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Travailler au sein du département financier d’une PME en hypercroissance est une expérience enrichissante, synonyme de développement rapide et de structuration. Le dénominateur commun de ces scale-up est évident : le besoin d’aller très vite. C’est pourquoi l’agilité devient clef pour accompagner l’évolution rapide de ces structures.
Jean-Charles Hebbelinck, Regional Manager chez EMAsphere, a co-animé un atelier à ce sujet à l’occasion de la participation d’EMAsphere lors de Financium, un événement organisé par la DFCG.
À gauche : Jean-Charles Hebbelinck (Regional Manager chez EMAsphere).
À droite : Nicolas Moinet (Contrôleur de gestion chez Exotec).
Au cours de cet atelier, Nicolas Moinet, contrôleur de gestion depuis deux ans chez Exotec, a partagé son retour d’expérience. Exotec est une scale-up en hypercroissance, spécialisée dans les solutions de robotisation de la logistique. Depuis sa création, l'entreprise a produit 300 robots.
Fin 2021, cette scale-up remarquable comptait 360 collaborateurs, répartis entre ses différentes entités (France, Allemagne, Japon et USA). Son chiffre d'affaires double chaque année, ses prévisions de chiffres d’affaires pour 2021 cumulent à 100 millions d’euros… Exotec est définitivement une entreprise en hypercroissance ! Une croissance remarquable, soutenue par une levée de fonds de 90 millions d'euros en 2020. L’entreprise se caractérise par la variété des profils qui la constituent (managers régionaux, investisseurs, directeurs d'usines…). Pour répondre à cette croissance et permettre à chacun de bénéficier d'une vue à jour des résultats de la société, l'équipe financière d'Exotec a cherché à digitaliser ses processus. Grâce à EMAsphere, elle a pu proposer des reportings capables :
- de délivrer la juste dose d’informations ;
- de s’adapter aux besoins des utilisateurs ;
- mais surtout d'éveiller leur curiosité.
Concrètement, comment l'équipe financière d'Exotec accompagne-t-elle cette hypercroissance depuis 2 ans ? Quels processus et outils a-t-elle mis en place pour s'assurer de la pérennité de la scale-up ? Quels gestes a-t-elle adopté pour bien gérer son groupe ? Autant de questions auxquelles Nicolas Moinet a répondu à l'occasion de cet événement.
Dans le cadre de cet atelier, Nicolas Moinet a présenté aux participants les principaux éléments requis pour développer l’agilité de son département financier selon lui. S’il se réfère à son expérience, 4 points doivent particulièrement être suivis :
- la centralisation des données ;
- l’automatisation du reporting consolidé ;
- le partage de l’information ;
- l'anticipation du futur de son groupe.
Gardez le contrôle de l'hypercroissance de votre PME : visionnez l'atelier en replay dans son intégralité.
Centraliser ses données
Best practices
Dans un contexte de digitalisation croissante, la plupart des dirigeants financiers ont pris conscience des enjeux de la centralisation des données. Il est capital de prendre cela en compte, surtout lorsque l’on sait que certains services d’entreprise cumulent plusieurs logiciels à eux seuls.
Ce constat est partagé par une large part de notre communauté de +10. 000 entreprises clientes. Pour répondre à ce besoin, EMAsphere se connecte aux logiciels de l'entreprise grâce à son offre de +60 connecteurs. Ainsi, la plateforme collecte les données financières et non-financières et les centralise. Enfin, elle offre une solution de reporting capable de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.
Récapitulatif du fonctionnement d'EMAsphere, depuis la collecte des données
dans les systèmes en place jusqu'à la diffusion sur mesure des reportings.
Comment Exotec a centralisé ses données
Rapidement, Nicolas Moinet a évoqué la centralisation des données d’Exotec. Il explique sa manière de procéder avec EMAsphere :
Nous connectons directement notre plus grande source d'informations, donc notre ERP, [à] EMAsphere. Nous possédions déjà un connecteur pour notre ERP, que l’on a très rapidement adapté pour ressortir les informations dont nous avions besoin.
Le gain de temps constaté par Exotec dans la mise en place des reportings de ses nouvelles entités est notable. En effet, une fois l’ERP utilisé par la nouvelle entité, il suffit de raccorder le flux de cette entité dans EMAsphere. 
La rapidité de mise en place des reportings se vérifie également lorsque les entités possèdent des plans comptables différents. Cela est rendu possible par la fonctionnalité de catégorisation des comptes dans la plateforme.
À son arrivée chez Exotec, Nicolas devait composer avec la pénibilité et la lourdeur des fichiers Excel. C'est désormais oublié grâce à EMAsphere :
Nos rapports d'activité [sont développés] à la fois avec les équipes d’EMAsphere [et à la fois en interne]. L’équipe EMAsphere [nous a] transmis la compétence de modifier, moduler, adapter et créer tout type de rapport.
Cette amélioration notable a été rapide :
En moins de deux mois, nous avons été autonomes [avec la solution] et [avons pu] commencer à développer les reportings à destination de nos différents interlocuteurs.
Automatiser le reporting consolidé et suivre les indicateurs qui comptent
L’automatisation est également un point clef dans la notion d’agilité : pourquoi reproduire les mêmes tâches manuelles tous les mois ? Pour Exotec, l'objectif était donc tout trouvé : automatiser la mise à jour de son reporting.
L’un des autres enjeux d’Exotec se situe au niveau des ouvertures d’entités. Lorsque l’on sait que chaque année, la scale-up ouvre en moyenne une nouvelle entité, on comprend pourquoi. Rapidement, trouver une solution de reporting capable de s’adapter à ses changements très rapides en matière de consolidation est apparu capital à Exotec. Nicolas nous explique comment :
L'avantage d’EMAsphere, c'est que l’on peut intégrer très rapidement une nouvelle entité, capter son flux financier et l'intégrer dans le reporting. (...) Une semaine de travail et c'est fait.
Nicolas approfondit également les indicateurs les plus suivis par Exotec :
Nous allons suivre surtout le growth profit par région (...) qui est très challengé entre nos différents directeurs régionaux, que cela soit en YtD ou en reforecast pour les atterrissages sur l’année. Un indicateur qui va être aussi très regardé du point de vue RH, [c’est] bien sûr l'augmentation de l'activité et les prévisions du besoin en ressources humaines. [Cet indicateur] va challenger nos embauches, ce qui est aujourd'hui une des clefs de notre réussite.
Partager l'information
Entre reporting à distribuer au sein de plusieurs entités, auprès de différents interlocuteurs, en tenant compte de différentes devises, et sous un format et un délai conformes aux demandes des investisseurs : la tâche de Nicolas au sein d’Exotec est vaste.
Le partage de l’information financière au sein de l’entreprise ne devrait pas être complexe. Au contraire, cette information doit raconter l’histoire de l’entreprise… Et comme pour une histoire, le reporting financier se doit d’être facile à comprendre et à s’approprier.
Nicolas détaille :
Maintenant, les directeurs ont beaucoup plus de temps pour poser des questions avant d'arriver au Comex et de présenter chacun leur partie. (...) On sent que cela a changé des choses dans (...) la curiosité financière [des profils très opérationnels].
Anticiper le futur des activités de son groupe
Nicolas Moinet ne s'y trompe pas : s’appuyer sur les données financières et non-financières pour comprendre le passé est toujours éclairant. Pourtant, l’exemple d’Exotec souligne également l’importance d’être tourné vers le futur.
En effet, la capacité d’une PME ou d’une scale-up en hypercroissance à créer plusieurs scénarios prévisionnels est décisive. Le retour d’expérience de Nicolas Moinet en témoigne : l’anticipation du futur est la pierre angulaire d’une hypercroissance maîtrisée. Voici comment Nicolas s’est approprié l’outil de scénarios proposé par EMAsphere :
Aujourd'hui nous avons plusieurs scénarios. Un premier scénario, qui est votre budget ou votre target et qui va être disponible dans tous vos rapports. Vous allez pouvoir faire des comparaisons (...) en fonction de l'axe que vous allez choisir (par exemple, votre cost center ou votre business unit régionale).[Un deuxième scénario, où], vous allez pouvoir faire des scénarios de reforecast différents par société, avec un scénario plus ou moins optimiste ou plus ou moins pessimiste. [Et enfin un scénario], qui vous semble plus réaliste.
Vous pouvez faire ces scénarios société par société, ou cost center par cost center... L'avantage d'EMAsphere, c'est qu'elle va compiler [ces scénarios] et vous mettre l'ensemble à disposition dans vos reportings.”
Conclusion
En résumé, Nicolas Moinet a gagné en agilité au sein de son département grâce au choix d’une plateforme de reporting intuitive et évolutive. En effet, EMAsphere apporte à Exotec les leviers nécessaires pour avancer sereinement et rapidement sur les sujets typiques de PMEs en hypercroissance comme :
- une précision accrue malgré la multiplication des sources de données à gérer ;
- une consolidation multi-entités évolutive ;
- une prise en compte des devises multiples ;
- l'élimination automatique des intercos ;
- le pilotage des décisions stratégiques sur base de données financières et non-financières (exemple : les recrutements).
