Snellere financiële rapportering na een overname bij Onefield Belgium

De Belgische groep werd onlangs overgenomen door Proxiserve, een Frans bedrijf dat actief is in verwarming, onderhoud, meting en elektriciteitslevering.

Toen Maxime Vandermeersch, CFO bij Onefield Belgium, in 2019 aan de slag ging, beheerde Onefield zijn financiële rapportering in Excel. “Voor mij, als overtuigd fan van SaaS-oplossingen... was dat een terugkeer naar een andere wereld: Excel”, vertelt Maxime.

Die terugkeer naar Excel woog op zijn werkwijze en die van zijn team: “Er was veel aanpassings- en controlewerk nodig om de kleine fouten op te sporen.” Alle informatie moest uit de boekhoudsoftware naar Excel-bestanden worden geëxporteerd en daarna opnieuw worden opgehaald en verwerkt.

Ook de Excel-rapporten zelf waren een probleem. “Ze waren zo ingewikkeld opgebouwd dat elke wijziging zware gevolgen had”, herinnert Maxime zich. In de praktijk vroeg elke wijziging manueel werk: het team moest telkens “de rapporten na elke wijziging opnieuw aanpassen om zeker te zijn dat de data klopte.”

Dat repetitieve handwerk was omslachtig en tijdrovend, en het verhoogde het risico op fouten. Dat risico was des te groter omdat Onefield een groep is. Het bedrijf moet dus extra waakzaam zijn bij de beheersconsolidatie (inclusief de reconciliatie van interco’s).

Sinds de komst van EMASPHERE heeft Maxime opnieuw gemoedsrust: “Met EMASPHERE hoef ik me niet af te vragen of de data correct verwerkt is. De oplossing geeft me rust: ik stel me geen duizend vragen meer over de betrouwbaarheid van de financiële data.”

EMASPHERE werkt namelijk met rekeningreeksen. Wanneer je een nieuwe rekening aanmaakt, wordt die automatisch in de oplossing opgenomen.

Onlangs bewees EMASPHERE ook zijn waarde bij het opsporen van fouten in de voorraad. Dankzij de drill-down-functionaliteit krijg je met één klik toegang tot het detail van de data. Zo konden de teams van Onefield een voorraadfout tot bij de bron traceren, de oorzaak vinden en snel rechtzetten.

“EMASPHERE neemt steeds meer de rol van een boekhoudkundige controle over. Vaak doen we onze controles op basis van de data uit de oplossing”, zegt Maxime.