Les 5 raisons d'abandonner le reporting Excel

Les données ont un rôle de plus en plus important dans les entreprises, tous secteurs confondus. Elles affluent désormais de toutes parts. Face à cette montagne de données, l'information a tendance à se perdre. Vous avez sans doute remarqué que vous passez de plus en plus de temps à fouiller dans des bases de données. Ainsi, le problème n'est plus tellement de récolter des données, mais plutôt de leur donner du sens.

Pour avancer dans leur quête d'information, les managers ont très vite trouvé un allié : Excel. Créé au milieu des années 80, l'outil a su séduire une grande partie des entreprises dans le monde. Selon une étude portant sur la productivité de la suite Office, 82% des entreprises utilisent Excel de manière régulière.

Un tel succès peut se comprendre. Excel est un outil puissant qui possède plusieurs cordes à son arc. Mais lorsque votre base de données devient plus importante, les choses se compliquent. C'est justement les limites du logiciel que nous allons évoquer plus en détail.

Au programme : les 5 meilleures raisons d'abandonner le reporting via Excel :

• Les erreurs,
• Les retards,
• Le manque d'analyses avancées,
• La difficulté de travailler en équipe,
• Le défaut d'historisation
  

Aux erreurs, vous n'échapperez pas

Des erreurs ... Des erreurs partout !

Plus de 75% des responsables ont la certitude que leurs données sont correctes. C’est ce qui ressort d’un article paru dans “Les Echos Business”. Ce dernier s’est intéressé au sentiment de confiance des responsables envers leurs données. Or, selon ce même article, notre confiance envers ces données serait “exagérée”. L'Université de Hawaï s'est penchée sur la question. Selon eux, près de 9 fichiers Excel sur 10 contiennent des erreurs.

Lier les bonnes cellules, sélectionner les bonnes plages de données, éliminer les informations parasites… Si vous utilisez des tableurs, vous savez combien ces petites manipulations répétitives sont nombreuses. Or, chacune de ces mini-opérations représente un risque d'erreur. Multipliez cela par le nombre de cellules dans votre fichier. Les chances qu'aucune erreur ne se soit glissée dans vos calculs sont minces.

Une bonne décision nécessite une bonne information

Le problème, c'est qu'une erreur peut vite avoir de graves conséquences. Une virgule mal placée peut vous mener à sous-estimer certains facteurs. Votre prise de décision risque alors d’être basée sur une information erronée. Or, il n'est jamais agréable d'endosser la responsabilité d'une mauvaise décision. Il l’est encore moins si une faute de frappe en est la cause.

L’University of Southern Denmark s’est d’ailleurs intéressée au coût que peuvent engendrer ces erreurs. L’étude cite quelques conséquences concrètes :

• Baisse de la satisfaction des clients,
• Augmentation des coûts de fonctionnement,
• Inefficacité des processus décisionnels inefficaces,
• Baisse des performances,
• Diminution de la satisfaction professionnelle des employés.

Le constat est sans appel : la qualité de votre reporting et de vos décisions dépend de la qualité de vos informations. C’est pourquoi vous devez protéger vos documents de ces erreurs.

Abandonnez les tâches répétitives

Bonne nouvelle : des solutions existent ! La plupart des erreurs dans les tableurs vient de la répétitivité des actions. Pourtant, ce sont les opérations qui apportent le moins de valeur ajoutée. Laissez-les à votre ordinateur et focalisez-vous sur ce qui est important pour vous ! Les tâches récurrentes, c'est son domaine d'expertise. Pour tirer le meilleur parti de ses capacités, dotez votre ordinateur des outils adéquats.

Prenons le cas d'EMAsphere. Grâce à son automatisation poussée, la plateforme vous permet de rester concentré(e) sur ce qui apporte le plus de valeur à votre entreprise. Par ailleurs, la solution a été conçue par des experts, afin de la rendre la plus fiable possible grâce à, notamment, la synchronisation automatique des données. Vous pouvez ainsi être confiant(e) et laisser les erreurs derrière vous.

En savoir plus sur l’expertise d’EMAsphere →  

Aux retards, vous serez confronté(e)

C'était AB12, ou AB21 déjà ?

Cette sensation, vous la connaissez. Celle de voir les heures défiler alors que vous êtes bloqué(e) sur votre tableur. En plus de générer des erreurs, les opérations manuelles prennent beaucoup de temps. Elles demandent de :

• mettre en place l'analyse de vos données,
• mettre à jour vos fichiers très régulièrement,
• générer un reporting clair et complet pour partager vos découvertes,
• répéter l’opération pour chaque reporting.

Ces tâches occupent généralement des CFOs des journées entières. Une étude de Brainyard établit qu’un CFO passe près de 12 heures par semaine à construire ses tableurs. Autant de temps qui n’est pas utilisé pour interpréter vos données.

Votre temps est précieux

Pourtant, le temps, les CFOs en manquent. C'est ce que conclut une étude d'Accountemps sur les obstacles à la productivité des CFOs. Selon celle-ci, le manque de temps est le facteur qui impacte le plus négativement leurs projets. C’est pourquoi il est fondamental que vous vous délestiez des tâches répétitives. 

Plutôt que de le passer sur Excel, consacrez votre temps à apporter votre expertise. De cette manière, vous pourrez vous focaliser sur l’amélioration de la qualité de votre reporting. Ainsi, vous atteindrez encore plus rapidement vos KPIs.

Améliorez votre productivité

Pour être plus productif(ve), équipez-vous d'outils efficaces. Prenons le cas d'EMAsphere, qui possède toute une série de tableaux de bord pré-configurés. En vous permettant de transformer vos données en informations de gestion utiles, cet outil vous offre un gain de temps précieux. À vous l'analyse et l'interprétation des résultats plutôt que la production de reportings.

Facilitez-vous la vie : misez sur des fonctionnalités taillées sur mesure. Par exemple, EMAsphere est aussi capable de générer automatiquement des slide-deck à partir de vos tableaux de bord. Grâce à eux, vous êtes prêt(e) en quelques secondes à informer votre comité de direction !

Découvrir comment configurer votre tableau de bord avec EMAsphere →  

Des analyses avancées, vous devrez vous passer

Une priorité pour les CFOs

Selon une étude menée par PwC, le pilotage de la performance est la priorité des CFOs. L'étude précise également qu'une analyse toujours plus poussée est attendue d'eux. Vous serez ainsi amené(e) à réaliser des analyses croisées de plus en plus poussées entre vos bases de données. Elles visent à mettre en évidence les liens complexes entre vos différents départements. Vous pouvez, par exemple, avoir à mettre vos données opérationnelles et financières en perspective. C’est pourquoi il est  vital pour vous de croiser vos données.

Jongler entre les données relève du challenge

Excel permet d'effectuer des analyses croisées grâce aux tables pivots. Si vous vous y êtes déjà essayé(e), vous savez que cela peut être un exercice acrobatique. Excel n'a simplement pas été conçu pour croiser différentes bases de données. Vos possibilités s’en trouvent donc limitées. Il en va de même pour la finesse de votre analyse.

Les analyses avancées simples et intuitives : c’est possible !

Les plateformes de pilotage de la performance permettent des analyses croisées très poussées. Établir des KPIs en croisant vos données devient alors rapide et intuitif. Par exemple, vous pouvez croiser les données issues de la comptabilité -comme le chiffre d'affaires- avec celles issues de votre CRM ou ERP. 

La plateforme EMAsphere possède une fonction de "drill-down". En un clic, depuis votre reporting, vous pouvez approfondir des données. Naviguer dans vos données devient simple comme bonjour : 

1. Cliquez sur un graphe ou un chiffre.
2. Accédez immédiatement aux données sources.

En bref :  accédez à ce que vous souhaitez, quand vous le souhaitez. 

En savoir plus sur la fonction drill-down d’EMAsphere →

Au travail en équipe, vous renoncerez

Le périple de la collaboration sur Excel

Avec l'arrivée de SharePoint, il est devenu possible de travailler à plusieurs sur un même document. Pourtant, travailler sur un même document Excel reste complexe. Il y a des problèmes de :

• synchronisation,
  
• données effacées par des collègues,
  
• formules corrompues par d’autres,
  
• droits d’accès non-paramétrables (selon département, niveau hiérarchique, …).

Tous ces problèmes génèrent des erreurs. Ces obstacles à la collaboration font peser une menace sur vos données :

• Une modification accidentelle peut perturber votre analyse,
  
• Vos données peuvent tomber entre de mauvaises mains.

En plus de cela, gardez en tête qu'il existe autant de façon de créer un Excel qu'il y a d'utilisateurs. Vos habitudes ne sont pas celles de vos équipes. Ainsi, comprendre un Excel créé par quelqu'un d'autre est parfois un vrai challenge.

La collaboration peut devenir simple

Avec EMAsphere, a contrario, chaque utilisateur a son propre accès personnalisé. Ainsi, il est possible de donner à vos collaborateurs exactement les accès dont ils ont besoin. L’information ira directement là où elle sera le plus utile.

La collaboration prend ainsi un tout nouveau sens : 

• Chacun peut manipuler les données comme il le souhaite,
  
• Personne ne se retrouve bloqué par l’activité de ses collègues.

Voir comment EMAsphere peut améliorer la collaboration → 

De l’historisation de vos données, vous serez privé(e)

Savoir d'où l'on vient pour décider où l'on va

Excel est un outil qui permet de manipuler des données pour en faire des tableaux ou graphiques. Malgré tout, Excel n'a pas été créé pour être une base de données. C'est pourquoi Excel garde très peu de traces des modifications de vos données. Autrement dit, utiliser Excel, c’est risquer la perte de l'historisation de vos données. Or, connaître l'origine de vos chiffres vous permet d'anticiper plus précisément leur évolution. Comme le précise une étude de l'Université Catholique de Louvain :

"L'historisation des données permet de comprendre certains événements survenus en les comparant à différentes périodes. C’est une composante importante dans l’élaboration de décisions à prendre dans les entreprises. Cela permet de replacer certaines données dans un contexte.”

Boostez votre analyse grâce à l’historisation

Avec EMAsphere, l’historisation des données est à votre portée. Naviguez avec facilité entre les différentes périodes. Vous disposez désormais d’une vue d’ensemble complète sur vos chiffres. Il devient même possible d’identifier les causes des différents mouvements financiers. Ainsi, vous êtes à même de savoir exactement quoi faire pour atteindre vos KPIs.

En savoir plus sur l’historisation des données chez EMAsphere →  

Utilisez le bon outil

Récapitulons ! Votre quotidien d’expert(e) financier(ère) est comme une randonnée vers de meilleures performances  pour  votre entreprise. Vous avez probablement commencé votre route avec un couteau suisse. Avec le temps et les nouveaux challenges, cet outil n’a plus suffi. Excel connaît les mêmes limites. C’est pourquoi il est temps de changer d’outil. 

Pour répondre au mieux aux préoccupations,  EMAsphere est à la fois :

• Rapide à mettre en place,
  
• Capable d’évoluer avec vous,
  
• Pré-configuré.

C’est pourquoi EMAsphere est la plateforme qui saura vous amener à destination.

En un mot : n’ayez pas peur d’utiliser le bon outil pour résoudre le bon problème.