Waarom gebruiken CFO’s geen Excel meer?

Elke dag beslissen finance managers om hun finance reporting in Excel op te geven. Wij vertellen jou de redenen waarom deze managers Excel de rug toekeren:

• veel tijdverlies;
• groot risico op fouten;
• weinig samenwerkingsmogelijkheden.

Verlies geen tijd meer met Excel

De meeste CFO’s hebben het gevoel dat ze tijd verliezen wanneer ze reportings opstellen in Excel. Toen Thierry Guelfi, Group CFO, HR & Legal bij Peers Group het management van zijn groep moest consolideren met Excel, merkte hij hoe lang en repetitief dat proces was: 

Zodra mijn negen reportings klaar waren, integreerde ik ze in een nieuw bestand om een geconsolideerd overzicht te krijgen. Maar als er een boeking ontbrak, moest ik elke stap overdoen, wat heel vervelend was.

Omdat het talrijke en complexe Excelbestanden betrof, ging er nog meer tijd verloren. Simon Beufkens, Business Controller van Urbantz, vertelt:

Aan de ene kant hadden we heel veel Excel files. Die moesten we updaten en synchroniseren om te kunnen rapporteren over onze activiteiten. Aan de andere kant kregen we van de teams vragen over specifieke KPI’s of data. De exacte cijfers verkrijgen was tijdrovend ...

CFO’s die zijn overgestapt van Excel naar geautomatiseerde reporting met EMAsphere stellen vast dat ze 67% minder tijd besteden aan hun reporting. 

Beperk het aantal errors

In 88% van de Excel bestanden zitten fouten. Het is dus maar normaal dat CFO’s bang zijn voor fouten in Excel. Zo vat Simon Beufkens het samen: het risico op fouten in Excel neemt toe naarmate de files meer informatie bevatten.

Nathalie Vienne, Business Controller bij amfori, geeft hem alvast geen ongelijk. Toen ze nog maar pas bij amfori aan de slag was, diende ze haar allereerste reporting in Excel in. Hoe zorgvuldig ze alles ook had nagekeken, toch bleken daar fouten in te zitten. Ze zal die blunder nooit vergeten: haar manager belde haar erover op tijdens haar vakantie. De foute reporting was namelijk voorgesteld op een vergadering. Een ongemakkelijke situatie, waaruit ze geleerd heeft dat ze dringend moest afstappen van Excel. 

Die eindeloze bewerkingen en onnauwkeurige maandelijkse afsluitingen zijn immers niet onvermijdelijk. Wanneer ze hun reporting automatiseren met EMAsphere, stellen CFO’s doorgaans vast dat hun reporting een stuk betrouwbaarder wordt. Maxime Vandermeersch, DAF van Onefield Belgium, licht toe:

Met EMAsphere hoef ik me niet meer af te vragen of de data wel correct verwerkt is. De tool geeft me gemoedsrust: gedaan met eindeloos twijfelen aan de betrouwbaarheid van financiële data.

Makkelijk financiële rapporten delen

Excel bestanden zijn niet geschikt voor samenwerking. Volgens Damien Ruiz, Finance Project Manager bij Coffreo, is het moeilijk om in Excel data te lezen. Daardoor vertraagt het hele proces. Vooral “voor wie een algemeen beeld van de financiële data nodig heeft, in plaats van een gedetailleerd inzicht”, is dat heel vervelend.

Om een einde te stellen aan de communicatieproblemen die Excel veroorzaakt, zoeken CFO’s samenwerking oplossingen. Chloé Fieux en Sam Boribon, respectievelijk Head of Studio en Finance Manager bij Qualifio hebben het zelf ondervonden. Ze zijn er naar eigen zeggen in geslaagd om “een brug te slaan” tussen finance en de andere afdelingen.

Met de juiste oplossing kan financiële informatie gemakkelijk worden doorgegeven en aangepast aan de behoeften van de verschillende gebruikers, zowel intern (service managers, directeurs ...) als extern (beleggers, banken ...). En betere communicatie over financiële informatie vergemakkelijkt de dagtaak van CFO’s. CFO’s die EMAsphere gebruiken, stellen vast dat ze tot 80% minder vragen krijgen over finance (in vergelijking met Excel).

Kortom

Excel zorgt voor onzekerheid en stress, beperkt de productiviteit, genereert weinig betrouwbare data en bemoeilijkt de verspreiding van financiële informatie. De meeste CFO's die afstappen van rapporten in Excel, stellen vast dat hun dagelijkse taken een stuk vlotter verlopen.

Ook jij verdient betrouwbare rapporten die automatisch altijd up-to-date zijn. Neem contact met ons op en doe zoals de meer dan 10.000 andere bedrijven: word lid van onze community.