Retour d’expérience · Whitestone
Automatisation des analytiques de gestion et optimisation des investissements
Fondée en 2012 par Frédéric Pouchain et Sandro Ardizzone, Whitestone Partners est un gestionnaire d’actifs agréé au Luxembourg. Grâce à EMASPHERE, ses dirigeants ne ressaisissent plus à la main dans Excel les comptes trimestriels de leur fiduciaire.
De la ressaisie Excel à une mise en place en deux jours
Avant l’adoption d’EMASPHERE, l’équipe dirigeante devait encoder manuellement dans Excel les chiffres des différents comptes préparés chaque trimestre par leur fiduciaire afin de les mettre sous le format de sa comptabilité analytique et de pouvoir les comparer avec les données passées. « Par ailleurs », ajoute Frédéric Pouchain, « le format statique et agrégé des comptes ne permettait pas de voir l’encodage des factures qui se cachaient derrière lorsqu’un montant suscitait des questions ». Ces opérations monopolisaient non seulement du temps mais n’étaient pas dépourvues de risques d’erreurs dans le retraitement des informations et surtout « n’apportaient pas les réponses que l’on a normalement lorsque la comptabilité est sous-traitée ».
La mise en place de la solution a été très simple, rapide et peu onéreuse : la fiduciaire de Whitestone utilisant un système comptable (BOB50) pour lequel EMASPHERE avait déjà développé un connecteur, il lui a suffi de l’installer.
Du côté de Whitestone, les données ont été directement disponibles au travers du site d’EMASPHERE, puisque c’est une solution « cloud ». Afin d’adapter le format légal au format analytique, « il n’a fallu que deux jours de consultance avec une experte de chez EMASPHERE maîtrisant parfaitement les sujets comptables, financiers et informatiques ».
La solution de pilotage développée par EMASPHERE répond à un besoin de réappropriation et d’automatisation des chiffres financiers car « les tableurs Excel n’étaient plus de ce temps », ont tranché les dirigeants.
Une vue automatisée, immédiate et analytique
La révision manuelle et le retraitement des données sont généralement un exercice aussi fastidieux qu’inefficace quand il doit être régulièrement répété. Il est néanmoins essentiel à l’obtention d’une vue analytique de l’activité qui nécessite de regrouper les revenus par typologie de sources (dont commissions d’entrée, de gestion et de performance) et les dépenses par grandes catégories de coûts (tels que personnel, marketing, IT, frais généraux).
La gestion comptable de Whitestone étant confiée à un cabinet externe, les associés devaient retravailler la liste des comptes afin de transformer la donnée comptable en donnée de gestion pour obtenir une vue globale de l’activité en cours. Une opération manuelle exigeant du temps et des ressources mais non dénuée de risques d’erreur dans le traitement des informations et dans le maintien des formules. L’adoption de la solution EMASPHERE a nécessité de se pencher sur la définition des analytiques de gestion pour les deux dirigeants de Whitestone.
Cet exercice leur a permis de corriger des écritures comptables erronées et de regrouper certaines écritures pour élaborer des vues et des rapports plus pertinents pour l’activité.
Les rapports qui en découlent proposent désormais une vue tant agrégée que détaillée, permettant, par un simple clic, de remonter à l’écriture comptable pour isoler le montant.
Une triple vue immédiate et fiable
« L’un des atouts majeurs de cette solution réside dans l’automatisation de la mise à jour des données entre la comptabilité légale et la comptabilité analytique. Cela nous offre une triple vue immédiate et fiable sur le compte de résultats, la trésorerie et le bilan », note Sandro Ardizzone.
Le travail d’analyse des collaborateurs de Whitestone a gagné en efficacité, précision et temps. « La comparaison des ratios d’analyse avec l’année précédente est aisée et la variation entre les chiffres réalisés et budgétés est immédiate et automatiquement mise à jour », explique encore Sandro Ardizzone. « Cela aurait été difficile à faire avec notre cabinet comptable ».
Un suivi aisé des écarts budgétaires et des variations de l’activité
Le suivi des indicateurs clés opérationnels constitue un autre atout majeur de la solution EMASPHERE.
« Tout comme les informations relatives au budget, les données nécessaires au calcul des actifs sous gestion ne proviennent pas du système comptable », commente Frédéric Pouchain. « Avec EMASPHERE, il nous est désormais aisé de suivre la variation des actifs sous gestion (Assets Under Management, AUM) ainsi que leur performance, et ce tant au niveau global que par compartiment. »
« L’un des indicateurs clés de performance essentiel à l’activité de gestion de patrimoine est le calcul des AUM », précise Frédéric Pouchain. « Il s’agit du total des souscriptions auquel on soustrait les rachats (rédemptions) d’actifs et on ajoute les intérêts générés par les investissements. Bref, c’est un indicateur qui fluctue en permanence et EMASPHERE s’est avéré d’une redoutable utilité dans son calcul, ce qui nous permet un suivi constant. »
Whitestone est désormais complètement autonome dans l’injection des données opérationnelles et dans l’analyse de l’activité, que les associés effectuent quand ils le souhaitent.
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