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Communiquer avec votre conseil d'administration grâce au reporting

Marianne
Posté par Marianne
4 nov. 2021 14:02:00

Vous êtes aussi pris(e) par le temps que le sont les membres de votre conseil d’administration (CA) mais souhaitez néanmoins leur délivrer un reporting précis et qualitatif ? Cet article est fait pour vous !

Après sa lecture, vous serez à même de proposer à votre conseil d’administration un reporting efficace, actionnable et structuré

Pour vous accompagner vers la production efficace d’un reporting destiné à votre Board of Directors, nous aborderons :

 Un conseil d'administration discute du dernier rapport trimestriel de l'entreprise

Comment partager votre reporting avec votre conseil d’administration efficacement ? 

Qu’est-ce qu’un bon reporting destiné à un conseil d’administration ? 

Un bon reporting à destination de votre CA, c’est un peu l’équivalent d’un cadeau bien choisi : il répond aux besoins, aux usages et aux préférences de la personne concernée. Un cadeau qui fera plaisir à votre tante, ne fera pas forcément plaisir à votre frère... Le même principe s’applique au reporting ! Le reporting destiné au comité de direction ne satisfera pas forcément le conseil d’administration. Il est donc important de partager avec eux un reporting qui leur est dédié.

Un reporting destiné à un Board se doit d’être : 

  • condensé ; 
  • visuel ; 
  • contextualisé ; 
  • régulier. 

Il va également sans dire que le choix de votre outil de reporting doit être particulièrement réfléchi. 

Un reporting condensé 

La plupart du temps, les membres du Board d’une entreprise : 

  • sont pris par le temps ; 
  • n’ont pas forcément un profil spécialisé dans la finance ; 
  • possèdent des préoccupations plutôt situées dans une vue macro plutôt que dans une vue micro de vos activités et indicateurs de performance. 

C’est pourquoi les indicateurs de performance (KPIs) qui leur sont destinés doivent être choisis avec soin. Préférez une sélection limitée mais pertinente, actionnable et spécifique à votre industrie et/ou votre modèle économique plutôt qu’une liste exhaustive générique.

L’objectif des réunions de votre conseil d’administration est d’orienter la stratégie de votre entreprise. Pour ce faire, les membres de votre Board se basent sur la réalité de votre entreprise (performance, concurrence, circonstances…). Il convient donc de proposer à vos administrateurs une vue d’ensemble de votre entreprise.

Un reporting visuel

La visualisation des données est l’un des indispensables de vos rapports dédiés au conseil d’administration. 

Les représentations visuelles remplacent avantageusement les tableaux indigestes. Elles sont l’allié des personnes pressées par le temps et/ou externes à la vie quotidienne de l’entreprise. Certains administrateurs ont tout à gagner dans ce type de représentations. 

In fine, c’est tout le Board qui gagne en rapidité de compréhension des rapports lorsqu’ils sont formalisés de manière visuelle plutôt que sous la forme de longs rapports linéaires. 

Un reporting contextualisé

Comme nous le mentionnions plus haut, les membres d’un conseil d'administration peuvent être externes à l’organisation, ou focalisés sur leur quotidien opérationnel lorsqu’ils en font partie. 

C’est pourquoi il est capital de contextualiser les données comprises dans vos rapports. 

Pour ce faire, vous pouvez adopter deux réflexes : 

  • apporter des commentaires ; 
  • proposer une vue comparative qui suive l’évolution de vos indicateurs de performance (par exemple, qui inclut une comparaison aux données issues du reporting précédent).

Nous recommandons cette pratique pour le temps précieux qu'elle dégage aux membres de votre conseil d’administration. Lorsque vous procédez de cette manière, ils n’ont plus à exhumer l’historique des données par eux-mêmes. 

Une ampoule parée du vert EMAsphere  Cette attention portée au confort d’utilisation pourra par ailleurs fluidifier vos relations avec votre Board

Un aperçu des KPIs disponibles dans EMAsphere dans le cadre d'un reporting au conseil d'administrationUn aperçu des possibilités offertes par EMAsphere en matière de contextualisation des informations présentées aux membres d’un conseil d’administration. Cet aperçu est notamment disponible dans le cadre des accès personnalisés à la plateforme dont les membres du conseil d'administration peuvent disposer. Les valeurs indiquées reposent sur des données fictives.

Un reporting régulier

Selon votre industrie, votre modèle économique, les préférences des membres de votre Board et la fréquence des conseils d'administration de votre entreprise, définissez le rythme d'émission de vos tableaux de bord chiffrés. Généralement, cette fréquence est calquée sur la tenue des conseils d’administration. 

En complément de cela, vous pouvez renforcer l’autonomie offerte aux membres de votre conseil d’administration. Vous pouvez, par exemple, permettre aux administrateurs d’accéder à leur reporting dédié au moment de leur choix, depuis le support de leur choix (ordinateur, tablette, smartphone…). Veillez cependant à ce que les données soient exactes en tout temps et mises à jour régulièrement.

Les différentes interfaces d'EMAsphere selon le support employé par les utilisateurs, dont les membres de votre conseil d'administrationUn aperçu de la plateforme EMAsphere depuis ses différents supports d'utilisation.

Le vert d'EMAsphere appliqué à une icône d'ampoule Vous pouvez également adapter votre reporting spécifique au Board selon les circonstances. Ainsi, peut-être que les membres de votre conseil d'administration souhaiteront des reportings différents pour : 

  • l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : généralement annuelle, elle est consacrée à des thèmes classiques et récurrents.
    Par exemple : pour la validation des comptes annuels.
  • Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : intervient lorsque des décisions importantes doivent être prises sans délai. Elle est donc exceptionnelle. 
    Par exemple : pour les décisions typiquement prises lors d’une AGE, comme c’est le cas des  pivots stratégiques nécessaires après une brusque fluctuation du marché, une crise, etc…

Un CFO expose aux membres du board de son entreprise son choix d'outil de management de la performance de l'entreprise et de reporting

Quel outil choisir pour délivrer un reporting à son conseil d’administration ? 

Nous avons évoqué plus haut les critères d’un reporting destiné à un Board : soit un reporting condensé, visuel, contextualisé et régulier. Mais comment le produire de manière efficace ? En optant pour un outil adapté. 

En menant vos recherches, vous avez peut-être envisagé Excel et ses représentations graphiques… Avant de vous souvenir du risque d’erreurs auquel il vous expose… Mais alors, quel outil choisir ? 

Pour répondre aux critères d’un reporting approprié au conseil d’administration, votre outil doit faciliter la création et le partage de votre reporting dédié au Board. En ce sens, il est important que cet outil soit : 

  • facile à prendre en main et modulable ; 
  • compatible avec les systèmes déjà mis en place (logiciel comptable, CRM, SIRH…) afin de proposer des données fiables et mises à jour régulièrement ; 
  • capable d’offrir un accès différencié à chacun, et un dashboard personnalisé dédié au CA. 

Pour répondre à ces critères, notre recommandation est de recourir à une plateforme de pilotage de la performance telle qu’EMAsphere. Et pour cause : ce type de solution vous accompagne dans tous les aspects d’un reporting à destination du Board

Le tableau récapitulatif des éléments indispensables à un bon reporting au conseil d'administration sont alignés avec les avantages proposés par la plateforme EMAsphere

Le tableau des éléments importants d'un reporting au Board correspond aux fonctionnalités proposées par EMAsphere

 

Deux membres d'un conseil d'administration discutent des derniers résultats de leur entreprise

Exemples de reportings pour conseils d’administration 

Cette  sélection d’exemples de reportings pour Boards est basée sur notre expérience, acquise auprès de nos +10 000 entreprises clientes issues d’industries variées

Elle ne constitue pas une recommandation ou un standard absolu, mais plutôt une source d’inspiration destinée à vous aider dans la constitution du reporting pour conseil d’administration. 

Gardez à l’esprit qu’il convient toujours d’adapter votre reporting : 

  • à ses utilisateurs ; 
  • aux particularités de votre entreprise ;
  • au degré de  maturité de votre entreprise ;
  • et aux spécificités de votre modèle économique et/ou de votre secteur. 

Pour consulter directement le type de reporting de votre choix, cliquez sur la rubrique de votre choix ci-dessous :

Accès direct au modèle de reporting générique pour conseil d'administrationAccès direct à la rubrique dédiée au reporting d'un conseil d'administration d'une société de servicesAccès direct à la rubrique dédiée au reporting d'un conseil d'administration d'une société SaaSAccès direct à la rubrique dédiée au reporting d'un conseil d'administration d'une entreprise retailAccès direct à la rubrique dédiée au reporting d'un conseil d'administration d'une entreprise de construction

 

Exemple de reporting générique 

Pour ce reporting, nous allons nous concentrer sur les fondamentaux de la performance de l’entreprise.  

En matière de KPIs, on retrouve parmi les indispensables : 

Un exemple de reporting à destination d'un conseil d'administration, adapté pour la plupart des industries

Un exemple de reporting générique réalisé depuis la plateforme EMAsphere et basé sur des données fictives. 

Suivez également le P&L analytique, et le flux de trésorerie, ainsi que quelques informations  prévisionnelles.

Exemple de reporting pour société de services 

Sur la base des apprentissages tirés de l’accompagnement de nos clients de l’industrie des services, nous préconisons que le reporting destiné au conseil d'administration de votre société de service comporte des éléments en lien avec : 

  • votre modèle économique ;
  • votre activité
    • nombre d’heures prestées, 
    • heures effectuées vs heures payées, 
    • heures effectuées par client / projet ;

  • vos revenus et vos ventes
  • vôtre pôle ressources humaines ;
    • suivi des notes de frais (frais de restauration, déplacements clients….). 

 Qui mieux qu’une société de services pour parler d’EMAsphere à une autre société de services ? Dans son témoignage, la société Peers Group, spécialiste du conseil aux entreprises, explique comment elle a libéré ses 9 filiales d'Excel

Exemple de reporting pour entreprise SaaS

Notre propre expérience d’entreprise SaaS amenée à reporter à son Board, nous pousse à vous recommander d’inclure dans le reporting de votre société SaaS des éléments propres à : 

  • votre modèle économique ;
    • MRR (Monthly Recurring Revenue, ou revenu mensuel récurrent),
    • ARR  (Annual Recurring Revenue, ou revenu annuel récurrent),
    • MRR et ARR par segment d’utilisateur (exemple : Quel est le type d’entreprises qui génère le plus de revenus ?), 
    • répartition du MRR par formule d’abonnement ;

  • votre rentabilité
    • CAC (coûts d’acquisition client),
    • ROAS (Return on Ads Spent, ou retour sur dépenses publicitaires),
    • LTV (Life Time Value , ou valeur vie client) ;

  • votre relation client ; 
    • churn rate (taux d’attrition, aussi connu sous le nom de taux de désabonnement par abus de langage),
    • NPS (Net Promoter Score).

 Votre entreprise commercialise un produit SaaS ? Inspirez-vous du cas concret de notre client Urbantz. Découvrez les métriques suivies par la start-up SaaS du domaine logistique dans leur témoignage.

Exemple de reporting pour entreprise du retail

À partir de l’expérience acquise auprès de nos clients retail, nous vous préconisons de faire figurer dans votre reporting destiné au conseil d’administration des éléments pertinents au regard de :

  • votre modèle économique ;
    • CA analytique (boutique, gamme de produits, collection, type de produit),
    • DPO,
    • valeur du panier moyen

  • votre rentabilité ;
    • marge brute analytique (boutique, gamme de produits, collection, type de produit),
    • marge nette en valeur absolue,
    • marge nette en valeur absolue et en pourcent par point de vente ;

  • votre fréquentation ;
    • nombre de clients par mois (vs LY) par point de vente,
    • fréquence d’achat (aussi connu sous le nom de repeat business) ;
  • vos ressources humaines ;
    • coûts du personnel, 
    • taux de rotation du personnel (turnover).

 Comment suivre les bons KPIs et disposer de données mises à jour automatiquement lorsque l’on dispose de plusieurs points de vente ? La biscuiterie Maison Dandoy vous expose comment elle est parvenue à une grande finesse du suivi de ses activités retail

Exemple de reporting pour entreprise de construction 

Les apprentissages que nous ont offerts notre collaboration avec des acteurs de la construction nous amène à vous recommander de structurer votre reporting spécial conseil d’administration autour d’éléments portant sur : 

  • votre modèle économique ;
    • CA par programme, projets, type de biens,
    • DPO/DSO,
    • top fournisseurs,
    • détails des coûts par sous-traitant, machine, matériaux, … ;
  • vos besoins en liquidité ;
    • ratio de liquidité générale, 
    • jours de liquidité ;
  • votre rapport aux effets de levier ;
    • ratio des revenus aux capitaux propres,
    • rotation de l’actif ;

  • votre rentabilité ;
    • par chantier, 
    • par type de biens, 
    • pôle de construction ;
  • vos ressources humaines

 Que disent nos clients de notre offre dédiée aux professionnels de la construction ? Pour le savoir, lisez le témoignage du constructeur Etienne Piron à propos du gain en compétitivité obtenu grâce à EMAsphere. 

Comme mentionné précédemment, cet article met principalement en avant le partage de tableaux de bord pertinents pour le conseil d’administration. Cependant, le partage de tableaux de bord n’est qu’une partie de ce qui est discuté pendant les conseils d’administration.

Par exemple, les points suivants sont souvent abordés lors de conseils d'administration : 

  • un passage en revue des actions mises en oeuvre depuis le dernier conseil d’administration ; 
  • une revue de l’activité et des finances de l’entreprise (décomposée par trimestre) grâce au tableau de bord ; 
  • divers sujets liés aux spécificités de l’entreprise. 

Une CFO se documente pour améliorer sa compétence de reporting au conseil d'administration

Employer une méthode efficace pour créer votre tableau de bord destiné au conseil d’administration

Pour tout savoir de notre méthode simple et actionnable, consultez notre ebook dédié à la construction de tableaux de bord.

En trois étapes simples, vous aussi, apprenez à créer votre tableau de bord avec succès ! Au programme : 

  • identification des besoins ; 
  • élaboration du tableau de bord ; 
  • analyse et traitement des données… 

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