ...

TVA

• Configuration des codes TVA en lien avec déclaration par pays ?
• Rapports nécessaires ?
• Déclaration TVA ? Liasse fiscale ?
• Télé-déclaration auprès de la DGFIP possible ?
• ...

Banques

• Gestion des réconciliations ?
• Intégration avec domiciliations bancaires ?
• Intégration avec plateformes de paiement (ex : VISA) ?
• Préparation des paiements fournisseurs incluant validation ?
• ...

Autres

• Génération automatique des écritures en fin d'année fiscale ?
• Création de codes pour les factures (ex : FR2018 vs BE2018) ?
• Gestion des notes de frais ?
• Gestion des immobilisations ?
• Gestion de la révision ?
• ...

Afin de vous aider dans votre démarche, nous avons regroupé de manière la plus exhaustive possible l’ensemble de ces questions au sein d’une checklist personnalisable. Ce document peut aussi vous servir à réaliser votre analyse comparative.

Vous pouvez le télécharger ici. 

Étape suivante : analyse comparative des logiciels comptables

Une fois que vous avez répondu à l'ensemble des questions pré-requises, vous pouvez alors débuter votre analyse comparative des logiciels de comptabilité actifs sur le marché. Pour vous aider dans cette démarche, nous avons rédigé un article regroupant les principaux critères à prendre en compte dans cette analyse comparative.