1. Wie zijn wij en waarop is dit beleid van toepassing?
EMASPHERE SA (‘EMASPHERE’, ‘wij’), Rue du Bosquet 9, 1348 Louvain‑la‑Neuve, België, ondernemingsnummer (KBO) 0538.597.349, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven.
Dit beleid legt uit hoe wij de persoonsgegevens verzamelen en gebruiken van personen die onze website www.emasphere.com bezoeken, contact met ons opnemen, onze content downloaden, deelnemen aan onze webinars en evenementen, naar onze podcast luisteren, onze e‑mails ontvangen, als prospect, klant of partner zakelijk contact met ons hebben, of bij ons solliciteren.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (‘AVG’) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Dit beleid is niet van toepassing op de gegevens die onze klanten in het EMASPHERE‑platform invoeren. Voor die gegevens treedt EMASPHERE op als verwerker in opdracht van de klant, op basis van onze algemene voorwaarden. Hoe wij cookies gebruiken, leest u in ons cookiebeleid.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Afhankelijk van hoe u met ons in contact komt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Identiteits‑ en contactgegevens: voor‑ en achternaam, functie, bedrijf, zakelijk e‑mailadres, telefoonnummer, land en taal.
- Informatie die u ons bezorgt: de inhoud van de formulieren die u invult (demo‑ of contactaanvragen, downloads, inschrijvingen voor webinars en evenementen, afspraakaanvragen via een partnerpagina) en van de berichten die u ons stuurt.
- Relatiegegevens: de geschiedenis van onze contacten, afspraken en gesprekken, de e‑mails die wij u sturen en of u ze heeft geopend of erop heeft geklikt, uw abonnementsvoorkeuren.
- Gespreksopnames: opnames en transcripties van onze verkoopgesprekken.
- Gebruiksgegevens van de website: bezochte pagina’s, de herkomst van uw bezoek en technische gegevens (browser, apparaat, IP‑adres), verzameld via cookies en soortgelijke technologieën wanneer u die accepteert. Zie ons cookiebeleid.
- Bedrijfsidentificatie: de naam van het bedrijf van waaruit u onze website bezoekt, afgeleid uit uw IP‑adres.
- Gegevens uit andere bronnen: uw functie, bedrijf en zakelijke contactgegevens, verkregen uit openbare professionele profielen (zoals LinkedIn), databanken met bedrijfsinformatie en diensten voor het aanvullen van contactgegevens.
- Sollicitatiegegevens: uw cv, motivatiebrief en de informatie die u tijdens de selectieprocedure deelt.
- Klant‑ en facturatiegegevens: voor klanten, de contactgegevens van gebruikers en facturatiecontacten, contracten en facturen.
Wij vragen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) en vragen u ons die ook niet te bezorgen.
3. Waarom gebruiken wij uw gegevens en op welke rechtsgrond?
- Uw aanvragen beantwoorden (demo, contact, offerte, afspraak via een partner): maatregelen die op uw verzoek worden genomen voorafgaand aan een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden.
- U de gevraagde content bezorgen (e‑book, gids, opname van een webinar) en daarover opvolging geven: uw toestemming, gegeven bij het invullen van het formulier, en ons gerechtvaardigd belang om uw aanvraag op te volgen.
- Nieuwsbrieven en marketinge‑mails: uw toestemming. Voor bestaande klanten: ons gerechtvaardigd belang om u te informeren over soortgelijke producten en diensten. U kunt zich op elk moment afmelden via de link in elke e‑mail.
- Zakelijke prospectie (e‑mail, telefoon, LinkedIn) bij professionals van wie de functie relevant is voor onze oplossing, met inbegrip van het aanvullen of controleren van hun zakelijke contactgegevens: ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten te ontwikkelen. U kunt zich hier op elk moment tegen verzetten.
- Verkoopgesprekken opnemen, om de opvolging voor te bereiden en onze verkoopaanpak te verbeteren: ons gerechtvaardigd belang. Wanneer een gesprek wordt opgenomen, is de opname‑assistent (Leexi) zichtbaar in het gesprek. Wenst u niet dat het gesprek wordt opgenomen, laat het ons dan weten bij het begin of tijdens het gesprek, of maak achteraf bezwaar (zie punt 7).
- Webinars, evenementen en onze podcast organiseren: uitvoering van uw inschrijving, en ons gerechtvaardigd belang om deelnemers op te volgen.
- Websiteanalyse, bedrijfsidentificatie en advertenties: uw toestemming, gegeven via onze cookiebanner.
- Beheer van de klant‑ en partnerrelatie (contracten, implementatie, support, facturatie, partnerplatform): uitvoering van de overeenkomst.
- Werving: maatregelen die op uw verzoek worden genomen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst. Als wij uw sollicitatie bewaren voor toekomstige vacatures, vragen wij uw toestemming.
- Onze wettelijke verplichtingen nakomen (boekhouding, fiscaliteit, antwoorden aan overheden): wettelijke verplichting.
- Onze diensten verbeteren en onze website en systemen beveiligen: ons gerechtvaardigd belang.
Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben wij nagegaan dat uw belangen en rechten daar niet zwaarder doorwegen. Wanneer wij ons op uw toestemming baseren, kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.
4. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven, en verwijderen of anonimiseren ze daarna. Om die termijn te bepalen, houden wij rekening met:
- de aard van onze relatie met u (bijvoorbeeld klant, prospect, partner of sollicitant);
- hoe recent u contact met ons heeft gehad;
- elke wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te bewaren, zoals boekhoudkundige en fiscale regels;
- of u uw toestemming heeft ingetrokken, bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking of ons heeft gevraagd uw gegevens te wissen.
Zodra u zich afmeldt, sturen wij u geen marketinge‑mails meer. De bewaartermijnen van cookies vindt u in ons cookiebeleid.
5. Wie ontvangt uw gegevens?
Uw gegevens zijn toegankelijk voor de teams van EMASPHERE die ze nodig hebben (marketing, sales, customer success, finance, HR).
Wij werken met dienstverleners die gegevens in onze opdracht en volgens onze instructies verwerken, op basis van een verwerkersovereenkomst: HubSpot (CRM, website, formulieren en marketinge‑mails), Paperform (formulieren), Livestorm (webinars), Ausha (podcast), Leexi (opname en transcriptie van gesprekken), Lemlist (prospectie per e‑mail), FullEnrich (aanvullen van contactgegevens), Phantombuster (geautomatiseerde verzameling van openbare professionele gegevens), Leadinfo (bedrijfsidentificatie), Google Analytics, Google Tag Manager en Google Search Console (websiteanalyse), Introw (partnerplatform) en TrendsTop (databank met bedrijfsinformatie).
Sommige platformen verwerken gegevens als zelfstandige of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, volgens hun eigen privacybeleid: Google (Google Ads), Meta (Facebook), LinkedIn (met inbegrip van LinkedIn Sales Navigator) en YouTube.
Wanneer u via een partnerpagina een afspraak aanvraagt (bijvoorbeeld een pagina in samenwerking met een bank), bezorgen wij uw aanvraag aan die partner zodat ze kan worden behandeld. Partners zoals onze resellers kunnen uw gegevens ook ontvangen wanneer u naar hen wordt doorverwezen of zij u naar ons doorverwijzen.
Wij kunnen gegevens meedelen aan overheden wanneer de wet dat vereist. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van onze dienstverleners, of hun subverwerkers, bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. In dat geval steunt de doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU‑VS‑kader voor gegevensbescherming, voor gecertificeerde bedrijven) of op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, indien nodig aangevuld met bijkomende maatregelen.
Het EMASPHERE‑platform zelf wordt gehost bij Amazon Web Services in de Europese Unie (regio Frankfurt).
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
Recht op inzage (artikel 15 AVG): u kunt uitsluitsel krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, als dat het geval is, een kopie van die gegevens.
Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): u kunt ons vragen onjuiste gegevens te verbeteren of onvolledige gegevens aan te vullen.
Recht op wissing (artikel 17 AVG): u kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen, met name wanneer ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking ervan.
Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): u kunt ons vragen het gebruik van uw gegevens te beperken in de gevallen die in dat artikel worden vermeld.
Recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): u kunt de gegevens die u ons heeft verstrekt ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en ze laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u kunt op elk moment bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw situatie, en tegen direct marketing zonder dat u een reden hoeft op te geven.
Recht om uw toestemming in te trekken, op elk moment, voor verwerkingen op basis van toestemming. Voor cookies gebruikt u ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina.
Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de autoriteit van het EU‑land waar u woont of werkt (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens).
Hoe u uw rechten uitoefent, leest u in punt 11.
8. Cookies
Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën op onze website. Niet‑essentiële cookies worden alleen met uw toestemming geplaatst. Ons cookiebeleid geeft het overzicht en legt uit hoe u uw keuze kunt wijzigen.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, zoals een toegang die beperkt is tot de personen die ze nodig hebben en contractuele beveiligingsverplichtingen voor onze dienstverleners.
10. Wijzigingen in dit beleid
Wij werken dit beleid van tijd tot tijd bij op basis van juridische, technische of zakelijke ontwikkelingen. Bij belangrijke wijzigingen nemen wij passende maatregelen om u te informeren. U kunt nagaan wanneer dit beleid voor het laatst is bijgewerkt aan de hand van de datum bovenaan deze pagina.
11. Contact en uitoefening van uw rechten
Voor vragen over dit beleid of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via marketing@emasphere.com of per post op EMASPHERE SA, Rue du Bosquet 9, 1348 Ottignies‑Louvain‑la‑Neuve, België. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen.
Wij antwoorden u zo snel mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Als wij geen gevolg geven aan uw verzoek, leggen wij uit waarom en informeren wij u over uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
De uitoefening van uw rechten is kosteloos. Bij een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek kan EMASPHERE echter een redelijke vergoeding aanrekenen of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
