Comment optimiser la gestion des intercos d’un groupe ?

Pour avoir une gestion de la performance juste et fiable au niveau du groupe, il est nécessaire de gérer les transactions intercompagnies (plus couramment appelé “intercos”). Si cette pratique de gestion des intercos est essentielle une fois dans l’année au moment de la clôture des comptes et lors de vos déclarations fiscales ; nous vous conseillons d’éliminer vos transactions interco tous les mois, afin de bénéficier d’une vue à jour et fiable des résultats de votre groupe. Ici, cela vous permettra de ne pas gonfler artificiellement les revenus ou dépenses au niveau du groupe.

Pour vous accompagner dans cette démarche, nous vous proposons d’avancer étape par étape pour bien comprendre le concept, ses enjeux et, évidemment, trouver la solution la plus simple qui permettra la réconciliation et l’élimination des transactions intra-groupes.   

Définition : Les transactions inter-compagnie, couramment appelées “interco” 

Une transaction inter-compagnie est une transaction comptable ou commerciale qui a lieu entre deux entités du même groupe. Il existe 4 principaux types de transactions interco : achats/ventes, compte courant, prêt, goodwill (écart d’acquisition). 

Concrètement, une filiale basée en France vend des produits à une autre filiale du même groupe située en Belgique. La filiale française facturera la filiale belge. Il s'agit d'une vente comptabilisée pour l’entité française et d’un achat pour la filiale belge. En revanche, au niveau du Groupe, il s'agit d'une opération interne, qui, in fine, ne doit pas être comptabilisée car elle n’est pas créatrice de valeur à ce niveau. 

Le consolideur ou le CFO Groupe souhaitent donc identifier facilement ces types de transactions et les éliminer dans le reporting consolidé du groupe.
 

Étape n°1 : Définir les relations entre entités et mettre en place une politique de groupe 

Avant de se lancer dans l’identification et l’élimination des intercos, il est primordial pour le CFO groupe de définir les relations existantes entre les entités. Il convient de faire un état des lieux pour bien comprendre la politique du groupe (ou la créer si besoin). 

Pour cela, il est nécessaire : 

• de définir une façon de nommer les transactions intercos dans chaque filiale pour qu’elles soient facilement identifiables,
• et de réaliser une liste de tous les types d’échanges entre les entités du groupe. 

Étape n°2 : Réconcilier les transactions intercos au niveau de la comptabilité consolidée

Après avoir réalisé un mapping précis des relations entre entités et avant de pouvoir éliminer les transactions entre filiales du groupe, il est nécessaire de les repérer dans la comptabilité de chacune des entités. On parle alors de réconciliation des intercos, soit l’identification de toutes les entrées et sorties inter-groupe dans chaque filiale.

Cette étape est la plus fastidieuse si elle n’est pas anticipée pour que les flux soient présentés de manière homogène entre les filiales (comme indiqué dans l’étape n°1). Il est donc nécessaire que les devises soient les mêmes ou soient comparables, que les montants facturés soient identiques et, évidemment, que les opérations comptables aient une dénomination commune dans les filiales.

L'équipe financière du groupe qui prépare les états financiers consolidés doit ensuite éliminer toutes les transactions interco afin d'éviter de comptabiliser des opérations internes. Nous allons alors vous montrer comment faire cela, car si aucune élimination n'est effectuée, le chiffre d'affaires est artificiellement gonflé, les marges sont faussées, et l'entreprise perd sa fiabilité financière. 

Etape n°3 : Eliminer les transactions intercos au niveau de la comptabilité consolidée 

Après avoir identifié les intercos entre filiales, il est nécessaire de pouvoir les retirer facilement des reportings consolidés afin d'analyser la performance du groupe uniquement en prenant en compte les transactions externes. Pour cela, on réalise une opération que l’on appelle “l’élimination des intercos” permettant de neutraliser toutes les opérations entre les entités du groupe.

Comme vous l’avez compris, le processus de réconciliation puis d'élimination des intercos est primordial, mais aussi très long. Je vous laisse faire le calcul si vous avez 10 filiales multipliées par le nombre de transactions entre elles… Le résultat donne vite le tournis ! Et d’autant plus si l’on doit chercher manuellement chaque interaction et qu’aucun outil n’a automatisé cette action. 

Ainsi, pour éviter le rush de fin d'année où les corrections prennent plus de temps et sont plus risquées, nous vous conseillons :

• de définir une politique Groupe qui facilite la gestion des transactions intercos.
  
• de réaliser un suivi mensuel de vos intercos : cette pratique devient de plus en plus la norme dans les groupes, car elle permet d'identifier rapidement les divergences (montants, devises, dates, dénominations, etc.) et d'éviter les incohérences aux moments des clôtures. 
• d’opter pour un logiciel de reporting permettant l’automatisation de la gestion des intercos : de l’identification jusqu’à l’élimination, pour avoir une gestion de performance du groupe uniquement basée sur les échanges externes. 

[Automatiser] Une gestion des interco automatisée pour répondre aux enjeux de fiabilité et d’efficacité des groupes 

Pour répondre aux enjeux des groupes et éviter le long travail fastidieux d’élimination des intercos, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de reporting spécialisé dans le traitement des données financières. Celui-ci automatise  toute l’année, la gestion de  vos transactions inter-compagnies. Vous pourrez alors visualiser vos tableaux de bords consolidés avec ou sans intercos, pour une analyse ultra-précise de vos données financières : 

• Sans les intercos : avoir une vue fiable et juste  de la performance du groupe, seulement avec les transactions externes. 
• Avec les intercos : avoir une vue de la performance globale, incluant les transactions intercos. A comparer avec la vue sans intercos pour comprendre le poids des opérations intra-groupes sur les résultats du groupe.
• Uniquement les intercos : constater en un clin d'œil la proportion de transactions entre entités, vérifier la bonne comptabilisation des opérations, et voir l’interdépendance que les filiales ont entre elles. 

C'est pourquoi, chez EMAsphere, nous avons un module dédié pour automatiser, réconcilier et sécuriser ces opérations inter-compagnies.

Découvrez-le dès maintenant ici.