Klantengetuigenis · CanClean
CanClean stuurt drie vennootschappen aan op één platform, elke nacht gevoed door Odoo
CanClean, een Canadese groep gespecialiseerd in het wassen van vrachtwagens, verving zijn rapportering in Excel over meerdere vennootschappen door EMASPHERE, rechtstreeks verbonden met Odoo. Het resultaat: 10 tot 15 uur per maand die vrijkomen.
Over CanClean
CanClean Financial Group is gevestigd in Aurora, Ontario. De Canadese groep bundelt drie vennootschappen. De grootste wast vrachtwagens: vijf centra langs de snelweg, waar trucks en hun opleggers, tot 30 meter lang, met de hand worden gewassen. Daarnaast is er een mobiele reinigingsactiviteit.
Alexis Vandame, VP Finance, stuurt er zowel de financiën als de operations aan, een rol die dicht bij die van een COO ligt. Al dertig jaar implementeert hij ERP-, CRM- en kassasystemen, en bouwt hij budgetten, indicatoren en opvolgingsrapporten. Met meerdere vennootschappen, meerdere systemen en specifieke correcties gaat de financiële analyse van de groep veel verder dan een standaard resultatenrekening en balans.
Een rapportering die op Excel draaide
Vóór EMASPHERE stond Excel centraal in de rapportering van CanClean, aangevuld met Tableau en Power BI voor de visualisatie. Door de jaren heen had Alexis Vandame zijn eigen methodes gebouwd om data op te halen, correcties door te voeren en de cijfers van de verschillende vennootschappen samen te brengen. Hij kende die werkwijze door en door, maar ze steunde op zijn eigen bestanden, op meerdere tools en op meerdere manuele stappen. Hij zocht iets dat beter georganiseerd was.
Bij het vergelijken van de oplossingen op de markt keek hij vooral naar de manier waarop de data werd geïntegreerd. Sommige vergelijkbare oplossingen hadden geen connectie met het boekhoudsysteem: hij zou de saldibalans uit Odoo blijven exporteren, herwerken en opnieuw inladen. Bij EMASPHERE zijn beide systemen rechtstreeks verbonden en wordt de data elke nacht automatisch opgehaald. Een ETL die permanent draait, en een volledige stap in het proces die verdwijnt.
Een platform dat hij zelf configureert
De connectie met Odoo opende de deur. Wat Alexis Vandame overtuigde, was de flexibiliteit van het platform. Gevraagd naar het grootste voordeel van EMASPHERE noemt hij de twee samen: de integratie met het boekhoudsysteem en de vrijheid om eender welk rapport te bouwen.
CanClean moet meerdere vennootschappen samenbrengen en correcties verwerken die buiten het standaardkader vallen. Alexis Vandame bouwt en organiseert zijn rapporten zelf, per vennootschap en per jaar, en laat het platform meegroeien met zijn noden. Zo kan hij zijn resultaten raadplegen zonder alle intercompany-boekingen, iets wat hij uitzonderlijk noemt en wat hij in zijn vorige tools niet had.
In andere tools bots je volgens hem ofwel op een limiet in kolommen, ofwel op een limiet in rijen. Bij EMASPHERE bestaat dat probleem niet: alles is mogelijk. Dat verklaart ook de tijdwinst, en waarom die in grotere organisaties nog groter kan zijn. Voor iets grotere bedrijven bespaart het volgens hem een halve voltijdse kracht, net omdat alles configureerbaar is.
De implementatie verliep stap voor stap, ongeveer één uur per week met zijn EMASPHERE-consultant. Elke sessie levert een nieuw rapport op, dat hij daarna zelf test en eigen maakt: tussen twee sessies heeft hij een week om met de tool te spelen en de informatie op te nemen.
AI ten dienste van het directiecomité
Alexis Vandame gebruikt AI al dagelijks: het is ermee dat hij de code voor zijn Excel-bestanden genereerde. Met EMASPHERE verandert vooral de basis waarop die AI werkt. De data van de drie vennootschappen wordt gecentraliseerd, gecategoriseerd en elke nacht bijgewerkt vanuit Odoo. Verbonden met EMASPHERE bevraagt een AI zoals ChatGPT of Claude die cijfers rechtstreeks, met dezelfde definities als de rapporten. De antwoorden steunen dus op data waarvan hij de herkomst kent.
Alle rapporten worden in EMASPHERE voorbereid, en ook de controle tegenover het boekhoudsysteem gebeurt daar. Met Claude wordt vervolgens elke drie maanden een bestand klaargemaakt voor het directiecomité, naast een maandelijkse interne presentatie met alle indicatoren om de activiteit te sturen en te begrijpen.
Ontdek hun verhalen
-
BeVet
BeVet bespaart zo’n €15.000 per jaar en verdient EMASPHERE in 2 maanden terug
“Als ik terug in de tijd kon… dan zou ik meteen voor EMASPHERE kiezen. Financiële rapportering…”
Lees het verhaal
-
Santévet
Santévet stapt over van Excel naar geautomatiseerde financiële rapportering
“Zo kunnen we finance ook toegankelijk maken voor niet-financiële profielen…”
Lees het verhaal
-
Avineon Tensing
Avineon Tensing automatiseert zijn geconsolideerde rapportering met EMASPHERE
“De rapportering gebeurde nog altijd in Excel, wat veel tijd kostte. We overwogen om over…”
Lees het verhaal
