Kazidomi digitaliseert zijn rapportering om de kosten beter te beheersen

Kazidomi, Latijn voor “zoals thuis”, ontstond vanuit een vaststelling van oprichtster Emna Everard. Al van jongs af aan was ze zich bewust van de voordelen van gezonde voeding, maar toen ze het ouderlijk huis verliet, merkte ze dat gezond eten ingewikkeld en duur was. Samen met medeoprichter Alain Etienne lanceerde ze Kazidomi, met als missie producten die goed zijn voor je gezondheid en voor de planeet voor iedereen toegankelijk te maken.

Met een jaarabonnement krijgen leden van Kazidomi toegang tot een catalogus van 3.500 producten (voeding, cosmetica, huishouden, …), geselecteerd door gezondheidsexperts omwille van hun voordelen. Ze genieten kortingen tot 50% en besparen zo honderden euro’s.

Elke maand verzamelde Alain Etienne alle data over marketing, logistiek, lonen, verkoop, … en werkte hij zijn rapportering in Excel bij. Door de vele informatiebronnen was de werkdruk hoog. Hij legt uit:

“Ik had minstens een halve dag nodig om alle data te verzamelen. Dat was erg omslachtig. En helaas was ik niet de enige die met die tijdrovende taak te maken had: elke maand moest elke afdeling haar data opzoeken en doorsturen.”

Een tijdrovende werkwijze die fouten in de hand werkte. Sommige uitgavencategorieën werden soms vergeten omdat het Excel-model ze niet voorzag. Daardoor kon de directie niet volledig vertrouwen op de voorgestelde informatie.

“Als we een eenmalig event organiseerden, zoals een teambuilding, moesten we eraan denken om het manueel in ons model toe te voegen. Soms misten we uitgaven, en dat was een echt probleem om ons resultaat precies te kennen.”

Aanvankelijk voerde Kazidomi geen analytische boekhouding, wat de analysemogelijkheden beperkte. “De boekhouding diende om de wettelijke documenten op te maken, maar het was voor ons geen beslissingstool”, legt Alain Etienne uit. Met de komst van EMASPHERE besliste het bedrijf om een analytische boekhouding te voeren in het boekhoudpakket Winbooks. Het EMASPHERE-platform is gekoppeld aan Winbooks, haalt de informatie op en zet die automatisch om in beheersindicatoren. Zo krijgt Kazidomi grip op zijn financiële data en verloopt de samenwerking met de boekhouding vlotter.

“Ik heb nu een business-overzicht en zie snel of een factuur op de verkeerde rekening staat of een andere factuur niet klopt. Die feedback geef ik door aan de boekhouding, zodat ik makkelijk voor samenhang kan zorgen.”

Met de drill-down-functionaliteit ga je van een indicator tot op de boeking zelf. Zo heeft Kazidomi een gedetailleerd zicht op zijn kosten en kan het die beter analyseren.

“Nog voor ik beslissingen neem, begrijp ik mijn business op basis van echte cijfers. Ik volg vooral de resultatenrekening op: de evolutie van onze rentabiliteit is de belangrijkste focus”, voegt Alain Etienne toe.