Hoe centraliseer je al je data in één rapporteringstool?

Hoe centraliseer je al je financiële en operationele data in één rapporteringstool?

De financiële wereld is de voorbije jaren snel geëvolueerd, en dat brengt heel wat grote uitdagingen mee voor financieel directeurs. Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven is het centraliseren van al hun data (financieel, CRM, HR). Om dat te illustreren, nemen we het voorbeeld van Gyptis, een bedrijf gespecialiseerd in het beheer van logistieke stromen dat ervoor koos om zijn rapportering te automatiseren.

Tot een paar maanden geleden gebruikte management controller Nadia Hourri nog dagelijks Excel om haar financiële rapporten op te stellen. Informatie delen met de medewerkers van het bedrijf, dat gespecialiseerd is in het beheer van logistieke stromen, beperkte zich toen tot PowerPoint-presentaties. "We werkten met heel rigide tools", zegt ze.

Ze gaat verder: "We hadden eindeloze rekenbladen en rigide PowerPoint-presentaties. Samenwerken was ingewikkeld en het risico op fouten was groot."

Waarom krijgt Excel vandaag zoveel kritiek? Dat ongemak heeft verschillende oorzaken, zoals de toenemende digitalisering, de groeiende datavolumes en de onzekere macro-economische context. 

1. De digitalisering versnelt

Financieel directeurs worden steeds vaker betrokken bij operationele beslissingen, en daarvoor moeten ze meerdere databronnen benutten. Het gaat dan niet alleen om boekhoudkundige data, maar ook om data uit bedrijfssoftware, CRM en loonsoftware. Het samenbrengen en koppelen van die datastromen is essentieel om goed onderbouwde beslissingen te nemen, en dat kan met traditionele tools zoals Excel behoorlijk complex worden.

2. Het datavolume explodeert

Bovendien zorgt het groeiende aantal databronnen voor een spectaculaire toename van het datavolume dat je moet beheren. Die data verzamelen, samenbrengen en structureren wordt een steeds grotere uitdaging.

3. Een onzekere macro-economische context

In een economische context die voortdurend verandert, moeten bedrijven vooruit kunnen kijken naar hun cashpositie, hun prognoses bijsturen, solide hypotheses opbouwen en zich snel aanpassen aan de conjunctuur. Traditionele tools volstaan niet meer om aan die nood aan snelle aanpassing te voldoen.

Welke tool kan vandaag dan betrouwbare financiële rapportering garanderen en een geautomatiseerde koppeling met de software van het bedrijf (boekhouding, ERP, CRM, …)?

EMASPHERE is een van die tools, de zogenaamde EPM-tools,  die essentieel zijn voor het performancebeheer van organisaties. Ze leggen de link tussen financiële en operationele data. 

"EMASPHERE blijkt een opmerkelijke online rapporteringstool die de automatische consolidatie van data uit diverse bronnen vereenvoudigt en een intuïtieve interface biedt om rapporten op maat te maken."

Waarom je financiële rapportering automatiseren? 

Het team van Gyptis wilde een dynamisch dashboard invoeren dat voor alle medewerkers toegankelijk is, om de data-analyse te vergemakkelijken. Het bedrijf besliste daarom om EMASPHERE te gebruiken, de oplossing voor geautomatiseerde rapportering. Dat leverde verschillende voordelen op, zoals Nadia Hourri uitlegt: 

• Aanzienlijke tijdwinst: dankzij EMASPHERE kon Gyptis complexe Excel-bladen achter zich laten, waardoor rekenfouten worden vermeden en de data sneller beschikbaar zijn.
• Betrouwbaardere data: de oplossing garandeert de nauwkeurigheid van de data.
• Gebruiksgemak: zelfs gebruikers zonder technische kennis kunnen ermee werken.
• Informatie delen: alle medewerkers hebben toegang tot de relevante data via specifieke weergaven per rol.
• Snelle update van de dashboards: de informatie wordt voortdurend bijgewerkt.
• Integratie van financiële en operationele data: met EMASPHERE kun je in één en hetzelfde overzicht financiële en operationele informatie combineren, voor een volledig beeld van het bedrijf. Gyptis koppelde zo zijn boekhoudtool (QuadraOD) om zijn financiële data op te halen, en ook zijn operationele tools (onder meer Dynamics, zijn CRM).

De management controller vertelt verder: "Sinds we EMASPHERE gebruiken, winnen we veel tijd, want we hadden heel lange rekenbladen. We vermijden rekenfouten, en het is een tool waarmee we al onze data kunnen bundelen, ze zo snel mogelijk beschikbaar maken en met al onze medewerkers delen. Vandaag besteden we meer tijd aan het analyseren van onze KPI's en overzichten dan aan het opbouwen ervan."

 Consolideer je data met EMASPHERE

EMASPHERE werd opgericht door een voormalig financieel directeur, Hugues Vandepeutte. Het bedrijf zag het licht om de beperkingen van traditionele tools voor financiële rapportering op te lossen. De oplossing biedt meer dan 250 kant-en-klare connectoren, waardoor ze quasi onmiddellijk kan worden geïnstalleerd voor diverse boekhoudsystemen. EMASPHERE zet boekhoudkundige data automatisch om in beheersdata, zodat tijdrovende manuele taken en foutrisico's verdwijnen.

De oplossing steunt op een bibliotheek van voorgeconfigureerde indicatoren, zodat gebruikers zonder IT-kennis ze makkelijk kunnen invoeren en gebruiken. Daarnaast zijn er uitgebreide personalisatiemogelijkheden. 

EMASPHERE kan met meerdere connectoren tegelijk werken. Heeft een bedrijf bijvoorbeeld een entiteit waarvan de boekhoudsoftware op Exact draait, een tweede op Xero en een derde op Cegid, dan worden al die data in de oplossing geconsolideerd. De dashboards geven je dus een geconsolideerd beeld of een beeld per entiteit. Bij een boekhoudmigratie worden klanten ook begeleid. De connector verandert, maar de historiek gaat niet verloren.

Het verschil met een BI-tool

In tegenstelling tot veel andere oplossingen op de markt, zoals BI-tools, integreert EMASPHERE financiële expertise zoals managementconsolidatie, analytische rapportering, budgetinvoer, prognoses en cashbeheer. De oplossing werd speciaal ontworpen voor de noden van financiële afdelingen. De tool is intuïtief en toegankelijk opgezet, zelfs voor wie geen geavanceerde technische kennis heeft.

Een innovatieve rapporteringsoplossing

Kortom: de toenemende digitalisering, de explosie van data en de onzekere macro-economische context zijn stuk voor stuk uitdagingen waar financieel directeurs van kmo's mee te maken krijgen. EMASPHERE biedt een krachtige oplossing om je financiële rapportering te automatiseren, de betrouwbaarheid van je data te verbeteren en beslissingen te vergemakkelijken. Ben je op zoek naar een innovatieve oplossing om je data te centraliseren? Dan kan EMASPHERE weleens het antwoord op je behoeften zijn. Wil je meer weten? Neem gerust contact met ons op en ontdek hoe EMASPHERE je financiële rapportering kan transformeren.