Les questions à se poser avant de changer de logiciel comptable

Le choix d’un logiciel comptable est une décision dont l’impact se fera ressentir pendant plusieurs années. Cela se comprend aisément tant la solution fait partie intégrante du quotidien de l’équipe financière. C'est pourquoi le processus de sélection se doit d'être rigoureux, et peut représenter un travail long et complexe.

Cet article a pour objectif de vous aider à organiser votre démarche et à comparer efficacement les solutions existantes pour adopter le logiciel comptable le plus adapté à votre entreprise.

Définitions de vos besoins concernant votre logiciel comptable

Avant d’entamer vos recherches et votre travail de comparaison, prenez le temps de lister et pondérer vos besoins pour les quatre à cinq années à venir. Par exemple, si votre société prévoit de facturer dans une autre devise, ce besoin doit être pris en compte. Pour chaque question, définissez le niveau d’importance : “indispensable”, “utile” ou “optionnel”. Cela vous aidera par la suite à arbitrer entre les différents critères si cela est nécessaire. 

Pour ne passer à côté d'aucun besoin, consultez les équipes dont les activités sont situées en amont et en aval de vos processus. Par exemple : les équipes en charge des devis, de la vente ou de la gestion des stocks, mais aussi l’équipe informatique. Un autre élément mérite votre attention : il s'agit de l'aspect juridique.  En effet, depuis l'adoption du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), de fortes contraintes s'exercent sur la gestion des données.  Veillez à vous entourer des personnes compétentes au sein de votre organisation, et pourquoi pas, d'un(e) DPO (Data Protection Officer, ou délégué(e) de la protection des données), capable d'accompagner votre projet vers les bonnes pratiques.  

De plus, si vous êtes conseillé(e) par un(e) expert(e)-comptable, nous vous recommandons de solliciter son avis. Ce(tte) dernier(ère) saura probablement vous conseiller un logiciel ou une application appropriée aux besoin de votre organisation.

Les questions à vous poser peuvent être organisées en fonction des critères ci-dessous : 

 

Gestion de projet

• Quelles sont la/les personne(s) en charge de l'implémentation du projet ?
• Quand la solution doit-elle être mise en place ?
• Avez-vous besoin d'un intégrateur pour installer votre logiciel ?
• Est-il possible de migrer des données existantes vers votre logiciel comptable ?
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Administration du système

• Combien de collaborateurs utiliseront la solution ?
• Tous les utilisateurs disposeront-ils des mêmes droits d'accès ?
• Faut-il tracer les transactions de chaque utilisateur ?
• Les données seront-elles enregistrées en ligne ?
• Le logiciel est-il accessible depuis n’importe quel navigateur ?
• La solution dispose-t-elle d'une application mobile ?
• Quels sont les raccourcis claviers proposés par le logiciel ?  
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Environnement

• Quelles sont les langues parlées par les utilisateurs ?
• Plusieurs devises (EUR, USD, GBP) doivent-elles être supportées par la solution ?
• Votre entreprise a-t-elle plusieurs entités légales ? Dans plusieurs pays ?
• Le logiciel sera-t-il utilisé depuis différents pays ?
• Est-ce que le logiciel inclut la comptabilité analytique ?
• Le logiciel est-il compatible avec l'écosystème de logiciel de l'entreprise ?
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Revenus, facturation clients et contrats

• Quel sera votre volume de facturation ?
• Les factures doivent-elles être générées automatiquement depuis le bon de commande ?
• L'envoi des factures est-il directement possible depuis le logiciel ?
• Quels sont les besoins en terme de gestion des rappels clients ?
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Dépenses et facturation fournisseurs

• Quel sera votre volume de facturation ?
• Est-il possible de gérer les écritures comptables de manière automatisée?
• Est-il nécessaire de scanner les factures ?
• Avez-vous la possibilité de gérer les achats par entité légale (devise, TVA) ?
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TVA

• Est-ce que la configuration des codes TVA est en lien avec la déclaration par pays ?
• Quels sont les rapports nécessaires ?
• Y-a-t-il la Déclaration TVA et la liasse fiscale ?
• Est-ce qu'une télé-déclaration auprès de l'organisme percepteur est possible ?
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Banques

• Est-ce qu'une intégration avec domiciliations bancaires est possible ?
• Y-a-t-il une intégration avec plateformes de paiement (ex : VISA) ?
• Le système gère-t-il les réconciliations ?
• Les paiements fournisseurs  sont-ils gérés de la préparation à validation ?
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Autres

• Le système gère-t-il des notes de frais ?
• Les écritures sont-elles générées automatiquement en fin d'année fiscale ?
• Le système gère-t-il les immobilisations ?
• Est-il possible de créer des codes pour les factures (ex : FR2018 vs BE2018) ?
• Y-a-t-il une gestion de la révision ?
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Étape suivante : analyse comparative des logiciels comptables

Une fois que vous avez répondu à l'ensemble des questions préliminaires, vous pouvez débuter votre analyse comparative des logiciels de comptabilité disponibles sur le marché. Gagnez du temps dans cette démarche : consultez notre article consacré aux principaux critères à prendre en compte dans votre analyse comparative.