3 tips om de juiste SaaS-rapportagesoftware te kiezen!

Bij EMAsphere wordt onze eigen rapportageoplossing gebruikt in alle afdelingen van het bedrijf. Om dit beter te begrijpen, stelden we ons de vraag: waarom, en vooral, hoe kan een SaaS-rapportagesoftware (Software as a Service) door iedereen in het bedrijf worden gebruikt? Want ja, het is makkelijk om een SaaS-oplossing te vinden die gespecialiseerd is in rapportage! Maar het is een hele uitdaging om de software te kiezen die het beste bij uw behoeften past en al uw gegevens consolideert. En bovenal is het een nog grotere uitdaging om het hele bedrijf ervan te overtuigen om de software te gebruiken!

Alle bedrijven worden overweldigd door softwareprogramma's:

• specifieke software voor het beheren van taken,
• software die is aangepast aan elke functie: marketing, HR, verkoop, boekhouding...
• en software waarmee informatie met alle medewerkers kan worden gedeeld...

Tegenwoordig gebruiken bedrijven meer dan 130 softwareprogramma's, tegenover slechts 8 in 2015. Hoe is dit gebeurd? Heel eenvoudig: elke afdeling binnen een bedrijf kiest de SaaS die het beste bij zijn behoeften past. Dit maakt het delen van informatie tussen afdelingen een echte uitdaging (en dan hebben we het nog niet eens over de vaak enorme bedragen die aan het einde van het jaar aan ‘teamsoftware’ worden uitgegeven). De moderne CFO wordt een van de bewaarders van de gegevens die in alle software van het bedrijf zijn opgeslagen. Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee: hoe kunnen al deze gegevens worden geconsolideerd? Zijn alle tools met elkaar verbonden en delen ze consistente en betrouwbare gegevens?

Om deze opgaven aan te pakken en CFO's te ondersteunen bij hun inspanningen op het gebied van dataconsolidatie, hebben we ons afgevraagd welke indicatoren aantonen dat een SaaS-oplossing voor rapportage daadwerkelijk voldoet aan de belofte van ‘software as a service’.

1 - Tip #1: de SaaS-oplossing voor rapportage moet al uw gegevens automatisch consolideren!

Dataconsolidatie is een van de meest voorkomende problemen bij het beheren en analyseren van bedrijfsgegevens. Dit houdt in dat gegevens uit verschillende bronnen, verschillende valuta's of zelfs verschillende softwareprogramma's worden gegroepeerd. Deze stap is essentieel om CFO's en leidinggevenden in staat te stellen de bedrijfsgegevens zo objectief en duidelijk mogelijk te interpreteren.

Het is vanzelfsprekend dat deze stap veel tijd en moeite kan kosten. Heeft u meerdere dochterondernemingen in verschillende landen? Gebruikt elke entiteit verschillende boekhoudsystemen? In dat geval raden wij u aan te controleren of uw toekomstige rapporteringssoftware automatische dataconsolidatie ondersteunt. Een ander voordeel is dat uw gegevens altijd up-to-date blijven. Het is van essentieel belang dat de oplossing met al uw programma's kan worden geïntegreerd via specifieke koppelingen. Zo hoeft u niet tientallen Excel-bestanden te gebruiken, die complex en moeilijk te controleren, te matchen en in uw rapportagesoftware te importeren zijn.

Met deze eerste belangrijke elementen beschikt u over beknopte en gestructureerde data om uw financiële analyses uit te voeren.

2 - Tip #2: SaaS waarmee u eenvoudig gegevens binnen het hele bedrijf kan delen

Na het verzamelen en analyseren van geconsolideerde data is de CFO ook verantwoordelijk voor het delen ervan met zijn collega's binnen het bedrijf. Zo zal hij bijvoorbeeld de analysetabel van geconsolideerde data over marketinguitgaven per project of entiteit delen met de Marketing Director van de groep. Om aan deze behoefte te voldoen, moet ervoor worden gezorgd dat de rapportage-SaaS niet alleen financiële data verzamelt, maar ook niet-financiële data.

Wat is niet-financiële data?

• HR-gegevens: absenteïsme, kosten van ziekteverzuim, enz.
• Verkoopgegevens: verkoopresultaten, prognoses, verloren deals, enz.
• Marketinggegevens: gegenereerde leads, bronnen van leads, kosten van loyalty campagnes, enz.

Door al deze gegevens te combineren in één rapporteringssoftwarepakket kunnen managers alle kosten en inkomsten van elke activiteit van het bedrijf op een duidelijke, geconsolideerde en vooral nauwkeurige manier analyseren. Dankzij de software die door de CFO werd geïmplementeerd, zijn de gegevens beschikbaar in één rapportage, zelfs als ze afkomstig zijn van verschillende businesssoftwarepakketten.

Om dit te illustreren, hebben we alle managers van EMAsphere geïnterviewd die dezelfde SaaS-rapportagesoftware gebruiken: EMAsphere natuurlijk!

1 - CFO & CEO: het strategische duo van het bedrijf!

Ze zijn verantwoordelijk voor de strategische visie van het bedrijf en houden toezicht op het algemene financiële beheer door middel van dagelijkse rapportages op EMAsphere. Zo kunnen ze de internationale groei van het bedrijf aansturen en snel reageren op marktontwikkelingen.

• Hugues Vandepeutte, onze CFO, kan EMAsphere gebruiken om zich te concentreren op het analyseren van de cashflow en het monitoren van de winstgevendheid van het bedrijf in realtime. Tijdens de afsluitingsperiode maakt hij een dubbele vergelijking tussen de vastgestelde budgetten en de bijgewerkte forecasts. En dan is er nog de reforecast-analyse, die rekening houdt met personeelsbewegingen, veranderingen in de pipeline en de service backlog.
• Tegelijkertijd bestudeert Bart Baute, onze CEO, de prestaties van het Sales & Marketing-team dankzij de directe koppeling tussen Hubspot en EMAsphere. Elke dag vergelijkt hij de cashflow en de prestaties van het sales team. Maandelijks krijgt hij via de dashboards eenvoudig toegang tot rapporten die hij kan bespreken met de CFO.

2 - Service and Customer Success afdeling: gedetailleerde analyse die rechtstreeks verbonden is met klanten!

Als Head of Revenue and Services (implementatie, support en klanttevredenheid) controleert Quentin Lamaille dagelijks de betalingen van klanten en de voortgang van projecten in EMAsphere om een optimale conversie van de inkomsten te garanderen.

• Hij analyseert dagelijks het vervaldagboek, de cashflow en de operationele gegevens van ClickUp, onze projectmanagementtool die gekoppeld is aan EMAsphere.
• Om een effectief klantenbeheer te garanderen, bekijkt hij de verkoop pipeline in EMAsphere om deals te anticiperen en de planning van de consultants die de klanten begeleiden aan te passen.

3 - Het sales team: een CRM is goed, maar rapportagesoftware is nog beter!

Jean-Charles Hebbelinck, die verantwoordelijk is voor het aansturen van het sales team, gebruikt EMAsphere dagelijks om de sales development te optimaliseren.

• Meer specifiek heeft hij bepaalde dashboards ontworpen om belangrijke indicatoren bij te houden: nieuwe deals, pipeline, weigeringen, gevoerde telefoongesprekken, verzonden e-mails. Zo krijgt hij een beter inzicht in de individuele prestaties en kan hij de strategie daarop afstemmen.
• Dankzij de directe koppeling tussen Hubspot en EMAsphere kan hij de resultaten elke dag in een oogopslag analyseren en aan het einde van de maand op een nog meer gedetailleerde manier.

Hoeveel start-ups en scale-ups gebruiken hun eigen SaaS niet intern? Dit is natuurlijk geen statistiek die te vinden is in enquêtes of een vraag die men aan bedrijven zou durven stellen. Maar de realiteit is er, en het gezegde ‘de schoenmaker heeft de slechtste schoenen’ krijgt hier zijn volle betekenis (maar niet bij EMAsphere, zoals u wellicht gemerkt hebt) . Laten we het zo bekijken: als interne medewerkers de oplossing die ze verkopen vanzelfsprekend gebruiken, betekent dit dat deze is ontworpen voor hun werk (en dus ook voor dat van u) en dat deze intuïtief genoeg is voor operationele medewerkers (anders dan de developers of consultants die deze dagelijks gebruiken) om te weten hoe ze deze moeten gebruiken.

3 - Tip #3: Zorg ervoor dat de rapportage-SaaS werd ontwikkeld door een data-expert! 

Het laatste maar niet het minst belangrijke criterium is of de rapportageoplossing door een expert op het gebied van de bedrijfsproblematiek werd ontwikkeld. U zou kunnen zeggen: “Dat spreekt toch voor zich, wie zou het anders hebben ontwikkeld?”. Sommige bedrijven worden opgericht om te voorzien in een behoefte die iemand heeft gesignaleerd en vervuld door daar een oplossing voor te ontwikkelen. Dit kan soms complex zijn als er geen expert aan te pas komt, zeker in een gespecialiseerd domein als financiële en extra-financiële analyse.

Daarom zijn we bij EMAsphere trots dat onze medeoprichter Hugues Vandepeutte jarenlang CFO was voordat hij deze oplossing bedacht. Natuurlijk zijn we lang niet het enige SaaS-bedrijf dat bij de oprichting werd geleid door een bedrijfsexpert, maar het is wel een sterke indicatie van de relevantie van uw toekomstige rapportage-SaaS binnen uw bedrijf.

Waarom is het dan zo opmerkelijk dat EMAsphere dagelijks gebruik maakt van EMAsphere? Gewoon omdat het de relevantie van de tool en de aanpasbaarheid ervan aan elke afdeling binnen het bedrijf bewijst:

• Verkoopbeheer en -ontwikkeling voor het sales team,
• Financieel beheer en analyse van de cashflow voor de financiële afdeling,
• Strategische visie en groeistimulering voor de CEO,
• Betaling van klanten en projectopvolging voor de Chief Revenue Officer (CRO).

Dus ja, vandaag de dag moeten we allemaal rapporteerwerk doen, maar het ideaal is dat alle afdelingen dezelfde tool gebruiken om het bedrijf goed op elkaar afgestemd (en vooral geconnecteerd!) te houden.