1. Qui sommes‑nous et que couvre cette Politique ?
EMASPHERE SA (« EMASPHERE », « nous »), Rue du Bosquet 9, 1348 Louvain‑la‑Neuve, Belgique, numéro d'entreprise (BCE) 0538.597.349, est responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente Politique de confidentialité.
Cette Politique explique comment nous collectons et utilisons les données personnelles des personnes qui visitent notre site Web www.emasphere.com, nous contactent, téléchargent nos contenus, participent à nos webinaires et événements, écoutent notre podcast, reçoivent nos e‑mails, sont en relation d'affaires avec nous en tant que prospects, clients ou partenaires, ou postulent chez nous.
Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
Cette Politique ne couvre pas les données que nos clients saisissent dans la plateforme EMASPHERE. Pour ces données, EMASPHERE agit en tant que sous‑traitant pour le compte du client, conformément à nos conditions générales. Notre utilisation des cookies est expliquée dans notre Politique cookies.
2. Quelles données personnelles collectons‑nous ?
Selon la manière dont vous interagissez avec nous, nous pouvons traiter :
- Données d'identité et de contact : nom et prénom, fonction, entreprise, adresse e‑mail professionnelle, numéro de téléphone, pays et langue.
- Informations que vous nous envoyez : le contenu des formulaires que vous remplissez (demandes de démo ou de contact, téléchargements de contenus, inscriptions à des webinaires et événements, demandes de rendez‑vous via une page partenaire) et des messages que vous nous adressez.
- Données de relation : l'historique de nos échanges, rendez‑vous et appels, les e‑mails que nous vous envoyons et le fait que vous les ayez ouverts ou cliqués, vos préférences d'abonnement.
- Enregistrements d'appels : enregistrements et transcriptions de nos appels commerciaux.
- Données de navigation : pages visitées, provenance de votre visite et données techniques (navigateur, appareil, adresse IP), collectées au moyen de cookies et technologies similaires lorsque vous les acceptez. Voir notre Politique cookies.
- Données d'identification de l'entreprise : le nom de l'entreprise depuis laquelle vous visitez notre site, déduit de votre adresse IP.
- Données issues d'autres sources : votre fonction, votre entreprise et vos coordonnées professionnelles, obtenues à partir de profils professionnels publics (comme LinkedIn), de bases de données d'informations sur les entreprises et de services d'enrichissement de contacts.
- Données de candidature : votre CV, votre lettre de motivation et les informations que vous partagez lors du processus de recrutement.
- Données clients et de facturation : pour nos clients, les coordonnées des utilisateurs et contacts de facturation, les contrats et factures.
Nous ne demandons pas de catégories particulières de données (comme des données de santé) et vous demandons de ne pas nous en transmettre.
3. Pourquoi utilisons‑nous vos données et sur quelle base légale ?
- Répondre à vos demandes (démo, contact, devis, rendez‑vous partenaire) : mesures précontractuelles prises à votre demande, ou notre intérêt légitime à vous répondre.
- Vous envoyer le contenu demandé (ebook, guide, replay de webinaire) et assurer le suivi : votre consentement, donné en remplissant le formulaire, et notre intérêt légitime à donner suite à votre demande.
- Newsletters et e‑mails marketing : votre consentement. Pour nos clients, notre intérêt légitime à vous informer de produits et services similaires. Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien présent dans chaque e‑mail.
- Prospection entre professionnels (e‑mail, téléphone, LinkedIn) auprès de professionnels dont la fonction est en lien avec notre solution, y compris le complément ou la vérification de leurs coordonnées professionnelles : notre intérêt légitime à développer notre activité. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
- Enregistrement des appels commerciaux, pour préparer le suivi et améliorer notre approche commerciale : notre intérêt légitime. Lorsqu'un appel est enregistré, l'assistant d'enregistrement (Leexi) est visible dans l'appel. Si vous ne souhaitez pas que l'appel soit enregistré, dites‑le‑nous au début ou au cours de l'appel, ou opposez‑vous ensuite (voir la section 7).
- Organisation de webinaires, d'événements et de notre podcast : exécution de votre inscription, et notre intérêt légitime à assurer un suivi auprès des participants.
- Mesure d'audience, identification de l'entreprise et publicité : votre consentement, donné via notre bannière cookies.
- Gestion de la relation client et partenaire (contrats, mise en place, support, facturation, espace partenaires) : exécution du contrat.
- Recrutement : mesures précontractuelles prises à votre demande. Si nous conservons votre candidature pour de futurs postes, nous vous demandons votre consentement.
- Respect de nos obligations légales (comptabilité, fiscalité, réponses aux autorités) : obligation légale.
- Amélioration de nos services et sécurisation de notre site et de nos systèmes : notre intérêt légitime.
Lorsque nous nous fondons sur l'intérêt légitime, nous avons vérifié qu'il ne prévaut pas sur vos intérêts et droits. Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte les traitements effectués auparavant.
4. Combien de temps conservons‑nous vos données ?
Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites dans cette Politique, puis nous les supprimons ou les anonymisons. Pour déterminer cette durée, nous tenons compte :
- de la nature de notre relation avec vous (par exemple, client, prospect, partenaire ou candidat) ;
- de la date de votre dernière interaction avec nous ;
- de toute obligation légale de conserver certaines données, comme les règles comptables et fiscales ;
- du fait que vous avez retiré votre consentement, vous êtes opposé au traitement ou avez demandé la suppression de vos données.
Nous cessons de vous envoyer des e‑mails marketing dès votre désabonnement. Les durées des cookies sont indiquées dans notre Politique cookies.
5. Qui reçoit vos données ?
Vos données sont accessibles aux équipes d'EMASPHERE qui en ont besoin (marketing, ventes, customer success, finance, RH).
Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte et sur nos instructions, dans le cadre d'un accord de traitement des données : HubSpot (CRM, site Web, formulaires et e‑mails marketing), Paperform (formulaires), Livestorm (webinaires), Ausha (podcast), Leexi (enregistrement et transcription des appels), Lemlist (prospection par e‑mail), FullEnrich (enrichissement des coordonnées), Phantombuster (collecte automatisée de données professionnelles publiques), Leadinfo (identification des entreprises), Google Analytics, Google Tag Manager et Google Search Console (mesure d'audience), Introw (espace partenaires) et TrendsTop (base de données d'informations sur les entreprises).
Certaines plateformes traitent les données en tant que responsables de traitement indépendants ou conjoints, selon leur propre politique de confidentialité : Google (Google Ads), Meta (Facebook), LinkedIn (y compris LinkedIn Sales Navigator) et YouTube.
Lorsque vous demandez un rendez‑vous via une page partenaire (par exemple une page co‑brandée avec une banque), nous transmettons votre demande à ce partenaire afin qu'elle puisse être traitée. Des partenaires tels que nos revendeurs peuvent également recevoir vos coordonnées lorsque vous leur êtes recommandé ou qu'ils vous recommandent à nous.
Nous pouvons communiquer des données aux autorités lorsque la loi l'exige. Nous ne vendons jamais vos données personnelles.
6. Transferts hors de l'Espace économique européen
Certains de nos prestataires, ou leurs sous‑traitants, sont situés en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États‑Unis. Dans ce cas, le transfert repose sur une décision d'adéquation de la Commission européenne (comme le cadre de protection des données UE‑États‑Unis, pour les entreprises certifiées) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.
La plateforme EMASPHERE est elle‑même hébergée chez Amazon Web Services dans l'Union européenne (région de Francfort).
7. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :
Droit d'accès (article 15 du RGPD) : vous pouvez obtenir la confirmation que nous traitons ou non des données vous concernant et, le cas échéant, une copie de ces données.
Droit de rectification (article 16 du RGPD) : vous pouvez nous demander de corriger des données inexactes ou de compléter des données incomplètes.
Droit à l'effacement (article 17 du RGPD) : vous pouvez nous demander de supprimer vos données, notamment lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou lorsque vous vous opposez à leur traitement.
Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : vous pouvez nous demander de limiter l'utilisation de vos données dans les cas prévus par cet article.
Droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : vous pouvez recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les faire transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit d'opposition (article 21 du RGPD) : vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation, et à la prospection sans avoir à vous justifier.
Droit de retirer votre consentement à tout moment, pour les traitements fondés sur le consentement. Pour les cookies, utilisez « Paramètres des cookies » en bas de chaque page.
Droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès de l'autorité du pays de l'UE où vous vivez ou travaillez (en France, la CNIL).
Pour exercer vos droits, voir la section 11.
8. Cookies
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires sur notre site Web. Les cookies non essentiels ne sont déposés qu'avec votre consentement. Notre Politique cookies les liste et explique comment modifier votre choix.
9. Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive et l'accès non autorisé, comme un accès limité aux personnes qui en ont besoin et des engagements contractuels de sécurité de la part de nos prestataires.
10. Mise à jour de cette Politique
Nous mettons à jour cette Politique de temps à autre en fonction des évolutions juridiques, techniques ou commerciales. Lorsque nous apportons des changements importants, nous prenons les mesures appropriées pour vous en informer. Vous pouvez voir quand cette Politique a été mise à jour pour la dernière fois en vous reportant à la date affichée en haut de cette page.
11. Nous contacter et exercer vos droits
Pour toute question sur cette Politique ou pour exercer vos droits, contactez‑nous à l'adresse marketing@emasphere.com ou par courrier à EMASPHERE SA, Rue du Bosquet 9, 1348 Ottignies‑Louvain‑la‑Neuve, Belgique. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.
Nous vous répondrons dans les plus brefs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous expliquerons pourquoi et vous informerons de votre droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.
L'exercice de vos droits est gratuit. Toutefois, en cas de demande manifestement infondée ou excessive, EMASPHERE peut demander des frais raisonnables ou refuser d'y donner suite.
