9 april 2021 · 6 min leestijd
Wat is een EPM en hoe kies je de juiste oplossing? Deze gids helpt je om je zoektocht te structureren en verschillende EPM-software efficiënt te vergelijken.
Wat dacht je van een shortcut om (de juiste) EPM te kiezen? Volg de gids.
Een EPM kiezen vraagt een analyseproces dat lang en complex kan zijn. Dat is ook logisch: de keuze van een EPM heeft een impact op je bedrijf op lange termijn.
Dit artikel helpt je om je zoektocht te structureren en de oplossingen efficiënt te vergelijken. Met als resultaat een EPM-keuze die echt bij je bedrijf past. Daarvoor behandelen we de volgende cruciale vragen:
- Wat is een EPM?
- Waarom is een EPM zo belangrijk?
- Hoe kies je de juiste EPM?
- Welke valkuilen vermijd je best bij een EPM?
Wat is een EPM en waarom is het zo belangrijk?
EPM-software (Enterprise Performance Management) is essentieel voor het performance management van organisaties. Ze vormt de brug tussen financiële en operationele data. Een EPM dekt vooral de volgende functionaliteiten:
- rapportering,
- forecasting en budget,
- consolidatie.
EPM-oplossingen helpen om de doelstellingen af te stemmen op de strategie van het bedrijf. Ze geven elke directeur, manager of medewerker toegang tot de relevante informatie om de eigen prestaties op te volgen. Dit type software is namelijk tegelijk:
- de motor van de strategie,
- de bondgenoot van planning en uitvoering,
- de bron van betere bedrijfsprestaties.
Een EPM is zo doorslaggevend omdat het transversaal gebruikt wordt. Ook al is de belangrijkste gebruiker meestal de financieel verantwoordelijke, toch gebruiken en raadplegen ook de andere afdelingen en verantwoordelijken het. De hele organisatie werkt ermee, zowel horizontaal als verticaal:
Horizontaal gebruik (per afdeling):
- financiële afdeling,
- HR-afdeling,
- salesafdeling,
- logistieke afdeling,
- enz.
Verticaal gebruik (per verantwoordelijkheid):
- lid van het directiecomité,
- manager,
- medewerker,
- enz.
Weet je niet hoe je je data voorbereidt voor een goede financiële rapportering?
Ontdek de 4 belangrijke stappen:
- Data structureren,
- Data verzamelen,
- Data opschonen,
- Data visualiseren
Een EPM speelt ook een rol in het doorgeven van informatie. Financieel verantwoordelijken en het topmanagement krijgen heel wat vragen van hun directiecomité. Er wordt steeds meer informatie van hen verwacht om het bedrijf te sturen. Die informatie is strategisch geworden, omdat ze de strategie van het bedrijf beïnvloedt. Een EPM heeft dus een rol te spelen, omdat het helpt om de data te centraliseren.
Hoe kies je de juiste EPM?
Je behoeften goed definiëren
Hou in gedachten dat je je behoeften moet definiëren vóór de start van het project of de keuze van de software. Volg daarvoor deze twee stappen:
- Zoek je aanspreekpunten binnen de afdelingen: betrek idealiter één medewerker per betrokken afdeling,
- Anticipeer zo goed mogelijk op de evolutie van je organisatie: zodat je er rekening mee kunt houden bij het bepalen van je behoeften op lange termijn.
Om niets te vergeten, maak je een gedetailleerde lijst van de behoeften die je afdelingen voor de komende jaren voorzien. Rangschik die behoeften vervolgens volgens belang en groepeer ze per categorie. Bijvoorbeeld:
- afdeling (sales, boekhouding, enz.),
- meest geschikte type oplossing (On-premise of Online),
- gebruikers (aantal gebruikers, enz.).
De software die je met de EPM moet synchroniseren
Een EPM komt alle afdelingen van je organisatie ten goede. Daarom moet het kunnen integreren met de software die je al gebruikt, en met de software die je in de toekomst overweegt. Enkele voorbeelden van software waarmee je de compatibiliteit van je EPM best controleert:
- boekhoudsoftware
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- CRM (Client Relationship Management)
- tijdregistratiesoftware,
- HR-software (Human Resources),
- enz.
De structuur en het proces
Laat je bij deze stap leiden door de visie en de structuur van je bedrijf. Hou die twee punten in gedachten en stel je voor hoe je teams de EPM zullen gebruiken.
Deze stap is belangrijk, want de scenario's die je bedrijf voor ogen heeft, kunnen doorslaggevend zijn. Bijvoorbeeld:
- De wil om procedures te moderniseren kan vragen dat je de validatieflow van bestelbonnen aanpast.
- De opening van een nieuwe dochteronderneming in een ander land kan betekenen dat je een andere munt moet beheren,
- De reorganisatie van bepaalde teams kan de implementatie van nieuwe software vereisen.
Online, hybride en On-premise
Zogenaamde On-premise EPM-software draait op servers die beheerd worden door je bedrijf of door een onderaannemer. In beide gevallen worden de data zo opgeslagen dat je niet afhankelijk bent van de leverancier. Deze on-premise structuur komt steeds minder voor. Alleen organisaties met grote IT-middelen gebruiken ze nog. Het onderhoud van on-premise oplossingen vraagt diepgaande technische kennis.
Een hybride omgeving kan elke combinatie van on-premise, online en hybride omgevingen omvatten. In deze configuratie worden de data in verschillende soorten omgevingen opgeslagen. Ze zijn met elkaar verbonden via specifieke programma's.
Zogenaamde Online EPM-software is enkel toegankelijk via je browser. Je financiële en operationele data worden door de leverancier op zijn eigen servers opgeslagen. Die servers kunnen zich buiten het land van je organisatie bevinden. Deze aanpak heeft heel wat voordelen:
- automatische updates,
- geen infrastructuurkosten,
- databeveiliging,
- snelle opstart,
- enz.
Lokalisatie en wettelijke conformiteit
Gebruiksvriendelijkheid, functionaliteiten, integraties… EPM-software heeft heel wat voordelen. Toch beantwoordt die software niet altijd aan de noden van je markt. Onder meer omdat de juridische aspecten van land tot land verschillen. Daarom is het essentieel om de juridische en functionele aspecten die eigen zijn aan jouw scope na te gaan.
De gebruiksvriendelijkheid van de software
Zonder EPM-software is data-invoer vaak lastig en tijdrovend. Hetzelfde geldt als de gekozen oplossing niet aan je behoeften beantwoordt. Bepaalde details, zoals:
- sneltoetsen,
- het gebruik van de tabtoets,
- de indeling van het dashboard,
kunnen het verschil maken. Die elementen kunnen je prestaties positief of negatief beïnvloeden.
Meestal is een gratis demo van de EPM-oplossing die je overweegt altijd mogelijk. Maak er gebruik van! Het is de ideale gelegenheid om na te gaan of de gebruiksvriendelijkheid en de functionaliteiten bij je passen.
Wat je beter vermijdt
Je weet nu welke vragen je jezelf moet stellen om een geschikte EPM-software te vinden. Tijd voor de dingen die je beter vermijdt voor een optimale EPM-keuze:
De behoeften van de afdelingen negeren
EMASPHERE is eenvoudig in gebruik, maar dat geldt niet voor elke EPM. Wanneer je een EPM implementeert, hou er dan rekening mee dat het belangrijk is om je gebruik ervan te definiëren. Elke afdeling heeft specifieke behoeften en dus een eigen gebruik van de EPM.
Door je teams te betrekken bij de denkoefening rond je project, vergroot je de kans dat je het volgende vermijdt:
- moeizame informatie-uitwisseling,
- investeren in een nutteloze tool,
-
investeringskansen mislopen.
De evolutie van je behoeften onderschatten
Alles evolueert: de functies van je medewerkers, de maturiteit van je bedrijf, maar ook de koers die het vaart. Anticipeer systematisch op toekomstige behoeften om je EPM-noden zo goed mogelijk in te schatten.
Conformiteit, soms over het hoofd gezien
EPM-software verwerkt heel wat persoonlijke en vertrouwelijke gegevens. Raadpleeg je juridische afdeling om zeker te zijn dat je de AVG (GDPR) naleeft. Daarnaast kun je je laten begeleiden door een freelance DPO (Data Protection Officer).
De kosten onderschatten
De kosten van je EPM zo nauwkeurig mogelijk inschatten is essentieel, onder meer om te weten of je geplande acties binnen je budget passen. Hou ook rekening met de opleidingskosten bij de start van het gebruik. Die uitgave maakt integraal deel uit van de implementatie van een EPM. Ze is nodig opdat je teams goed opgeleid en efficiënt zijn. Bekijk daarnaast ook de afschrijving van de kosten. Die evolueren volgens de gebruikscyclus van je EPM-software. De onderhoudskosten liggen doorgaans een stuk lager dan de implementatiekosten.
Vergeten om een demo te vragen
Je EPM-software uitproberen is onmisbaar. Maar het is nog belangrijker om ze te laten testen door de teams die ermee zullen werken. In de praktijk zijn zij het die elke dag met de software werken. Het is dus in de eerste plaats voor hen dat ze moet werken.
Om te onthouden
Een goede EPM-keuze vraagt een goede kennis van de behoeften van je organisatie. Je softwarekeuze zal vruchten afwerpen als:
- De strategische koers van je organisatie in rekening wordt gebracht.
- De behoeften van de afdelingen geïntegreerd en geanticipeerd zijn.
- De teams goed opgeleid zijn.
- Je EPM in synergie werkt met je andere software.
Om die processen te vergemakkelijken, laat je je best begeleiden door:
- De teams: om de behoefte te definiëren.
- Het management: om de toekomstige strategische koers te begrijpen.
- Externe dienstverleners: nodig als er bijkomende competenties vereist zijn.
Nu ben je klaar om de juiste vragen te stellen voor een EPM-keuze die past bij je organisatie.
Ontdek de KPI's die elk snelgroeiend bedrijf zou moeten opvolgen om zijn groei te sturen!
Liever even met iemand praten?
Een eerste gesprek, zonder verplichting, om te zien wat je rapportering kan worden.