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Une partie de l'équipe Coffreo en réunion informelle

Diffuser les données financières et opérationnelles au sein des équipes : l'exemple Coffreo

A propos de Coffreo

Coffreo est une solution SaaS (Software as a Service, ou logiciel en tant que service en français). 

L’entreprise, présente en France et en Allemagne, automatise et sécurise les relations entre talents et recruteurs (cabinets de recrutement d’intérim, entreprises…).

Coffreo offre un service articulé autour de trois axes. 

  1. La traçabilité complète des documents échangés. 
  2. La signature en ligne des contrats de travail sécurisée et rapide. 
  3. La conservation sécurisée des bulletins de paie, contrats...

Fondée en 2007 par Emmanuel Cudry, l’entreprise accompagne déjà 1 500 000 000 talents et 2500 agences et entreprises. 

Parmi ses  + 300 clients figurent des PMEs, mais aussi des acteurs bien connus tels que : 

  • Randstad ; 
  • Actual ; 
  • Start ;
  • People Partner.
Une photo de l'équipe Coffreo lors d'un échange informel

 

Une photo de l'équipe de Coffreo  

Des membres de l'équipe de Coffreo sont en réunion
Avant EMAsphere, il fallait faire de l’archéologie : les données étaient longues à analyser. Avec EMAsphere, l'information est clarifiée. C’est lisible, c’est simple, c’est efficace.

Damien Ruiz
Responsable projets financiers Coffreo

Situation de départ

  • Une information financière et opérationnelle vulnérable aux erreurs et difficile à partager.

  • Une formalisation des données financières et opérationnelles complexe à prendre en main.

  • Un surplus de données financières et opérationnelles.

Ce qu'apporte EMAsphere

  • Une information financière et opérationnelle fiable et actionnable.  

  • Un suivi accessible du pipeline des ventes et du déploiement produit.

  • Un accès personnalisé à des données justement dosées.

Apporter une information juste, actionnable et personnalisée

Avant EMAsphere, la lecture et l’accès à l’information financière et opérationnelle étaient complexes. 

Il fallait récupérer la donnée comptable depuis Cegid et celle du pipeline des ventes depuis Salesforce pour ensuite la transposer sous forme de tableaux Excel auxquels appliquer des formules. 

Damien nous explique comment cela impactait l'équipe de Coffreo :

Nous avions l’habitude de travailler  sur des fichiers Excel, avec de nombreuses formules  complexes. La lecture des données était globalement difficile et prenait beaucoup de temps. Cela impactait particulièrement celles et ceux dont le cœur de métier n’est pas de comprendre les données financières en détail, mais d’en avoir une vue d’ensemble. 

Damien mentionne l’exemple du temps épargné par les membres du CoDir. 

Avec EMAsphere, notre CoDir accède directement aux données les plus stratégiques. Même si ses membres comprennent bien l’information financière, l’outil leur fait gagner du temps. Ils peuvent même poser leurs questions directement depuis l’interface

Aujourd’hui, EMAsphere accompagne Coffreo dans la diffusion de l’information financière et opérationnelle. Les  données financières sont directement injectées vers EMAsphere depuis Cegid. Les données opérationnelles sont directement injectées vers EMAsphere   depuis Salesforce.    

Sur la base de ces données, Coffreo propose à ses équipes une information facile d’accès et justement dosée

Pour y parvenir, Coffreo a notamment mis en place deux actions : 

  1. Former les équipes pour leur donner une meilleure compréhension des enjeux.
  2. Proposer des environnements par typologie d’utilisateurs. 


Damien nous explique :

 S’approprier l’information financière peut représenter un défi. Former les équipes aux données financières contribue à rendre cette information plus accessible. Cela donne également aux équipes une meilleure compréhension des enjeux financiers. 

En parallèle, la possibilité de proposer des accès différenciés permet d’adapter les informations aux profils des collaborateurs(trices). Cela simplifie largement la lecture de l’information. Actuellement, nous fonctionnons avec un menu pour : 

  • le CoDir ; 
  • le DAF ; 
  • les managers ; 
  • le déploiement produit,
  • l’administration de la plateforme (que je gère).

Tous les collaborateurs munis d'accès peuvent consulter leurs espaces sur le support de leur choix (ordinateur, tablette, smartphones iOS ou Android à tout moment.)

Les écrans de la plateforme EMAsphere depuis ses différents supports : tablette, mobile et desktop. Un aperçu des écrans de la plateforme EMAsphere depuis ses différents supports : tablette, mobile et desktop 

 Le partage des données financières est un sujet récurrent pour les entreprises financées par des actionnaires. Voici notamment le retour d’expérience de nos clients Urbantz et  Utopix, deux start-ups en pleine croissance. 

Essai gratuit
 

Gagner en  visibilité opérationnelle

Le suivi du pipeline des ventes et du déploiement produit de la solution chez le client représentait également l’un des challenges de Coffreo, parti de zéro.

Initialement, les équipes de vente et de déploiement produit avançaient à tâtons. Avec l’arrivée d’EMAsphere, cela a changé. 

Cela s’est particulièrement ressenti au sein des équipes de vente et de déploiement produit, avec la mise en place de tableaux de bord dédiés, accessibles aux managers et aux équipes. Ainsi équipés, les deux services ont pu gagner en pertinence dans leurs actions.  

Damien détaille les indicateurs employés par ces équipes :

Aujourd’hui, les services vente et déploiement produit ont accès à des données très fines en un clic :

  • les clients signés sur les 18 derniers mois ;
  • le chiffre d'affaires lissé sur les derniers mois ;
  • le total des ventes sur les derniers mois ;
  • le stade d’avancement des déploiements produit ;
  • ….

Lorsqu’il évoque l’installation d’EMAsphere auprès des managers des équipes des ventes et de déploiement produit, Damien constate un véritable enthousiasme. Il se souvient : 

J’ai présenté le projet des reportings axés sur la vente et le déploiement produit auprès des responsables des services concernés. Leur réaction a été positive dès le début. Cet engouement représentait un pas de plus vers mon objectif d’accompagner les équipes vers une autonomie vis-à-vis de l'information financière et opérationnelle.

Avec l’arrivée d’EMAsphere chez Coffreo, le suivi des ventes et des déploiements produit a gagné en précision. Damien fait le point sur cette progression :

Nous pouvons désormais concentrer nos efforts là où nous avons la meilleure opportunité de ROI (Return On Investment). Nous prenons appui sur un mix de données commerciales et financières pour orienter nos actions. Avant EMAsphere, la préparation de ces données aurait demandé plusieurs jours d’analyse par mois. Depuis EMAsphere, elle ne prend plus qu’une petite demi-heure.

 

Mieux manager grâce aux accès différenciés à la donnée

Avant EMAsphere, les managers n’avaient pas accès à l’information financière. Les fichiers Excel dont se servaient les équipes financières de Coffreo étaient trop complexes pour qu’ils soient compréhensibles par les équipes non financières. 

Damien se souvient de cette période :

Pour donner une information spécifique, il fallait obligatoirement appliquer des changements dans les fichiers Excel. Cela demandait beaucoup de travail, sans parler du risque d’erreur

Aujourd’hui, grâce à l'injection directe et automatisée des données financières et opérationnelles via EMAsphere, Coffreo envisage l’injection et le suivi des données financières  différemment. 

En effet, la donnée comptable est  désormais directement récupérée depuis Cegid grâce au connecteur Quadra on Demand.  Il en va de même pour les données du pipeline des ventes, récupérées depuis Salesforce et directement injectées vers EMAsphere.  

Les managers disposent ainsi de données exactes et à jour, mais aussi formalisées de manière accessible grâce au +50 représentations graphiques préconfigurées proposées par EMAsphere. Les données sont à la fois plus fiables, et plus lisibles. 


exemples de représentations-graphiques disponibles dans EMAsphere

Un échantillon des représentations graphiques proposées par EMAsphere, basé sur des données fictives


Damien nous explique également pourquoi la possibilité de créer des accès personnalisés s’est imposée comme une évidence pour faire gagner les managers en autonomie. 

Nous souhaitions vraiment disposer d’un outil qui propose des accès différenciés. Avec EMAsphere, chaque manager de service dispose de son accès et d’une vue sur son service. Cette segmentation a deux avantages principaux. D’une part, cela permet de limiter la circulation des données sensibles, comme par exemple les salaires. D’autre part, cela contribue à un allègement des données poussées vers les managers : ils peuvent ainsi se focaliser sur les données de leur service.

Avec l’arrivée d’EMAsphere, la manière de consulter la donnée financière et opérationnelle a évolué. Désormais, comprendre l’information et remonter à sa source est devenu accessible. Par exemple, la fonctionnalité de drill-down permet aux managers de remonter jusqu’à la source des dépenses imputées à leurs budgets en toute autonomie. Damien précise : "avec le drill-down, les managers sont capables de remonter jusqu’à la facture d’une dépense en un clic. Cette fonctionnalité est un vrai gain d’autonomie !"

de croissance annuelle
par semaine libéré par consultant
contrats signés parmois

Faire de la données financière et opérationnelle l’affaire de tous

Outre la présence de connecteurs capables de faire fonctionner les solutions déjà utilisées par Coffreo (Salesforce et Cegid) avec EMAsphere, Damien garde également en tête la qualité du support procuré. 

En plus de permettre une autonomie rapide, EMAsphere propose aussi une prise en charge de son installation par ses équipes. À cela s’ajoutent plusieurs éléments positifs :

  • l’ergonomie bien pensée de l'outil ;
  • la mise à jour régulière de la solution ;
  • et l'accompagnement procuré par les équipes du support. 

Damien revient aussi sur l’importance de choisir une solution robuste et éprouvée. 

Lorsque l’on s’adresse à un public de financiers, nos interlocuteurs sont pointus. Il faut être précis. Nous n’avons pas le droit de l’approximation. Il nous fallait une solution aboutie et pleinement fonctionnelle. Avec EMAsphere, pas de temps perdu : on appuie sur un bouton et ça marche.


À l’avenir, Coffreo compte s’appuyer sur EMAsphere pour élargir la communication financière à tous ses talents. Damien commente :

Pour l’heure, j’envoie tous les mois un rapport consacré aux performances financières et opérationnelles aux collaborateurs. À terme, l'idée est de capitaliser sur la formation aux données financières reçue par tous pour passer à la prochaine étape, soit un accès individuel adapté pour chacun(e).

Damien conclut :

EMAsphere permet de ne plus travailler uniquement pour les experts financiers. C’est vraiment un outil ouvert à tous. Si l’on est suffisamment structuré et organisé, on peut faire beaucoup avec l’outil.
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